Serienbrief und Listen aus Outlook

Computer: Software & Programmierung Office Software
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Wer kann mir sagen, wei ich aus Outlook 97 die Kontakte für den Seriendruck in Word 97 nutzen kann. Und wie kann ich aus Outlook Listen generieren?
Danke
Kate

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Hallöle,

hier sind ein paar Auszüge aus meinem selbstpersönlichen Outlook-Skript. Da ich nicht weiß wie fit du bist, habe ich sozusagen alles, was im entferntesten im Zusammenhang mit Serienbriefen und Listen steht aufgeführt. Die interessanten Stellen sind mit Sternchen **** markiert:

I. NEUE KONTATKE ANLEGEN

Beispiel: Sie wollen folgende Adresse in Ihrem Adressbuch abspeichern: Paul Maier, Hauptstraße 7, 80129 München, Telefon Privat 089/701212, Telefon Geschäft 089/419981. Übrigens arbeitet Paul bei der Skunky Web GmbH und ist da Web-Master, seine E-Mail-Adresse lautet [email protected].

  1. Wählen Sie das Menü Datei/Neu und dann Kontakt ==> es erscheint das Konktakt-Formular
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Voller Name ==> es erscheint das Dialogfeld Name überprüfen. Geben Sie hier die geforderten Informationen ein und beenden Sie mit OK
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Adresse ==> es erscheint das Dialogfeld Adresse überprüfen. Geben Sie hier die geforderten Informationen ein und beenden Sie mit OK
  4. Damit später die richtige Adresse ausgesucht werden kann aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift.
  5. Geben Sie die übrigen Informationen ein, die Sie für den Kontakt aufnehmen möchten.
  6. In das große Textfeld können Sie diverse Informationen eintragen, die Ihnen im Umgang mit dem Kontakt dienlich sein sollten, z. B. Geburtstage, Besprechungsnotizen, Anmerkungen usw.

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*7. Um Adressen in einem bestimmten Zusammenhang rausfildern zu *können, weisen Sie dem Kontakt eine Kategorie zu, z. B. *Urlaubsgrüße.
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Wenn die vorhandenen Kategorien nicht passen, legen Sie ein neues Stichwort an, daß Sie mit der Schaltfläche Hauptkategorienliste… ??? Hinzufügen + OK
Übrigens können Sie jedem Kontakt mehrere Kategorien zuweisen.
8. Falls Sie im Netzwerk arbeiten und nicht möchten, daß andere Mitarbeiter Ihre privaten Kontakte erfahren, aktivieren Sie die Schaltfläche Privat.
9. Klicken Sie auf Speichern und Schließen (Alt + S).

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*II. VERTEILERLISTEN DEFINIEREN
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*Beispiel: Sie schreiben öfters Rundschreiben an die *gleiche Personengruppe, in unserem Fall eine Horde von Joggern. *In diesem Fall lohnt es sich, eine Verteilerliste zu definieren.
*
*1. Wählen Menü Extras/Adressbuch ==> es erscheint das Dialogfeld *Adressbuch
*2. Wählen Sie auf Datei/Neuer Eintrag ==> es erscheint das *Dialogfeld Neuer Eintrag
*3. Selektieren Sie aus der angezeigten Auswahlliste den Eintrag *persönliche Verteilerliste und klicken Sie auf OK.
*4. Vergeben Sie hier einen Namen für die Liste, in unsrem *Beispiel soll es Jogging sein.
*5. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen/entfernen.
*6. Markieren Sie jeweils die Adressen (die die Ihnen besonders *sympatisch sind) und klicken Sie dann auf Mitglieder.
*7. Abschließend klicken Sie auf OK.
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III. Erstellen einer Adressbuch-Verknüpfung in WORD

Menü Ansicht/Symbolleisten
Schalfläche Anpassen
Register Befehle
Kategorie Einfügen
Befehl Adressbuch
Icon markieren und in die Symbolleiste ziehen.
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IV. ERSTELLEN EINES SERIENBRIEFS MIT HILFE DER KONTAKTLISTE

Beispiel: Sie wollen eine Einladung an Ihre Jogging-Kumpanen senden. Verwenden Sie dazu die Serienbrieffunktion von Word und die Adressen aus Outlook.

  1. Starten Sie Word und wählen Sie Extras/Seriendruck.
  2. Klicken Sie auf Erstellen.
  3. Wählen Sie Serienbriefe (Sie können natürlich auch die Etiketten oder die Briefumschläge auprobieren).
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Akitves Fenster
  5. Bei der Datenquelle klicken Sie auf die Schalfläche Daten importieren und dann
  6. Adreßbuch verwenden
  7. Doppelklick auf Outlook Adressbuch und dann auf OK (fragt dann nach verschiedenen Adreßbüher ==> Privates Adressbuch o.ä. auswählen)
  8. Jetzt gehen Sie wie auch sonst beim Serienbrief vor.
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V) ERSTELLEN EINES BRIEFS AN EINEN KONTAKT MIT WORD 97

  1. Klicken Sie auf Kontakte .
  2. Klicken Sie auf den Kontakt, für den Sie einen Brief erstellen möchten.
  3. Klicken Sie im Menü Kontakt auf Neuer Brief an Kontakt.
  4. Folgen Sie den Anweisungen des Brief-Assistenten in Word.

Ich hoffe, es ist einigermaßen klar - falls nich, mail mich ruhig an!

Bis dann,
Irena