ich miste aktuell ziemlich viel aus. Auch das was sich in den digitalen Ordner angesammelt hat. Was für Dokumente muss man grundsätzlich behalten? Gehaltsabrechnungen, Impfpass, Sozialversicherungsnachweis, Sozialversicherungbescheid, etc ist klar. Aber wie sieht es aus mit Bewerbungen die man irgendwann man in den letzten 2-10 Jahren verfasst hat, Absagen von Unternehmen etc. Muss man das Zeugs aufbewahren? Arbeitsverträge sollte man wohl auf jeden Fall aufbewahren, oder?
Wie ist mit Mietverträgen aus Wohnungen in der Studien/Ausbildungszeit? Kann das alles weg?
Auch frage ich mich, ob ich die Zeugnisse aus der Grundschule noch aufbewahren muss. Reichen nicht immer jeweils die Abschlusszeugnisse?
Es gibt gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Kaufleute und Selbständige, für Arbeitgeber, für umsatzsteuerliche Unternehmer, für Ärzte usw.
Für Privatleute gibt es kaum Aufbewahrungspflichten. Mir fällt spontan nur die zweijährige Aufbewahrungsfrist für Handwerkerrechnungen ein.
Sinnvoll kann es jedoch trotzdem sein, verschiedene Sachen längerfristig aufzubewahren, insbesondere alles was Dauerschuldverhältnisse betrifft, alles bei dem man Garantie- oder Gewährleistungsansprüche hat, alles was Rentenansprüche o.ä. verbrieft und natürlich bestimmte Qualifikationsnachweise, Personenstandsurkunden usw.
Wie akribisch man da sammelt, ist ein bisschen eigener Stil. Ich persönlich hebe lieber länger als zu kurz auf.
gute Frage, auf die es keine eindeutige Antwort gibt. Ich kann Dir ja mal mein System schildern, auch wenn es Dir nur einen groben Anhalt gibt:
Rechnungen:
Rechnungen zu Fahrzeugen / Geräten / Möbeln halte ich solange auf, wie der Gegenstand existiert.
Rechnungen die ich für meine Steuererklärungen brauche hebe ich 10 Jahre auf. Die Frist beginnt indem Jahr zu laufen, indem ich den Steuerbescheid bekommen habe.
Sonstige Rechnungen gebe ich 5 Jahre auf.
Steuerbescheide
Hebe ich dauerhaft auf.
Versicherungsunterlagen / Verträge
Solange wie die Versicherung / der Vertrag läuft, danach noch 5 Jahre.
Gesundheit
Hebe ich alles dauerhaft auf.
Zeugnisse
Dauerhaft und sei es aus sentimentalen Gründen.
So, ich weiß, dass klingt jetzt nach viel Papier. Allerdings hatte ich durch das System auch immer alle Sachen zur Hand, wenn sie den mal gebraucht wurden.
sicher kannst Du in allen genannten Bereichen sehr viel abspecken. Zum Bereich Lohn/Gehalt gebe ich Dir zwei Hinweise, weil das nicht gar so bekannt ist:
finde ich nicht. Ist nicht sehr klar - so viel Papierballast braucht man nicht ein Leben lang mit sich herumzuschleppen.
Alles, was Du dauerhaft für die Sozialversicherung brauchst, steht in den Entgeltnachweisen für die Sozialversicherung, die Du bei dauerhafter Beschäftigung im Frühjahr für das jeweilige Vorjahr (ein Zettel pro Jahr, nicht mehr!) bekommst und bei wechselnden Arbeitgebern jeweils nach dem Ausscheiden.
Alles, was Du sonst für irgendwelche späteren Gehaltsnachweise brauchst, steht summiert in der letzten Abrechnung des Jahres bzw. der letzten bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses.
Alles andere zu Lohn & Gehalt: Ab in den Reißwolf - es lebt sich vergnüglicher ohne Ballast.
Ich gestehe, dass ich teilweise pingelig bin, andererseits aber auch nicht gerne Überflüssiges aufbewahre.
Grundsätzlich bleiben darf und muss in allen Themenbereichen das, was noch nicht durch spätere Entwicklung oder Entscheidung quasi obsolet ist.
Einzelzeugnisse sind also z. B. futsch, Abizeugnis und Hochschulabschluss vorhanden. Bei Gesundheit habe ich den Impfpass sowie den letzten Befund über mein kaputtes Knie aufbewahrt. Kontoauszüge bewahre ich 2 Jahre lang auf, Gleiches gilt für Rechnungen größerer Anschaffungen, es sei denn, es gilt eine längere Garantie.
Mit Eintritt von Rente habe ich annähernd alle davor liegenden Unterlagen arbeits- und gehaltstechnischer Natur ebenfalls entsorgt. Es sei denn, ein Arbeitszeugnis war besonders witzig.
So ähnlich in allen Bereichen.
Um mich selber nicht schon zu Lebzeiten völlig zu entsorgen, habe ich allerdings quasi für die Erben so stakkatoartige Überblicke über Wohnorte, Tätigkeiten, lfd. Verpflichtungen oder sowas gefertigt.
Ich habe noch während Berufstätigkeit einmal sehr grdl. Ordnung in meine Unterlagen gebracht. Das hat mich sage und schreibe fast eine Woche Urlaub gekostet - fast schrecklich diszipliniert Blatt für Blatt in die Hand genommen.
