Hallo ihr Lieben!
Ich schreibe zur Zeit eine Bachelorarbeit zum Thema Lean Administration und soll den Marketingprozess verleanen. In der Praxis ist es bei der Firma für die ich die Bachelorabeit schreibe so, dass vom Marketing ein KVA (Kostenvoranschlag) erstellt wird, dieser geht dann ins Controlling zur Prüfung (ob das Budget noch stimmt) und geht dann weiter an eine Sachbearbeiterin (auch aus dem Controlling) die eine PO erstellt.
Kann mir einer aus Praxiserfahrung sagen, warum KVA’s erstellt werden, oder ob das überhaupt muss? Wer erstellt bei euch PO’s? werden überhaupt KVA’s erstellt? Wie läuft der Prozess bei euch?
Und vor allen Dingen, warum ist es so wichtig, dass ein Contrllingmitarbeiter das Budget verwaltet? Meiner Meinung nach liegt es, sicherlich in den rechtlichen Gründen, oder? Udn vielleicht auch daran, das die Marketeers nicht so die Zahlenaffinität haben, es zuviel administrative Arbeit finden etc?
Ich wäre euch super dankbar für eure Hilfe… stehe nämlich gerade ein wenig auf dem Schlauch!
DANKE!
Funkelsternchen
Hi,
ich habe keine Ahnung was ein(e) PO sein soll, ich weiss aber auch nicht warum ich mir irgendetwas was ich in meiner Jahresplanung ins Budget geschrieben habe von einem Controllingfuzzie absegnen lassen soll.
Meinem Verständnis nach geht der Ablauf so:
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Das marketingbudget für das folgende Jahr wird im Rahmen der operativen Planungen eingestellt und von der Geschäftsführung beschlossen.
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Alles was in meinem Budget liegt kann ich selber verwalten, Controlling plotted mit und erstellt mir monatlich oder quartalsweise Berichte über mein Budget
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Wenn ich Ausgaben machen möchte, die über mein Budget hinausgehen, muss ich mir das von meinem® Vorgesetzten/GF genehmigen lassen. Hier bekommt das Conrolling ebenfalls eine Information, so dass das Budget und die Planung angepasst werden kann
Das wäre ja noch schöner, wenn mir ein Ärmelschoner operativ reinreden dürfte. Den hört man zu und wägt ihr Urteil ab, aber entscheiden tun die sicher nicht. Maximal der/die CFO, aber alles was ich im Rahmen meines verabschiedeten Budgets mache, geht die nix an.
Hoffe, das hilft.
Gruß
C.
Ja, ein wenig hat es geholfen.
Eben zur Verständnis: eine PO ist eine Purchase Order Nummer, quasi eine Bestellnummer, die die Marketingabteilung im idealden Fall bei der Bestellung dem Lieferanten mitteilen sollte, sodass dieser die PO auf seiner Rechnung vermeldet und die Finanzbuchhaltung bei Rechnungseingang die Rechnung ganz leicht dem Projekt und so dem Budget zuordnen kann.
Ich verstehe auf jeden Fall was du meinst mit „rein fuschen“ ich denke, es ist mal sinnvoll und mal weniger sinnvoll, wer das Budget verwaltet. In der Firma, in der ich schreibe, sind viele Praktikanten für das Erstellen vno den KVA’s zuständig, die mit dem Budget in der Hinsicht ja nicht viel zu tun haben. Zudem sind es viele Budgets die verwaltet werden müssen und gegebenfalls am Jahresende verschoben werden. Aber du hast recht, man könnte es sicherlich soweit hinabschrauben, als das man sagt, es wird monatlich drüber gesprochen und jährlich das Budget festgelegt.
man könnte es sicherlich soweit hinabschrauben, als das
man sagt, es wird monatlich drüber gesprochen und jährlich das
Budget festgelegt.
Ich weiss ehrlich gesagt nicht, worüber Du am Monatsende sprechen willst. es gibt einen Bericht (Excel Liste) in der mein Jahresbudget steht und wie ich mit meinen aktuellen Augaben im Plan liege. Geredet wird erst bei der neuen Planung und bei Ausgaben die ausserhalb des Budgets liegen. Solange ich mich in meinem genehmigten Rahmen bewege, hat keiner mitzureden. So einfach ist das und wenn ich eine purchase order haben will, dann erstellt mir das controlling eine und zwar ohne viel nachfragen. Jeder Budgetverantwortliche sollte ein Mindestmass an Freiheit haben und dieses Mindestmass ist sein genehmigtes Budget.
Gruß
C.
Ich kriege meine POs immer
Hallo
meine kommen immer direkt von der Salesabteilung. Allerdings sind die Firmen die mich belieferen (es handelt sich also um Lieferanten) sehr große Unternehmen im mittlereen oberen bereich…
5 von 10 senden POs.
Daniel
Moin!
Verstehe ich das richtig? Es geht um die Durchführung einer Marketingmaßnahme?
Wenn dem so ist, stimme ich Christoph - eingeschränkt um die Zeichnungsgrenzen - zu.
Budgets sind dazu da, dass sie vom Budgetverantwortlichen eigenmächtig innerhalb seiner Zeichnungsgrenzen ausgegeben werden dürfen.
Ist die Zeichnungsgrenze überschritten, dann muss ggf. der nächsthöhere Vorgesetzte zustimmen, das Controlling darf aber nur mitprotokollieren.
