Suche Auftragsverwaltungstool Outlook

Internet E-Mail
#1

Hallo,

ich suche ein Auftragsverwaltungstool um E-Mail-Anfragen zu organisieren.
Am besten ein Outlook Addon, oder ein Programm, welches mit Outlook synchronisieren kann.

Nach Emaileingang soll eine Auftragsnummer automatisch zugewiesen werden. Diese sollen in einem Ordner gesammelt werden, worauf die Kollegen gemeinsam zugreifen können. Zuweisen an bestimmte Kollegen wäre auch fein.Statusmeldungen und interne Bemerkungen, sowie Antwortmails sollen hinzugefügt werden können. Eine Historie der Mails soll auch nachvollziehbar sein.
Anhänge wie Exceldateien sollten via Link ebenso dem Auftrag zugeordnet werden.
Wer kennt solch ein Programm?
Vielleicht gibt es sowas ja sogar als OpenSource?

#2

was du suchst ist kein outlookplugin sondern eine warenwirtschaft als Server/Client Application.
Nenn doch mal die Branche und Größe der Firma.
Beschreib nocheinmal genau den geplanten Workflow.
Woher stammen die Mails? Onlineshop, webformular oder direkt vom Auftraggeber?

Und noch eine Denkanregung: macht eine automatische Auftragsnummer Vergabe im Outlook sinn? Braucht jede Spammail eine Auftragsnummer?

#3

Hallo,

ich suche ein Auftragsverwaltungstool um E-Mail-Anfragen zu
organisieren.

ich versuche mal zu erraten, was du suchst:
Deine Firma verkauft etwas? Dafür gibt es WAWI- oder Fakturierungsprogramme.

Keine Ahnung, ob deine Firma den Lagerbestand mit verwalten will. Ich denke eine Fakturierung ist das was du suchst.

Eine Fakturierung auf Basis von Outlook (welches du auch immer meinen magst) gibt es imho nicht.

Also benötigst du eine Fakturierung, die auch Mails „verwalten“ kann.

Am besten ein Outlook Addon, oder ein Programm, welches mit
Outlook synchronisieren kann.

mit einem Addon wirst du das nicht abbilden können.

Nach Emaileingang soll eine Auftragsnummer automatisch
zugewiesen werden.

normaler Weise gibt es ein Angebot, dass der Kunde dann annimmt. D.h. beim Erstellen des Angebotes wird eine „Auftrags“-Nummer vergeben.
Bestellt der Kunde nun per Mail, erfolgt die Zuordnung zum Angebot.

Diese sollen in einem Ordner gesammelt
werden, worauf die Kollegen gemeinsam zugreifen können.

also benötigst du eine Netzwerklösung. In „einem“ Ordner dürfte unübersichtlich werden. Pro Kunde einen Ordner anzulegen dürfte viel Aufwand bedeuten, aber sinnvoller sein.

Zuweisen an bestimmte Kollegen wäre auch fein.

definiere „zuweisen“. Outlook bietet z.B. die Möglichkeit eine Mail weiter zu leiten, oder eine Aufgabe einem Kollegen zuzuordnen.
D.h. vom Ablauf her: eine Person verteilt die Mails

Statusmeldungen und interne Bemerkungen, sowie Antwortmails sollen hinzugefügt werden können.

Statusmeldungen könnte man über die Kategorien in Outlook abbilden.
Bemerkungen kann man in Verbindung mit Onenote hinzufügen.

Eine Historie der Mails soll auch nachvollziehbar sein.

nun ja, wenn man pro Kunde einen Ordner anlegt, sollte das kein Problem sein.

Anhänge wie Exceldateien sollten via Link ebenso dem Auftrag
zugeordnet werden.

Outlook bietet keinen Auftrag, daher kann man auch keine Links einfügen.

Wer kennt solch ein Programm?

der BCM für Outlook dürfte dir schon einiges bieten. Allerdings sehe ich noch viel Potential für die eigene Programmierung. Als Basis wäre im Netzwerk auch ein Exchangeserver von Nöten.

Vielleicht gibt es sowas ja sogar als OpenSource?

vielleicht, in englisch und open Source? Mir ist noch nicht mal ein Kaufprogramm bekannt, das deine Anforderungen erfüllen könnte.

Da es aber -wie vermutet- nicht um Outlook geht, sondern um eine Fakturierung, würde ich vorschlagen, du fragst im im Brett -> SAP & Business Software

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)

#4

Vielen Dank für die ersten Antworten!

Vielleicht habe ich mich nicht umfassend ausgedrückt.
Nein, wir benötigen kein WaWi-System. Es ist nur ein Servicebereich für kostenlosen Support. Also reine E-Mail Anfragen die bearbeitet werden müssen.
Also was ich suche ist eine Möglichkeit unseren Emailverkehr und somit unsere Arbeit besser zu organisieren.
Bei uns geht eine große Flut an Emails ein, so dass diese nicht ständig beantwortet werden können. Es ist „nur“ eine Nebenaufgabe zu unserer Tätigkeit.
Aber sie wissen wie das ist, wenn man vergisst zu antworten.
Die meisten Kollegen nutzen mittlerweile die Outook Aufgabenliste. Aber eben nicht konstant. Leider ist diese sehr umständlich und weist viele Probleme auf.

  • Absender bekommt keine Bestätigungsmail.
  • Email zur Outlook-Aufgabe muss manuell verschoben werden.
  • Die Aufgaben haben von vorneherein keine Erinnerungsfunktion.
  • Aufgaben haben keine Ordnungsnummer bzw. Auftragsnummer.
    (Wir schreiben den Betreff mit Datum um, damit wir überhaupt eine Reihenfolge haben)
  • Arbeiten mit der Aufgabenliste ist umständlich. (Sämtliche Antwortmails zum Thema zu sortieren usw.)
  • Vertretung von Kollegen sind kaum möglich.

