In mittleren und großen Unternehmen sind die einzelnen Buchhaltungs-Abteilungen in der Regel voneinander getrennt. Dies ist insofern von Nöten, da jeder Bereich täglich eine Vielzahl an Belegen zu bearbeiten hat, die der Einfachheit halber deshalb von eigens dafür eingestellten Sachbearbeitern erledigt werden. So kommt nichts durcheinander und die Fehlerquote beim Buchen verringert sich meist in deutlichem Maße.
Wer in der Kreditoren-Buchhaltung tätig ist, der bearbeitet vorwiegend die Eingangsrechnungen der Lieferanten sowie alle Belege, die damit zusammenhängen. Neben den Rechnungen sind das beispielsweise auch Bank- oder Kassenbelege. Auch die Rechnungsprüfung sowie die jeweilige Kostenstellenzuordnung unterliegt, je nach Größe des Unternehmens, hier oftmals ebenfalls der Kreditoren-Buchhaltung.
Für alles was vom Unternehmen an Waren oder Dienstleistungen eingekauft wird, kommt irgendwann eine Rechnung ins Haus geflattert. Zunächst landet diese beim Postsachbearbeiter des Unternehmens, der diese dann meist mit einem Posteingangsstempel versieht und an die Kreditorenabteilung weiterleitet. Nicht selten sind es täglich mehrere hundert Belege, die den Sachbearbeitern der Kreditorenbuchhaltung hier vorgelegt werden.
In den meisten Unternehmen folgt nun die Rechnungsvorprüfung. Die Eingangsrechnungen müssen auf ihre Beträge hin kontrolliert werden und oftmals wird hier auch gleich ermittelt, welche Abteilung diesen Bedarf in Auftrag gegeben hat. Weist die Rechnung keinerlei Mängel oder Fehler auf, ist sie fertig zum Kontieren.
Das Kontieren der Eingangsrechnungen gestaltet sich grundsätzlich recht einfach. Zum einen muss die Rechnung mit der jeweiligen Kreditoren-Nummer versehen werden, zum anderen mit dem Konto der erbrachten Lieferung oder Leistung. Da bei Eingangsrechnungen auch immer die Vorsteuer anfällt, muss normalerweise auch diese separat gebucht werden. Wer jedoch über ein gutes Buchhaltungs-Software-Programm verfügt, der kann sich diese Eingabe oftmals sparen, da viele Programme die Vorsteuer automatisch herausrechnen und dem jeweiligen Konto zuordnen. Bei manueller Eingabe muss das Vorsteuerkonto hier im Soll belastet werden.
Die Kreditoren-Nummer ist meist gekoppelt mit dem jeweiligen Lieferanten. Wiederkehrende Rechnungen dieses Lieferanten werden dem zu Folge auch immer mit der gleichen Kreditoren-Nummer versehen und darunter auch abgelegt. Stellt ein neuer Lieferant eine Rechnung, so kann hierfür eine neue Lieferanten-Nummer vergeben werden. Die Lieferanten- oder Kreditoren-Nummer ist gleichbedeutend mit einer buchmäßigen Verbindlichkeit. Sie wird im Haben gebucht und schmälert damit auf dieser Seite das Betriebsvermögen.
Die Gegenbuchungen der Eingangsrechnungen richten sich nach der jeweils erbrachten Leistung. Hat das Unternehmen beispielsweise Rohstoffe für die Fertigung eingekauft, so wird hier das Konto Rohstoffe im Soll erhöht. Wurden jedoch Kopierpapier oder Kugelschreiber geordert, so wird dies dem Konto Büromaterial zugeordnet.
Nachdem alle Kreditoren-Rechnungen kontiert sind, erfolgt die Buchung der einzelnen Belege und anschließend die Weiterleitung zur Zahlung dieser.
Wurden die Eingangsrechnungen dann gezahlt, müssen die Bankbelege und Kontoauszüge geprüft und kontiert werden. Die Lieferanten-Konten müssen hier wieder ausgeglichen werden, und die jeweils angesprochenen Bankkonten buchmäßig belastet werden. Das Lieferantenkonto wird dementsprechend im Soll ausgebucht und das Bankkonto im Haben belastet.
Große Unternehmen haben hier in der Regel Sammelkonten eingerichtet, sodass nicht jeder Kreditor bei der Zahlung einzeln angesprochen werden muss. Die Buchung erfolgt hier meist maschinell von Buchhaltungssystem, kann jedoch über die Summen- und Saldenliste oder auch die sogenannte Offene-Posten-Liste jederzeit kontrolliert werden.
Im Anschluss an die Zahlung der Kreditoren können die einzelnen Rechnungen und auch die Bankbelege und Kontoauszüge abgelegt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt hier jedoch zehn Jahre.