Das Controlling erhält normalerweise erst dann seine nicht unwesentliche Macht, wenn es um Budgetkürzungen oder -überschreitungen geht. Das ist dann aber kein operativer Prozess, sondern hat etwas mit der Steuerung des Unternehmens zu tun.
Die Verantwortung für die PO ist jetzt unternehmensabhängig. Hat das Unternehmen einen eigenständigen Einkauf, wird die PO vom Einkauf erstellt werden, wenn nicht, muss man sich halt selber drum kümmern, wenn man die notwendigen Befugnisse dafür hat. Nicht jeder in einem Unternehmen darf tatsächlich rechtsverbindliche Geschäfte nach außen abschließen, hierzu ist meist ein bestimmter Freigabeprozess bzw. eine bestimmte Kompetenz notwendig (und wenn es nur zwei Unterschriften sind, Unterschriftenregelung ist hier das Stichwort, i.A., i.V., ppa)
Grüße
Jürgen
Nur damit Du was zum Nachdenken hast, es geht ja nicht nur um Produktlieferungen.
Gerade in der IT wird ja viel bestellt, nämlich Change Requests von den Fachabteilungen.
Ein Unternehmen (ja, gibt’s echt) führt den Prozess so durch:
1 - Irgendwer von der Fachseite redet mit den sog. Inhouse-Consultants der IT, weil er etwas an einer Software ändern möchte
2 - Die helfen demjenigen dann erstmal, zu präzisieren was er überhaupt meint
3 - Die sagen ihm dann grob, was das Ganze kosten wird.
4 - Anhand deren Aussage entscheidet sich der fachseitige Kunde, ob er dieses Projekt wünscht.
5 - Fachseitig wird das Budget bei Finance beantragt
6 - Finance gibt das Budget frei
7 - Fachseite informiert die Architekten, dass das Projekt beginnt.
8 - Es wird ein Projektplan gemacht, die Aufgaben an die Entwicklungsabteilungen zugewiesen
9 - Die Entwicklungsabteilungen sehen die Zeitplanung des Inhouse Consultants und fangen an, entweder zu lachen (juhuu, 30 Manntage für zwei Zeilen Code!) oder zu weinen (50000 Zeilen Code, drei neue Server einrichten und vollständiger Test in 6 Stunden =???)
10 - Die gesamte Projektplanung wird revidiert
11 - Dem Kunden wird die neue Projektsituation mitgeteilt
12 - Wiederholung ab Schritt 2, manchmal 5-10 Zyklen, bevor ein realistischer Budgetplan existiert
13 - Anhand des Projektplans werden von den Teamleitern im internen Projektverwaltungstool Arbeitspakete erstellt
14 - Die Projektleitung prüft, ob die Arbeitspakete korrekt erstellt wurden
15 - Nicht korrekt erstellte Arbeitspakete werden gelöscht und Wiederholung ab 13
16 - Die Abteilungsleiter bestätigen die Arbeitspakete der Teamleiter
17 - Bei Nichtzufriedenheit der Abteilungsleiter Wiederholung ab Schritt 10.
18 - Die Buchhaltung erteilt Freigaben für die Arbeitspakete
19 - Bei Nichtzufriedenheit der Buchhaltung Wiederholung ab Schritt 10
20 - Die Arbeit kann beginnen…
So, und das passiert auch, wenn die Fachseite möchte, dass das „Anmelden“ Feld auf der Firmen-Homepage statt mit schwarzem Text in blauem Text dargestellt wird 
Hallo,
die Art und Weise, mit der hier über Themen wie Budgetierung,
Controlling, etc. gesprochen wird, zeigt mir, dass in diesem
Unternehmen die Kostenrechnung noch nicht sehr weit implementiert
sein kann. Vielleicht liegt es ja aber auch nur an einer unterschiedlichen Terminologie.
Wer erstellt denn die Budgets, die vielleicht besser mit dem
Begriff Kalkulationen beschrieben werden? Auf welcher Basis
wird denn das Budget erstellt? Aus dem Fenster schauen? „Das hatten
wir letztes Jahr, hat gepaßt, also nehmen wir die gleichen Ansätze
für dieses Jahr“? Wenn die Planung in diesem Unternehmen so abläuft,
dann viel Spaß.
Richtig wäre der Planungsablauf:
- Darstellung der Ist-Situation basierend auf aktuellem Datenmaterial
- Sorgfältige Analyse der Istsituation (Plausibilität, Buchungsfehler)
- Kritische Würdigung der Istsituation (welche Einflüsse waren nicht geplant?)
- Prognose der zukünftigen Einflüsse (auch z.B. externe Quellen nutzen)
- Berücksichtigung der Prognose bei der Planung
- Ständige Überprüfung der Planwerte an Hand einer mitlaufenden Ist-Berichterstattung, incl. sorgfältiger Abweichungsanalyse, etc.
Nur unter diesen Voraussetzungen ist eine seriöse Budgetierung
möglich.
Selbstverständlich ist mir aber auch bewußt, dass dies in vielen
Unternehmen nicht so gehandhabt wird. Allerdings erfüllt die dann
vorliegende Budgetierung nur Alibifunktion und kann eingespart werden.
Ein guter Controller wird in einem solchen Unternehmen relativ schnell
die Klamotten hinschmeißen und das Weite suchen.
Gruß
Joachim