Eine sehr praktische Funktion von Microsoft Word ist die Erstellung von Serienbriefen. Mit diesem Feature lassen sich nicht nur im Handumdrehen Briefe an eine Vielzahl von Personen verfassen. Auch beim Druck von Etiketten oder der persönlichen Ansprache in einem Werbe- oder Informationstext ist der Serienbrief in Word überaus nützlich.
So erstellst du einen Serienbrief mit Word. Foto: istockphoto
Drei Schritte bis zum Ergebnis
Im Gegensatz zu einem einfachen Textdokument in Word besteht ein Serienbrief aus drei Dokumenten: Der Datenquelle, dem Hauptdokument und dem fertigen Serienbrief. Die Erstellung eines Serienbriefs in Microsoft Word ist jedoch einfacher, als es sich zunächst anhören mag. Neben Word- und Excel-Dateien können auch andere Dokumente oder Daten aus Datenbanken wie Microsoft Access als Datenquelle für die Anrede oder Adressen verwendet werden. Das Hauptdokument enthält alle Textelemente, die in jedem einzelnen Exemplar des Serienbriefs stehen sollen. Zusätzlich werden hier die Felder eingefügt, die Inhalte aus der Datenquelle enthalten und damit jeden Brief individualisieren sollen. Nach erfolgreicher Zusammenführung der Daten und des Hauptdokuments erzeugt Word ein Dokument mit den Ergebnissen. Hier sind alle Einzeldokumente des Serienbriefs zusammengefasst und können am Stück ausgedruckt werden.
Der Assistent erleichtert die ersten Schritte
Word verfügt über einen Seriendruck-Assistenten. Dieser praktische Helfer führt den Anwender Schritt für Schritt durch die gesamte Erstellung der ersten Serienbriefe. Zudem bietet er diverse Vorlagen für Briefe, E-Mails und Etiketten. In Word ab der Version 2007 befindet sich der Seriendruck-Assistent unter „Sendungen“ - „Seriendruck starten“ - „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen“. Nach der Auswahl des Dokumenttyps (zum Beispiel Brief) erfolgt die Angabe, ob ein vorhandenes oder neues Dokument verwendet werden soll. Danach kann die Art der Datenquelle bestimmt werden. Ist keine vorhanden, können die Daten jetzt auch von Hand in Word eingegeben werden. Jetzt werden die benötigten Bausteine wie Adressfeld und Grußzeile an die passende Stelle im Dokument eingefügt. Nach Eingabe aller eigenen Texte, die im Dokument benötigt werden, wird der Seriendruck gestartet.
Kontrolle des Serienbriefs ist empfehlenswert
Gerade für Anfänger ist es sehr praktisch, den erstellten Serienbrief vor dem Ausdruck nochmals kontrollieren zu können. So werden Fehler bei der Trennung von Datenfeldern oder vergessene Leerzeichen schnell entdeckt und können bereinigt werden. Praktisch ist ebenfalls, dass man das Hauptdokument und das Ergebnisdokument getrennt voneinander speichern kann. So kann das Hauptdokument geändert werden, ohne bisherige Ergebnisse zu verfälschen.