Tatsächlich muss nicht jede Mail eine Zuweisung bekommen.
Man könnte anhand eines Betreff-„code“ oder Verteilermailadresse selektieren.
Das müsste man nach aussen kommuizieren. Das kleinste Problem.

Was ich mir vorstelle:

  1. Email geht ein.
  2. Auto-Mailantwort: „Vielen Dank…“ Ihre Anfrage wurde folgende Bearbeitungs-Nr. zugewiesen"
  3. Sammelstelle aller Mails
  4. Bearbeiter kann zugewiesen werden (selbst oder durch andere)
  5. Sammelstelle soll auch Historie der Antwortmails behalten.
  6. Sammelliste sollte für alle verfügbar sein.
  7. Mitarbeiter sollen Möglichkeit auf Anhänge haben (bzw. Link zum Speicherort).
  8. Automatische Erinnerung (z.B. wenn X Tage seit letzter Mail zur Auftragsnummer. Und zusätzlich die Möglichkeit auf festen Termin zu verschieben.=
  9. Statusmöglichkeit. (Ampelprinzip) Und dann bei Abschluss ins Archiv

-> Unsere Abteilung besteht aus ca. 10 - 15 Leuten.

Danke

#5

N’abend,’

Nein, wir benötigen kein WaWi-System. Es ist nur ein
Servicebereich für kostenlosen Support. Also reine E-Mail
Anfragen die bearbeitet werden müssen.

also habt Ihr ein Ticket-System, oder braucht eins?

Also was ich suche ist eine Möglichkeit unseren Emailverkehr
und somit unsere Arbeit besser zu organisieren.

mit einem Ticket-System (auch unter der Bezeichnung Helpdesk bekannt)

Bei uns geht eine große Flut an Emails ein, so dass diese
nicht ständig beantwortet werden können. Es ist „nur“ eine
Nebenaufgabe zu unserer Tätigkeit.

klar

Aber sie wissen wie das ist, wenn man vergisst zu antworten.

ja, nur zu gut :frowning:

Die meisten Kollegen nutzen mittlerweile die Outook
Aufgabenliste. Aber eben nicht konstant. Leider ist diese sehr
umständlich und weist viele Probleme auf.

dafür ist Outlook auch nicht gedacht!

  • Absender bekommt keine Bestätigungsmail.

das ist per Regel zu machen

  • Email zur Outlook-Aufgabe muss manuell verschoben werden.

das ist per Regel zu machen

  • Die Aufgaben haben von vorneherein keine
    Erinnerungsfunktion.

Grundeinstellung von Outlook und „Nachverfolgung“ wäre die Lösung

  • Aufgaben haben keine Ordnungsnummer bzw. Auftragsnummer.

da hilft nur ein in VBA programmierter Code

(Wir schreiben den Betreff mit Datum um, damit wir überhaupt
eine Reihenfolge haben)

überflüssig, man kann nach Empfangs-/Sendedatum sortieren.

  • Arbeiten mit der Aufgabenliste ist umständlich. (Sämtliche
    Antwortmails zum Thema zu sortieren usw.)

nö, nicht in der Aufgabenliste, sondern in den Suchlisten entsprechende Suchansichten für z.B. Kategorien und Nachverfolgng definieren und in den Bereich Favoriten übernehmen.

  • Vertretung von Kollegen sind kaum möglich.

das dürfte aber nur ein Personlproblem sein :smile:

Tatsächlich muss nicht jede Mail eine Zuweisung bekommen.

wäre aber sinnvoller, und wenn es nur „unwichtig“ ist

Man könnte anhand eines Betreff-„code“ oder
Verteilermailadresse selektieren.

richtig

Das müsste man nach aussen kommuizieren. Das kleinste Problem.

aus der Erfahrung heraus ein großes Problem

Was ich mir vorstelle:

  1. Email geht ein.

ok, in ein Sammelpostfach z.B. DummyUser „Support“

  1. Auto-Mailantwort: „Vielen Dank…“

das ist per Regel möglich

Ihre Anfrage wurde folgende Bearbeitungs-Nr. zugewiesen"

das ist nur per VBA-Code möglich

  1. Sammelstelle aller Mails

in Ordner „gesendete Objekte“ von Support

  1. Bearbeiter kann zugewiesen werden (selbst oder durch
    andere)

durch weiterleiten der Mail an Bearbeiter

  1. Sammelstelle soll auch Historie der Antwortmails behalten.

also in Outlook das Häkchen setzen, dass Antwortmails im gleichen Ordner gespeichert werden sollen (funktioniert nicht beim Posteingang)
Aber aus dem Posteingang könnte man die Mails gleich in einen anderen Ordner „BEARBEITEN“ per Regel verschieben.

  1. Sammelliste sollte für alle verfügbar sein.

in den öffentlichen Ordnern vom Exchange-Server ablegen.

  1. Mitarbeiter sollen Möglichkeit auf Anhänge haben (bzw. Link
    zum Speicherort).

das wäre z.B. mit dem BCM möglich

  1. Automatische Erinnerung (z.B. wenn X Tage seit letzter Mail
    zur Auftragsnummer.

manuell ja

Und zusätzlich die Möglichkeit auf festen
Termin zu verschieben.=

manuell ja

  1. Statusmöglichkeit. (Ampelprinzip) Und dann bei Abschluss
    ins Archiv

mit Kategorien die Ampel und Archivierung automatisch

-> Unsere Abteilung besteht aus ca. 10 - 15 Leuten.

kommt mir bekannt vor :smile:

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)