Signatur bei Tätigkeit für mehrere eigenständige Unternehmen

Behörden & Recht Allgemeine Rechtsfragen
#1

Hallo Forum,

wir hatten heute eine ergebnislose Diskussion um rechtssichere Signaturen in Emails mit folgenden Sachverhalt:

Unternehmen A (HGB-GmbH) hat Verwaltungsangestellte und Techniker. Diese Personen sind bei Unternehmen A angestellt und verwenden die entsprechende Signatur A in ihren Emails. Die gleichen Personen sind aber für Unternehmen B (gleiche Postanschrift, gleiches Gebäude, aber eigene HGB-GmbH) tätig. I.S.v. Einkauf, IT, Produktionstechnik etc. Diese Tätigkeiten werden zwischen den Unternehmen abgerechnet.

Jetzt stellt sich akut die Frage, ob ein Verwaltungsangestellter/Techniker von A, der Unternehmen B mit betreut und z.B. Ware für B bestellt, auch die Signatur von B verwenden darf. Oder eben die eigene Signatur benutzen muss und entsprechend im Emailtext die Rechnungs-/Lieferadresse des B-Unternehmens angibt. Die Problematik sind richtige Rechnungsstellung und Lieferadresse…

Wie sollte man das rechtssicher regeln?

Gruß
Michael

#8

nö. überleg mal, was dann in der signatur eines leiharbeiters stünde und wem das helfen könnte.

es geht nicht darum, wer den lohn auszahlt. es geht darum, wer gerade vertreten wird. wer für den mist verantwortlich zu machen ist, der gerade gemacht wird.

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#9

Eieiei - ich bin seit Tagen auf der falschen Fährte. Ich bin immer davon ausgegangen, dass man keine andere Signatur als die der „eigenen“ Firma nehmen darf. Egal für wen vertreten wird. Desweiteren ist es (in meinem Unternehmen) derzeit gängige Praxis, Geschäftsbriefe/Faxe auf dem Papier von Unternehmen A zu versenden, obwohl für B bestellt/verhandelt wird. Dies wird mit einem Textbaustein mit Rechnungs-/Lieferadresse geregelt.

Da habe ich die Vorschriften der Pflichtangaben wohl etwas zu genau genommen. Der Tecchannel-Artikel war ein sehr guter Tipp, hier wird einigermaßen ausführlich und für mich verständlich über die Vorgaben berichtet.

Vielen Dank!

Michael

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#10

Hi nochmal!

Mist - jetzt kommt ein Killerargument. Bin komplett auf der falschen Rille mit meinem Verständnis… Habe gerade schon @Pierre geantwortet. Er hatte mir eine leicht verständliche Quelle bei TecChannel genannt.

Egal wer was tut, es steht die Signatur des zu vertretenden Unternehmens drunter. Jetzt werde ich aber vorschlagen, dass trotzdem die Rechungs-/Lieferadresse explizit angegeben werden muss. Die Unternehmensbezeichnungen sind zu ähnlich, als dass die reine Signatur ausreicht.

Vielen Dank für die Hilfe!

Gruß
Michael

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#5

Hallo und vielen Dank für die Antwort…

Um das noch etwas komplizierter zu machen, haben beide Firmen den gleichen Domainpart und eine identische Hausadresse. Die Firmennamen sind fast identisch. Nur die zusätzlich benötigten Kennzahlen in der Signatur sind komplett unterschiedlich…

Es wird wahrscheinlich keine Lösung mit unterschiedlichen Email-Adressen geben.

Gruß
Michael

#2

Hallo,

wenn der Mitarbeiter M für Firma B tätig ist, in deren Auftrag Ware bestellt, mit Kunden korrespondiert oder sonstige Arbeiten für B durchführt, ist es für mich selbstverständlich, dass er sich am Telefon mit Firma B meldet, und natürlich auch mit einer Signatur von B arbeitet. Ich würde es sogar als selbstverständlich erachten, dass M zwei verschiedene E-Mail-Adressen benutzt. Zum Beispiel [email protected] und [email protected].

Grüße
Pierre

#7

Gegenfrage: wenn die Firmen „echte Briefe“ verschicken, also gedruckte Geschäftsbriefe, wie verhalten sie sich dann? Gibt es zwei verschiedene Kopfbögen? Kommen zwei verschiedene Absender auf dem Umschlag oder im kleinen Sichtfenster zum Einsatz?

Gleiches gilt für die E-Mail. Der Gesetzgeber unterscheidet seit 2007 nicht mehr, wie ein Geschäftsbrief zugestellt wird. Es ist für den Brief an sich also völlig egal, ob er durch die Post oder auf elektronischem Weg zugestellt wird.

Für alle Versandwege gelten die gleichen Bedingungen. Also muss in einem Geschäftsbrief zu erkennen sein, von welcher Firma dieser Brief verschickt wurde, inklusive aller Pflichtangaben für diese Firma. Es kommt also nicht darauf an, bei welcher Firma der Mitarbeiter angestellt ist, sondern in wessen Namen/Auftrag er den Geschäftsbrief erstellt.

Auf Wikipedia ist das ganze in Kurzform beschrieben. Der tecchannel hat das ganze etwas ausführlicher behandelt. Links zu den entsprechenden Gesetzen sind auf beiden Seiten vorhanden.

#6

Hi und danke für die Antwort!

Meine Meinung ist dahingehend: Wer bei A angestellt ist, verwendet die Signatur von A. Er muss im
Text die differente Rechnungs-/Lieferadresse angeben.

Das widerspricht aber dem Empfinden der Geschäftsleitung, dort will man unterschiedliche Signaturen haben.

Was tun ist jetzt die Frage…

Gruß
Michael

#3

Eine andere Lösung kann es sein, wenn es allgemein bekannt ist, wie die beiden Firmen zusammenhängen und dass die Mitarbeiter zu beiden Firmen gehören, dass die Mitarbeiter eine Signatur mit beiden Firmen haben. Wenn dann zum Beispiel eine Bestellung für eine der beiden Firmen ausgelöst werden soll, kann der Mitarbeiter ja schreiben: Rechnung bitte an B GmbH.

#4

vielleicht überlegst du einfach mal, wozu eine ‚rechtssichere‘ signatur eigentlich gedacht ist. dann kommst du von ganz allein drauf, was da drin stehen muss.