Über Formular Adressdaten für Outlook abfragen

Internet E-Mail
#1

Hallo,

ich schicke zukünftigen Mitarbeitern per Mail ein Formular, in dem sie ihre Adresse, Krankenkassendaten etc. eintragen und dann per Mail an mich schicken können. Jetzt frage ich mich, ob es mit Outlook 2010 möglich ist, diese Daten automatisch als Kontakte anzulegen.

Lässt sich sowas z.B. mit einem PDF-Dokument machen? Gibt es in Office solche Möglichkeiten?

Bei beidem sehe ich Risiken/Nachteile:
PDF: Hier bringt mir der Export eine xml Datei die ich bisher nicht direkt importieren kann, sondern nur über den Weg als Excel-Tabelle. Das ist sehr umständlich und erspart mir keine Arbeit.
Office: Haupt-Nachteil wäre hier für mich, dass ich nicht davon ausgehen kann, dass jeder Mitarbeiter Office besitzt. Es müsste also eine „niederschwellige“ Möglichkeit sein.

Ich hoffe darauf, dass es eine Möglichkeit gibt, die gaaanz einfach ist (vll. sogar mit Outlook selbst) - nicht, weil ich zu bequem bin, selbst etwas zu entwickeln, sondern, weil es mir ja Arbeit ersparen soll.

Hat jemand von euch eine Idee? Ich weiß auch nicht wonach ich suchen sollte…

Vielen Dank für eure Ideen und viele Grüße,
Rob

#2

Moin Moin,

Kontaktdaten kannst du dir senden lassen, in dem der Absender dir eine Visitenkarte mit seinen Daten schickt. Diese lässt sich dann ganz einfach per Doppelklick in deine Kontakte aufnehmen.

Da es aber in den Kontakten keine Standard Felder für Krankenkassendaten gibt, macht es wenig Sinn diese Daten über diese Art auszutauschen.

Nutzte einfach Access. Dann hast du eine Datenbank, deren Formulare du per Email versenden kannst, und die dann ausgefüllt in deine Datenbank bei der Rücksendung übernommen werden.

Oder noch besser ohne eMail-Versand:
Da du in einer Firma arbeitest, gehe ich davon aus, dass Ihr einen Exchange-Server habt.
Dort erstellst du in den öffentlichen Ordnern einen neuen Kontaktordner für Mitarbeiter. Die fehlenden Felder kann man dann selber ergänzen, in dem man das Kontaktformular anpasst/editiert.

Solltet Ihr auch noch Sharepoint nutzen, könnte man dort auch die Daten sammeln.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)

#3

Hallo Wolfgang,

danke für deine Hilfe. Damit kann ich schon einiges anfangen: Z.B. unternehmensintern dafür werben, Access zu verwenden.

Denn im Moment verwalten die Personaler aller Standorte die Kontakte über Outlook. Und damit ist mir dieses vorgegeben. Hier habe ich (ja wir haben Exchange) auch die entsprechenden Benutzerfelder angelegt und fülle sie im Moment händisch.
Da die neuen Mitarbeiter das Datenformular aber ohnehin oft digital ausfüllen, suche ich eben nach einem Weg, diese digitalen Daten in das Outlook-Kontaktformular zu übernehmen.
Aber wie können die neuen Mitarbeiter, die ja noch „zu Hause“ sitzen auf die öffentlichen Ordner zugreifen? Gibt es für das aufüllen von Daten eine Maske o.Ä? Natürlich will ich die öffentlichen Ordner nicht wirklich „öffentlich“ machen…

Viele Grüße,
Rob

#4

Moin Moin,

Denn im Moment verwalten die Personaler aller Standorte die
Kontakte über Outlook. Und damit ist mir dieses vorgegeben.

EDV zu Fuß :frowning:

Hier habe ich (ja wir haben Exchange) auch die entsprechenden
Benutzerfelder angelegt und fülle sie im Moment händisch.

EDV zu Fuß :frowning:

Da die neuen Mitarbeiter das Datenformular aber ohnehin oft
digital ausfüllen, suche ich eben nach einem Weg, diese
digitalen Daten in das Outlook-Kontaktformular zu übernehmen.

das macht Sinn

Aber wie können die neuen Mitarbeiter, die ja noch „zu Hause“
sitzen auf die öffentlichen Ordner zugreifen?

im Exchange einfach OWA für die neuen Mitarbeiter einrichten.

Gibt es für das aufüllen von Daten eine Maske o.Ä?

Nö, das gibt es nur mit Access :smile:
Man könnte auch über eine Webseite nachdenken, die dafür genutzt wird.

Natürlich will ich die öffentlichen Ordner nicht wirklich „öffentlich“ machen…

Ein öffentlicher Ordner enthält die gleichen Dinge wie ein normaler Outlook - Ordner. Du bestimmst, was, wem, wie, angezeigt wird, bzw. wer welche Rechte hat.

Legst du dort nun einen Ordner für neue Mitarbeiter an, könnte sich dort ein stink normaler Kontakt-Ordner befinden. Die Drastellungsmaske kannst du ja entsprechend für die Perso-Abteilung anpassen.

Per OWA greift der neue Mitarbeiter auf den Ordner zu und trägt seine Daten dort ein.

Du (oder eine anderer Perso-MA) greifst auf den Kontakte-Ordner in den öO mit Outlook zu und ziehst per drag & drop den Eintrag in deinen Kontakteordner. Also ein Mausschwenk und du hast die Daten.

Hinsichtlich Sicherheit, Handling etc. würde ich sogar die Webseite vorziehen. :smile:
Die Daten holst du dann aus der Web-DB und schiebst sie in die Outlook-DB.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)

#5

Danke dir, zumindest sind wir einer Meinung, wenn auch deine fundierter ist :wink:

Mittlerweile wurde angekündigt, dass die Mitarbeiterverwaltung in ein explizit für uns geschriebenes browserorientiertes System übertragen wird. Wann das soweit ist, steht in den Sternen und auch das hat natürlich seine Nachteile. Aber was dann in jedem Fall gelöst ist, ist mein Problem, denn dann wird eine implementierte Online-Maske der gangbare Weg sein.

Also, noch einmal Danke für die Mühe. Auch wenn ich jetzt erst einmal nicht mehr weiter überlege. Ich habe keine Lust etwas voranzubringen, dass dann absehbar doch wieder abgelöst wird…

Viele Grüße,
Rob