Hallo zusammen, wenn man mit dem Gedanken spielt, Originaldokumente (z. B. technische Auslegung von Projekten etc.) einzuscannen und als PDF bzw. PDFA abzuspeichern, welche Folgen könnte das haben. Hat damit schon jemand mal Erfahrung gemacht oder Tipps (z. B. Lesbarkeit nach einigen Jahren, Glaubhaftigkeit im Schadensfall etc.)? Bin für jeden Tipp dankbar.
Hi!
Viele Unternehmen scannen Originalschriftstücke zwischenzeitlich ein, um die gleichzeitge Bearbeitung durch mehrere Personen zu gewährleisten. Dies ist schneller und effizienter als wenn das Schriftstück von einer Person zur nächsten gereicht wird. Allerdings wird das Original dabei nicht vernichtet, sondern HGB-konform archiviert.
Bzgl. Lesbarkeit kann ist es sehr gut möglich, dass man in 10 Jahren keinen PDF-Reader mehr kennt und du die Dokumente nicht aufbekommst. Beispiele für diese Problematik gibt es viele. So haben einige Museen zwischenzeitlich Probleme, wenn sie Microfiche-Unterlagen lesen oder alte Super8-Filme anschauen wollen, weil sie die passenden Geräte hierzu nicht mehr haben.
Gescannte Dokumente haben zudem den Nachteil, dass diese leichter gefälscht werden können. Eine Unterschrift kann auch nicht oder nur schwer auf Echtheit kontrolliert werden.
Gruß
Falke
HGB ist klar, aber wie sieht es mit der Maschinenrichtlinie bzw. ProdHaftG aus?
Es gibt heute OCR-Programme, mit denen man alles machen kann.
Allerdings sind die nicht kostenlos und fangen bei 50,-- € an.
T.