Tätigkeitsbeschreibung für Zeugnis - ok so?

Bildung & Beruf Karriere
#1

Ich bräuchte mal einen Rat, ob diese tätigkeitsbeschreibung hier so als „ordentlich“ für eine Sekretärin erscheint oder ob sie zu lang ist und ggf. was ihr wegstreichen würdet.

Sie muss ja schließlich ins Zeugnis passen.

Ich danke euch schon mal für Tipps!!

  • Daten-, Zeit- und Terminmanagement wie Terminplanung- und Überwachung, Pflege und Verwaltung von Kundendateien und Verteilerlisten, vorrangig in Excel
  • Erledigung von Korrespondenz per Post und E-Mail
  • Vorbereitung von Meetings und Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen
  • Gästebetreuung und -bewirtung
  • Erstellen von Präsentationsunterlagen für Sitzungen mit Powerpoint
  • Erledigung vertraulicher personeller Angelegenheiten wie die Führung der Personalakten und der Urlaubsliste und das Weiterleiten von Unterlagen an den Steuerberater
  • Organisation der Aushilfskräfte im Sekretariat (Erfassung und Kontrolle der Wochenstunden zur Lohnabrechnung)
  • Beschaffung, Aufbereitung und Weitergabe von Informationen
  • Verbrauchsmaterialverwaltung und ?bestellung
  • Verwalten von Schriftgut und Fachinformationen und effiziente Ablage
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung von Verträgen einschließlich Vertragsverwaltung
  • Erstellen diverser interner Dokumente und Reports zur Arbeitsentlastung der Mitarbeiter
  • Internet-Anzeigenschaltung zwecks Praktikantensuche und im Zuge dessen Bearbeitung von Bewerbungen nach Vorsortierung durch den zuständigen Personalreferent (absagen, einladen, …)
  • Vorbereitende buchhalterische Tätigkeiten wie die Spesenerfassung
  • Telefonabwicklung mit unseren Kunden überwiegend in deutscher, teilweise aber auch in englischer Sprache
#2

Hallo,

als Inhaber von keinerlei Papierchen außer einem Gehilfenbrief und einem brotlosen Ingenieursdiplom hab ich auch immer drauf geachtet, dass die für mich existenziell wichtigen Beschreibungen meiner nicht zertifizierten Tätigkeiten möglichst alles umfassten, was ich kann und tue. Bis eine gewesene Personalerin bei einem großen europäischen Zuckerriegelhersteller mir sagte: „Kannst Du das auch so formulieren, dass man es auf einen Blick lesen kann? Das wäre gut, weil man sonst das wichtigste überliest.“

In diesem Sinne

MM

#3

Viel zu lang
Hi,

wenn du so viel Kleinkram so detailliert aufzählst, könnte man meinen, dass du nichts wirklich bedeutendes gemacht hast.
Du könntest z.B in einem Satz deine MS Office und Internet Kenntnisse umreisen, anstatt dies an mehreren Stellen haarklein auszuwälzen.

  • Daten-, Zeit- und Terminmanagement wie Terminplanung- und
    Überwachung, Pflege und Verwaltung von Kundendateien und
    Verteilerlisten, vorrangig in Excel

Überwachung, Pflege und Verwaltung? Es geht sicher noch kleinkarierter: Editieren, Zeilen Einfügen, löschen von Einträgen…
„Verantwortlich für das Führen von Kundendateien“ wäre hier angemessener und sogar aussagekräftiger. „vorrangig“ bitte weglassen.

  • Erledigung von Korrespondenz per Post und E-Mail

Diese Kleinigkeit sollte erst am Schluss stehen.

  • Vorbereitung von Meetings und Mitwirkung bei der
    Organisation von Veranstaltungen

Das sollte weiter vorne stehen.

  • Gästebetreuung und -bewirtung

sollte am Schluss stehen.

  • Erstellen von Präsentationsunterlagen für Sitzungen mit
    Powerpoint

Das gehört in den Satz „Vorbereitung von meetings…“

  • Erledigung vertraulicher personeller Angelegenheiten
    wie die Führung der Personalakten

bis hier her ok.

und der Urlaubsliste und das
Weiterleiten von Unterlagen an den Steuerberater

wirklich kleinkariert.
Den Rest habe ich mir nur flüchtig angesehen.
Such dir jemanden, der sich darum kümmert und zu einer halbwegs gescheiten Formulierung kommt.
Die Anzahl Worte sollte die Hälfte von dem hier Vorliegenden nicht übersteigen.
(Das ist noch liberal formuliert, aber ich will dich ja nicht vor den Kopf stossen)
Gruss,

  • Organisation der Aushilfskräfte im Sekretariat (Erfassung
    und Kontrolle der Wochenstunden zur Lohnabrechnung)
  • Beschaffung, Aufbereitung und Weitergabe von Informationen
  • Verbrauchsmaterialverwaltung und ?bestellung
  • Verwalten von Schriftgut und Fachinformationen und
    effiziente Ablage
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung von Verträgen einschließlich
    Vertragsverwaltung
  • Erstellen diverser interner Dokumente und Reports zur
    Arbeitsentlastung der Mitarbeiter
  • Internet-Anzeigenschaltung zwecks Praktikantensuche und im
    Zuge dessen Bearbeitung von Bewerbungen nach Vorsortierung
    durch den zuständigen Personalreferent (absagen, einladen,
    …)
  • Vorbereitende buchhalterische Tätigkeiten wie die
    Spesenerfassung
  • Telefonabwicklung mit unseren Kunden überwiegend in
    deutscher, teilweise aber auch in englischer Sprache
#4

Schreibs selbst, damit wir nicht verklagt werden…
Hallo,

versteh ich das richtig - das Zeugnis ist für die Sekretärin, die 2 Postings weiter unten nicht mal die Probezeit überstanden hat?

Da würden bei mir alle Alarmglocken klingeln! Wenn ich dieses Zeugnis lesen würde und dann sehe, daß Du gerade mal die Probezeit im Unternehmen warst, dann würd ich Dich nicht einladen, denn ich würde vermuten, daß Sie Dir zugestanden haben, Dein Zeugnis selber zu schreiben, bloß um keinen Ärger mit Dir zu kriegen. Hauptsache, die Frau ohne Probleme losgeworden.

Sorry für die harten Worte - aber so ist es…

Grüße

Wendy

#5

Das hört sich sehr gut an ! Die Bewirtung würde ich rausnehmen.

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