Das ist ja ein Haufen Fragen auf einmal, also der Reihe nach:
Von dem Vorstand gefasste Beschlüsse sind genau dann rechtsgültig, wenn der Vorstand zu diesem Zeitpunkt beschlussfähig gewesen ist und ordnungsgemäß geladen zur Sitzung geladen wurde. Dabei ist zu beachten, dass die Grenzen dessen, was der Vorstand entscheiden kann, in der Satzung festgelegt sind. Zur Beschlussfähigkeit des Vorstands gehört auch, dass dieser ordentlich besetzt ist und es keine personellen Lücken in der Art gibt, dass er handlungsunfähig ist.
Manche Sachen, wie z.B. „wir kaufen uns einen neuen Locher“ wird man so nicht beschließen müssen, was unter den normalen Bedarf fällt. Der Rest aber bewegt sich innerhalb dieser Grenzen.
Manche Satzung hat zum Beispiel einen Passus, dass Rechtsgeschäfte größer als ein bestimmter Betrag (sagen wir beispielsweise 5000 Euronen) der Bestätigung der Mitgliederversammlung bedürfen, andernfalls sind sie ungültig. Ebenso kann der Vorstand nicht mal eben so den Vereinszweck alleine abändern oder ein Mitglied einfach so rauswerfen, dessen Nase ihm nicht passt, da hat die MV normal noch ein Wort mitzureden.
Wenn ein Beschluss nicht rechtsgültig gefasst worden ist, dann kann man natürlich etwas dagegen tun: man kann ihn auf der Mitgliederversammlung einkassieren, es dort zur Sprache bringen oder gar je nach Schwere zum Rechtsanwalt gehen.
Zur Not verweigert man dem Vorstand die Entlastung.
Frage 2: ein Protokoll von Sitzungen, egal welcher Art, wird normal mindestens vom Schriftführer zu unterzeichnen. Das Protokoll, einmal unterzeichnet, ist die offizielle Darstellung des Verlaufs der Sitzung und wer meint, das sei anders gelaufen, muss das beweisen können.
Der Schriftführer haftet also mit seinem Namen dafür, in den meisten Vereinen ist es aber Praxis, Protokolle mindestens von zwei Leuten unterzeichnen zu lassen, also dem Schriftführer und Vorsitzenden/stellv. Vorsitzenden. Genaueres kann in der Satzung geregelt sein.
Wenn nun der Vorsitzende verlangt, dass im Protokoll etwas so und so festgehalten wird, was der Wahrheit nicht entspricht, überschreitet er seine Kompetenzen. Was im Protokoll drin steht und was nicht, das entscheidet letzten Endes der Protokollführer alleine. Ein Protokoll ohne Unterschrift ist nur ein Entwurf und damit wertlos.
Frage 3: das kommt auf die Zeitung an. Jeder Verein hat einen ideellen Bereich und einen Geschäftsbereich, dabei kommt es darauf an, dass der ideelle Bereich in der Vereinsarbeit überwiegt. Am Besten ist, dass man so etwas direkt mit dem zuständigen Finanzamt abklärt, da letzten Endes ja dieses entscheidet.
Frage 4: Das Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds ist dem Registergericht zeitnah zu melden, also direkt nach der Sitzung im Zeitraum von ein bis zwei Wochen.
Die Beisitzer mögen dabei weniger wichtig sein, der Schriftführer ist da schon anders.
Zuletzt: wenn dem Verein die Rechtsfähigkeit entzogen wird, dann existiert er bestenfalls noch als nicht rechtsfähiger Verein weiter.
Das bedeutet, dass der Verein als juristische Person aufhört zu existieren und abgewickelt wird, auch kann man mit dem Verein keine Geschäfte mehr eingehen, höchstens mit den ehemaligen Einzelmitgliedern direkt.