Hallöchen!
Völligstens fiktives Fallbeispiel:
Ein Arbeitnehmer kündigt Arbeitsverhältnis nach 7 Jahren fristgerecht zum 31.12.06. Aus Fairnessgründen arbeitet er bis zum Jahresende durch u. lässt sich den Resturlaub auszahlen, da enorm viel zu tun u. noch kein Nachfolger in Sicht ist. Mit dem Arbeitgeber wird besprochen, dass man seine letzte Spesenabrechnung erst im neuen Jahr einreicht. Die Geschäftsführung sieht das ganz entspannt und meint, das sei gar kein Problem, man solle sich ruhig Zeit lassen, das Geld würde dann wahlweise mit der Auszahlung der Resturlaubs-Vergütung überwiesen oder bar ausgezahlt.
Zum Arbeitsvertrag gehört ein Hausbrauch, der eine Spesenregelung enthält. Diese umfasst aber nur eine Aufstellung über Art und Umfang abrechenbarer Spesen, nicht aber, in welchem Zeitraum nach „Aufkommen“ diese zur Erstattung einzureichen sind. In den 7 Jahren Tätigkeit für den AG wurde ein zeitlich sehr lockerer Umgang mit den Spesen gelebt. Für die Buchhaltung kritische Fristen wurden den Arbeitnehmern stets mitgeteilt, um „Nachzüglern“ die Möglichkeit zu geben, ihre Abrechnungen einzureichen.
Also reicht der Arbeitnehmer in der letzten Januarwoche seine abschließende Spesenabrechnung (gesammelt von ein paar Monaten)ein und bekommt gesagt: „Huch, das ist jetzt aber sehr ungünstig für uns. Wir haben jetzt den Jahresabschluß für 2006 schon gemacht. Da müssen wir mal gucken, wie wir das regeln.“
Soweit ja kein Problem. Der Arbeitnehmer ist nicht besorgt, vielleicht ein wenig zerknirscht, der Buchhaltung nun extra Arbeit zu machen. Aber immerhin wurde ihm nicht mitgeteilt, dass es eine Frist gab, die letzte Spesenabrechnung einzureichen. So war er nun eine Woche zu spät dran. Aber er hat es nicht unbedingt eilig und übt sich ein wenig in Geduld.
Nun kann er den Februar über aber keinen Zahlungseingang feststellen und schreibt nach drei Wochen mal ne Mail, um nachzufragen. Keine Antwort. Auf erneute Anfrage an die Buchhaltung kommt nur: Da wollte sich die Geschäftsführung bei dir gemeldet haben. Also wird selbige angemailt, resultierend in der Antwort: „Wir müssen sehen wie wir Deinen Wunsch nach Zahlung Reisekosten erfüllen können. Leider hast Du im letzten Jahr trotz mehrmaligen Nachfragens und Bittens die Abrechnung nicht fristgerecht eingereicht.“
Wie schon erwähnt, ist der letzte Satz Unsinn. Es ist vielmehr so, dass es dem Arbeitgeber traditionell finanziell nicht wirklich super geht (die Spesen belaufen sich auf über 1000 €) und die Geschäftsführung die Kündigung des Arbeitnehmers durchaus persönlich nimmt.
Nun hat der Arbeitnehmer keine Lust, sich zugunsten der Befriedigung persönlicher Rachegefühle der Geschäftsführung monatelang hinhalten zu lassen.
Gleichzeitig ist er aber unsicher, ob seinerseits überhaupt Anspruch auf die Auszahlung der Spesen besteht. Denn ein Teil der Spesen war nicht explizit einzeln genehmigungspflichtig (Tankbelege f. Firmenwagen z. persönlichen Nutzung). Außerdem hat der Arbeitnehmer ja nun die Belege aus der Hand gegeben u. lediglich eine Kopie der Sammelabrechnung behalten, deren Empfang er sich aber nicht bestätigen liess…
Nun fragt der Arbeitnehmer sich, ob es sich evtl. um einen Fall von persönlichem Pech handelt u. er sich u.U. an den Gedanken gewöhnen muss, seinem ehemaligen Arbeitnehmer ein ordentliches Geldgeschenk gemacht zu haben.
Könnt ihr ihm da erhellend zur Seite stehen?
Vielen Dank für eure Hilfe!
LG
„Luise“