SharePoint: Workflow aus einer Tabelle starten

Guten Tag,

ich möchte gerade einen Workflowin SharePoint erstellen. Dieser soll zwei InfoPath-Formulare „verbinden“. SO weit ich verstanden habe, werden die Eingaben aus dem Formular in einer Excel-Tabelle in SharePoint gespeichert. Wenn nun zwei Tabellen enstehen, dann sollen diese miteinader verglichen werden (zwei Felder). Nun kommt das spannende :smile: Wenn diese übereinstimmen soll ein weiterer Workflow gestartet werden.

Ist dieses möglich? und wenn wie?

Danke,
EstherHH

Also, deine Angaben sind mir zu ungenau, um mir darunter was vorstellen zu können.
„Einen Workflow“ - welchen? einen Std.WF? einen mit Sharepoint designer erstellten? Einen von deiner IT bereitgestellten?

Im Endeffekt ist immer alles möglich. Die frage ist nur, inwieweit ein Entwickler da eingreifen muss, oder ob es out-of-the-box gehen soll. Dein Problem klingt nicht gerade nach einer „out-of-the-box“-Anforderung.

Ciao
Roland

Hallo EstherHH,

es tut uns sehr leid, aber MS SharePoint gehört nicht zu unseren Fachgebieten. Wir beschäftigen uns hauptsächlich mit Workflow-Lösungen innerhalb des Dokumenten-Management-Systems ELO.
Ich hoffe, Sie finden eine/n MS SharePoint-Experten/In, die oder der Ihnen diese Frage beantworten kann.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team von
DURMUS IT

Hallo EsterHH,

leider habe ich bisher so „aufwändige“ workflows noch nicht realisiert. Prinzipiell würde ich aber nicht ausschließen, dass es machbar ist.

Sorry, dass ich hier nicht weiterhelfen konnte.

Gruße aus Kerpen

Cassian75

Hallo Roland,

ich mache die Formulare mit InfoPath und würde mich freuen, wenn es eine Lösung out-of-the-box gibt :smile:

Kann den SharePoint auf Änderungen in einer Tabelle reagieren ohne gleich zu progranmieren?

Danke,
EstherHH

Ich habe vergessen zu schreiben, dass mir noch „Nintex Workflow“ zur Verfügung steht …

Kann das helfen?

mache die Formulare mit InfoPath

Na, so langsam kann ich mir vorstellen, was Du machst:

  • du hast ein (1) InfoPath-Formular erstellt
  • und dieses InfoPath-Formular in Sharepoint gespeichert
    So, ab hier muss ich wieder Annahmen treffen:
  • Du/deine Firma arbeitet mit Sharepoint Server (MOSS)
  • zusätzlich mit dem Sharepoint Forms Server
    (beides lizenzpflichtig, nicht „frei“ wie die Windows Sharepoint Services (WSS) allein)
  • es gibt auch noch den Sharpoint Excel Service, u.U. soll/kann der auch eingebunden werden.
  • über den Forms Server können Anwender das Formular aufrufen, ausfüllen und speichern
  • das kann man auch mehrmals machen, also mit unterschiedlichen Werte, ich speichere also die Formularvorlage mit Werten
  • dadurch bekommt man verschiedene Formulardaten-„Pakete“, bei dir: 2
  • nach dem Speichern des 2. Formulars soll nur in einem Workflow geprüft werden, ob der Wert eines Feldes in beiden Formulardaten-Paketen gleich ist.
  • danach soll ein weiterer Workflow gestartet werden

Ob Du das nun durch das „Konfigurieren“ mit einem Workflow-Tool machst, oder durch „Programmieren“, es bleibt eine Angelegenheit, die auf bestimmte Konstellationen unterschiedlich reagieren soll. Damit ist eine komplexe Situation zu meistern.

Ich glaube, Du versucht einen Workflow zu bauen, der noch zu viel Hintergrundwissen benötigt. Klar, das Versprechen von Microsoft ist: einfach, ohne Programmieren Workflows erstellen.

Frage: versuchst Du gerade, irgendwie den Workflow zu bauen, oder kennst Du schon die möglichen Werkzeuge?
(Sharepoint Designer, Forms Server etc.)

Wenn Du dich nur irgendwie zu einem funktionierenden Workflow „durchwursteln“ will, werde ich dir kaum helfen können. Das erfordert zu viel Spezialwissen. Falls Du an einem konkreten Punkt z.B. in einem Tool bist, und nicht weißt, wie du was machen kannst, geht u.U. etwas.

Ich habe vergessen zu schreiben, dass mir noch „Nintex
Workflow“ zur Verfügung steht …

Na, da hast Du ja Glück, dass ich das Produkt „Nintex Workflow 2007“ schon mal evaluiert habe.

