Hallo zusammen,
ich suche nach einer Software, die man als Taskplaner, Kapazitätsplaner bzw. Projektplaner benutzen kann, und die gleichzeitig zur Dokumentation der geleisteten Arbeit genutzt werden kann.
Hintergrundinformationen:
Wir sind 4 Kollegen einer IT-Abteilung eines mittelgroßen Unternehmens, die zur Zeit mit Aufgaben und Anfragen nur so „bombadiert“ wird. Wir sind ehrlich gesagt total überfordert und kommen nicht mehr hinterher. Jetzt geht es darum Außenstehenden (Kollegen und Vorgesetzten) zu zeigen, wann Ihre Anfrage bearbeitet wird, welche Aufgaben vorher erledigt werden. Bei den Aufgaben geht es um Dinge, die in einer Stunde erledigt sein können, aber auch um Aufgaben, die Wochen oder Monate in Anspruch nehmen.
Anforderungen:
- Mehrbenutzerfähig
Offene Anfragen, regelmäßige Aufgaben und Teile einzelner Projekte können von verschiedenen Mitarbeitern einer Abteilung bearbeitet werden. Anfragen können online (Ticketsystem?) von anderen Kollegen gestellt und von den späteren Bearbeitern eingeplant werden. - Einfach und intuitiv zu benutzen.
Dabei denke ich an einen Kalender, auf dem man per Drag & Drop die Projekte verschieben oder ungeplante Aufgaben einfach dazwischen schieben kann. Neue Tasks/Projekte sollten sich intuitiv anlegen lassen. - Übersichtliche Visualisierung im firmeneigenen Intranet.
Darstellung der belegten Kapazitäten als Gantt-Diagramm. Daraus sollen Manager erkennen können, wann ihre Anfragen bearbeitet werden, wie der aktuelle Status ist bzw. wann sie mit der Fertigstellung rechnen können. Falls neue wichtigere Projekte hinzukommen, ist zu erkennen, dass sich andere Projekte nach hinten verschoben haben. - Abhängig einzelner Projekte voneinander
Bei der Planung muss man berücksichtigen können, dass manche Aufgaben erst begonnen werden können, wenn andere Aufgaben erledigt wurden bzw. bestimmte Ereignisse bereits eingetreten sind. Projekte müssen in Teilprojekte aufteilbar sein. Für jedes der Teilprojekte lassen sich Kommentare hinterlegen. - Kapazitätsplanung
Bei der Planung sollte berücksichtigt werden, dass jeder Arbeitstag 8 Stunden hat. Überstunden sollten nicht mit eingeplant werden. Gleichzeitig sollten Ausfallzeiten (Urlaub, Krankheit etc.) und geblockte Zeiten (regelmäßige Aufgaben) der einzelnen Kollegen mit einzuplanen sein. Zu beachten ist, dass aufgrund von Spezialisierung nicht jeder Kollege jede Aufgabe erledigen kann, sondern die Aufgaben bestimmten Personen zugewiesen werden. Es geht also mehr um eine kontinuierliche operative Reihenfolgeplanung als um eine Koordination mehrerer Mitarbeiter. - Ausbaufähigkeit
Da andere Abteilungen ähnliche Probleme haben, wäre es nicht schlecht, wenn man diese später miteinbeziehen kann. - Auswertbarkeit
Wäre nicht schlecht, wenn das System datenbankbasiert ist, damit man Auswertungen erstellen kann, um im Nachhinein seinen Vorgesetzten darlegen kann, woher die Verzögerungen bei einzelnen Projekten kommen bzw. womit man seine Arbeitszeit in den letzen Wochen und Monaten verbracht hat.
Kennt jemand ein Tool oder eine Software, die den Anforderungen genügt, oder sogar noch mehr bietet? Eine „Quick & Dirty“-Lösung mit Excel möchte ich aus verschiedenen Gründen nicht in Betracht ziehen.
Was ist mit MS-Project? Ich kenne die Software nur vom Namen her und weiß nicht so recht, was die taugt. Wäre MS-Project dafür geeignet, oder ist das eher was für „Großprojekte“? MSSQL-Server sind schon vorhanden und Exchange kommt in den nächsten Monaten auch noch. Kosten spielen erstmal eine untergeordnete Rolle.
Falls MS-Project nicht für diesen Zweck taugt, kennt Ihr aus eigener Erfahrung eine Software, die passen könnte?
Vielen Dank schonmal im Voraus.
MfG
Stephan