Hallo Gero,
der Begriff „Urkunde“ - § 14 Abs 4 Satz 1 UStG hebt ausschließlich auf Papier/nicht Papier ab, vgl. OFD Koblenz v. 1.4.1999 - S7280, UR 2000 S 345 zum Thema papierlose Telefonrechnung. Alles, was „nicht Papier“ heißt, unterliegt der Bestimmung zur Signatur in Satz 2 zum Abs 4, eingefügt durch StÄndG 2001.
Die .pdf-Datei wäre allenfalls als „mit einer Telekopie vergleichbar“ zu argumentieren, wenn der Empfänger keine Möglichkeit hätte, sie in einer nicht ohne weiteres erkennbaren Weise zu ändern.
- Unabhängig von obigen Überlegungen stellt sich noch die
Frage, inwiefern die hohen Anforderungen einer elektronischen
Abrechnung auch für Kleinbetrags-Rechnungen bis 100,00 €
gelten?
Ja, sie gelten: § 33 UStDV präzisiert die Ausnahmen von der Regel, demnach sind alle dort nicht angesprochenen Bestandteile der Regel nicht betroffen.
Hier das zitierte OFD-Schreiben, das für alles außerhalb der Abs-4-Satz-2-Fälle unverändert gilt:
"Oberfinanzdirektion Koblenz , S-7280 A - St 51 2 Verfügung vom 01.04.1999
Übermittlung von Rechnungsdaten durch Telefax oder (papierlos) auf elektronischem Wege
Nach dem BMF-Schreiben vom 25. 5. 1992 - IV A 2 - F 7280 - 8/92 - (S-7280 Karte 19 zu § 14 UStG der USt-Kartei) ist im Fall einer Rechnungsübermittlung durch Telefax das beim Empfänger ankommende Schriftstück als eine vom Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung anzusehen. Ausgehend vom damaligen Kenntnisstand wird nicht zwischen einer Übermittlung auf ein sog. Telefax-Standardgerät mit und ohne Speichermöglichkeit und einer Übermittlung auf einen Computer unterschieden.
Im Rahmen der Erörterung der Übermittlung von Rechnungsdaten auf elektronischem Wege sind Zweifel daran aufgekommen, ob der Ausdruck bei einer Übermittlung von Rechnungsdaten durch Telefax auf ein Endgerät mit Speichermöglichkeit bzw. auf einen Computer beim
Leistungsempfänger eine anzuerkennende Rechnung ist. Es wurde auch die Frage aufgeworfen, ob die von der Telekom AG vorgesehene papierlose Telefonrechnung steuerlich anzuerkennen ist.
Die Erörterung der Angelegenheit durch die Umsatzsteuer-Referatsleiter führte zu folgenden Ergebnissen:
- Übermittlung von Rechnungsdaten durch Telefax
Es erfolgt keine Änderung der Nr. 2 des o. g. BMF-Schreibens vom 25. 5. 1992. Somit sind Telekopien (Telefaxe) - unabhängig von der Beschaffenheit des Endgeräts beim Empfänger - weiterhin als zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnungen i. S. § 14 UStG anzusehen.
- Papierlose Telefonrechnung
Es besteht keine Möglichkeit, im Verwaltungsweg Formen der Rechnungsübermittlung steuerlich anzuerkennen, die über die Regelung des o. g. BMF-Schreibens hinausgehen. Somit bleibt es dabei, daß die Verwaltung Ausdrucke des Leistungsempfängers, die dieser aufgrund elektronisch übermittelter Rechnungsdaten selbst erstellt, nicht als Rechnung im Sinne des § 14 UStG anerkennt."
Die einzige Chance zur Vereinfachung, die Du hast, wenn Du keine Qualifizierte Signatur verwenden willst, ist die Erteilung von Einzelabrechnungen per Datenübermittlung und deren Zusammenfassung pro Zeitraum (Quartal, Halbjahr, Kalenderjahr) in einer Sammelabrechnung auf Papier, auf der dann allerdings nicht nur die Summen mit Verweis auf die .pdf-Abrechnungen stehen dürfen, sondern alle Angaben nach § 14 UStG nochmal stehen müssen.
Schöne Grüße
MM