Damit sollte es grundsätzlich möglich sein, ich halte das Produkt für sehr gut. Was auch gut am Nintex Workflow ist, sehr vieles ist graphisch möglich, ist also für Nicht-Programmierer besser geeignet … :wink:

Allerdings sind und bleiben Workflows komplexe (nicht: komplizierte) Angelegenheiten. Und daher muss man sich genau im Klaren sein,

  • wie man einen Workflow starten können soll
  • wann man wie Entscheidungspunkte einbaut (z.B. IfThen)
  • was wann passieren soll
  • wie auf Ausnahmen reagiert werden soll
  • wann ein Workflow zu Ende gehen soll

Das sind alles Fertigkeiten, die auch ein Programmierer haben muss. Wenn man also statt „programmieren“ (= Funktionen schreiben)
etwas nur „konfigurieren“ (=Funktionen nutzen) will,
(mit Tools wie in Sharepoint plus Nintex)
muss man trotzdem die Möglichkeiten und Konstrukte
hinter den Tools (gut bis sehr gut) kennen.
Um 1x einen Workflow zu bauen lohnt es sich allerdings
kaum, diese Einarbeitungs-Kosten zu investieren.
(ausser man interessiert sich dafür)

btw: lese grad im Titel „WF aus einer Tabelle starten“

  • was meinst Du mit „aus einer Tabelle starten“?
  • ich vermute, Du vermischt viele Konzepte miteinander

Hallo Esther,

leider kenne ich mich mit Sharepoint nur sehr wenig aus, wir haben in der Firma damit probiert, das Projekt aber abgeblasen. Ich vermisse Notes…

Viel Glück bei der Suche.

Rainer

Hallo Roalnd,

vielen Dank erstmal für die ganzen Antworten.

Ich werde in Zukunft noch einige WF machen, daher kann es nicht schaden, wenn ich mich nun mal etwas genauer damit auseinander setzte :smile:

Die Idee ist, dass eine Tabelle zwei Daten (Zeiträume) vergleicht. Die Daten werden über ein InfoPath-Formular erstellt. Wenn sich diese überschneiden, dann soll eine weitere Zelle sich ändern. Diese Zelle soll den WF starten, wenn das möglich ist.

Leider habe ich keine Idee, wie und ob SP eine Tabelle prüfen kann bzw. auf eine Änderung reagieren kann.

Es war halt nur eine Idee, da SP „Ampeln“ hat und ich gehofft hatte, dass man daran eine WF knüpfen kann.

Danke,
EstherHH

Hallo Ethser,
ok, ich hab auch irgendwann angefangen mit allem, und dieselben Fehler gemacht: zu schnell zu groß.

Das erste, was Du machen musst, ist mit kleinen Sachen rumprobieren (und die zum Laufen bekommen), dann langsam dahinterkommen, wie was zusammenspielt.

Und für die Kommunikation mit anderen musst Du schauen, dass Du einigermassen verständlich rüberbringst, was der Ist-Zustand, der Soll-Zustand und das Problem ist.
Z.B. ist mir immer noch unklar, was Du mit „Tabelle“ meinst? Eine selbst erstelle Sharepoint-Liste? (Listen sind das, womit Sharepoint arbeitet, und die Listen haben Listeneinträge. Die Listen haben Felder, und in den Feldern können Feldwerte eingetragen werden. Wenn ein Wert in einem Feld gespeichert wird, kann man dahinter etwas hängen, das prüft, ob der Wert so oder so ist, und dann u.U. was ausführen. Dieses „etwas dahinter hängen“ ist das Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste. Und das ist ein komplexes Thema, mit vielen Varianten und Möglichkeiten, aber auch Fallstricken.)

Mit ‚Ampeln‘ in SP meinst Du wahrscheinlich die Möglichkeit, in einer Listen-Anzeige anhand von Feldwerten ein Ampelsymbol mit grün, gelb oder rot anzeigen zu lassen. Die Listen-Anzeige ist aber nicht die Liste, sondern nur die DARSTELLUNG der Liste. Daher hat die Ampeldarstellung nichts mit Workflows zu tun.

Also mein Tipp: Arbeite Dich von kleinen Beispielen Schritt für Schritt an größere heran. Nintex „versteckt“ viel von den Sharepoint-Umständlichkeiten und bietet Dinge, die man sich sonst programmieren müsste. Ob Du auf Nintex baust oder die reinen Sharepoint-Mittel für Workflows musst Du selbst rausfinden; für beides gilt: in kleinen Schritten komplexere Workflows bauen.

Den WF den du planst, ist ca. auf Stufe 7 von 21.
Je nachdem, wie weit Du bist, musst Du dich von unten einarbeiten.

Ciao, Roland

Leider muss ich mit den komplexen WF schon arbeiten, da die „einfachen“ WF schon erledigt sind :frowning:

Ich bin als Studentin extra für Möglichkeiten und Idee finden eingestellt worden, da ich diese dann an alle Mitarbeiter weitergeben soll. Da das Unternehmen international arbeitet wird es sehr sehr schnell komplex.

Naja, das ist dann auch spanend und das wichtigste hast du ja gesagt. Es ist möglich! Jetzt muss ich es nur noch lernen :smile:

Ich wollte nur verhindern, dass ich in die falsche Richtung laufe und am Ende merke, dass es nicht geht…

Danke,
EstherHH

Sorry, nicht mein Fachgebiet.

MFG,
C. Wischki