Hat mir aber in Folge bis heute sehr dabei geholfen, ein eigenes Ordnungssystem mit möglichst wenig Unterlagen durchzuhalten.
Ich glaube nicht, dass es bis auf die rationalen Kriterien allgemeingültige Regeln gibt, weil „Unterlagen“ fast immer auch eine emotionale Bedeutung haben.
LG
Amokoma1
Hallo,
ich mache es so - ich scanne alle Dokumente und Rechnungen sowie meinen Schriftwechsel ein und speichere das auf eine Externe Festplatte, sortiert nach Themen- Zeitraum.
Alles was wichtige Dokumente ( z.B. Erbsachen,Versicherung, Grundstück, Rentenbescheide) behalte ich zusätzlich im Original auf Dauer, der Rest wandert nach dem Scannen in den Reisswolf…
Gruss
Czauderna
Die Lohnabrechnung aufzuheben, lohnt sich sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Für erstere ist es sinnvoll, alle Lohnunterlagen bis zum Renteneintritt aufzubewahren, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche zu haben.
Wobei die Frist wohl nicht verpflichtend ist, sondern nur empfehlend.Aber das spielt ja auch keine Rolle, wenn man später mal in der Situation ist das man Rentenansprüche nachweisen muss, steht man da, wenn man alles entsorgt hat.
Jetzt wäre die Frage in wie Weit Scans „Rechtskräftig“ sind. Schließlich würde das mit z.B. Zeugnissen nicht funktionieren, dort wird manchmal sogar eine Beglaubigung vom Notar verlangt.
und für den Nachweis brauchst Du genau nix außer den Entgeltnachweisen, d.h. für die ganze Zeit der Berufstätigkeit einen Zettel pro Jahr (plus jeweils einen anderen bei Stellenwechsel). All die übrigen Stapel können, wie ich versucht habe, Dir nahezubringen, in den Reißwolf.
Zeiten von Schulbesuch, Wehr- oder Zivildienst, Studium lassen sich genau so einfach nachweisen.
Der ganze Papierwust, den Du anhäufst, dient der Befriedigung Deiner Sammelleidenschaft. Nutzen, Zweck oder Wert hat er keinen.
Vor einigen Jahren hätte ich dir recht gegeben, da war ich im Sammelmodus. Alles schien wichtig, dem ist nun aber zum Glück nicht mehr so. Ich misste alles aus und es fällt mir sogar leicht, yay.
Bei den Gehaltsabrechnung, nichts gebe es das ich lieber entsorgen würde, will ich halt keinen Fehler machen, deshalb bin ich da zörgerlich. So erinnere ich mich, dass ich als ich noch Familienversichert war, dass die Krankenkasse Gehaltsabrechnungen von mir wollte. Hätte ich die gleich entsorgt, hätte da eine Zusammenfassung ausgereicht?
Wie kann man ein Schulabschlüsse nachweisen ohne großen Aufwand und Kosten dafür zu invenstieren?
zum Nachweis für SV-pflichtiges Entgelt bei späteren Kontenklärungen mit der Rentenversicherung genügen, wie gesagt, die Entgeltnachweise, die Du Anfang jeden Jahres für das abgelaufene Jahr bekommst, vollkommen aus. Für die Rentenversicherung sind schwankende Bezüge während eines Jahres völlig gleichgültig.
Ja, da können monatlich unterschiedliche Bezüge eine Rolle spielen. Und zwar ein Jahr lang. Länger rückwirkend interessiert sich die Krankenkasse nicht für die monatlichen Bezüge.
Für künftige Zeiten des Bezugs von Arbeitslosengeld I kann es unter extremen Umständen nützlich sein, die monatlichen SV-pflichtigen Bezüge über einen Zeitraum von 24 Monaten nachzuweisen (nämlich dann, wenn ein Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachkommt oder nicht mehr auffindbar oder pleite ist).
Und mit diesen 24 Monaten ist bereits der äußerste Zeitrahmen erreicht, in dem einzelne Gehaltsabrechnungen irgendeine Bedeutung haben können.
Drei Zettel habe ich aufgehoben: Das Abizeugnis, das Prüfungszeugnis von der Berufsausbildung und das Zeugnis von der Diplomprüfung. Den Nachweis über die Dauer des Zivildienstes habe ich ungefähr eine Woche, nachdem ich ihn erhalten habe, bereits verschlampt - inzwischen sind zwei Kontenklärungen über mein RV-Beitragskonto gerollt, es hat nie jemanden interessiert, wo dieser Zettel abgeblieben ist.
Ich lasse mich gerne darüber belehren, dass diese Archivierung zu wenig umfangreich ist. Möchte aber wissen, aus welchem Grund und zu welchem Zweck mehr nötig sein sollte.
Das ist meines Erachtens eher fahrlässig kurz. Da ist ja noch nicht einmal die allgemeine Verjährung eingetreten. Natürlich kann man von der Bank Ersatzauszüge erhalten, aber das kostet, je nach Bank, zwischen Peanuts und richtig teuer.
Meine Kontobewegungen sind vergleichsweise (auch über Jahre) stabil. Besondere Bewegungen kommen halt zum „Sachvorgang“.
Aber Danke für Deinen Hinweiis.
LG
Amokoma1
