Wie kann ich das Konto meiner WG am besten überprüfen?

Geld & Sparen Bank & Zahlungsverkehr
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Liebe/-r Experte/-in,

das ist mein erstes Mal, dass ich einen Experten anschreibe. Ich hoffe ich stoße nicht auf taube Ohren.

KURZFASSUNG:
Wie überprüfe ich am einfachsten die Einzahlungen meiner WG-Mitbewohner, ob sie mit den Soll-Beträgen (Telefonkostenanteil, Mieteanteil,…) übereinstimmen. Gibt es da ein allgemeines Verfahren oder ein Freewareprogramm, dass mich bei der Überprüfung des WG-Kontos unterstützt?

HINTERGRUND:
Ich wohne in einer Dreier-Wohngemeinschaft bin Hauptmieter (und auch der einzige Wirtschaftswissenschaftler) und kümmere mich darum um die Finanzen. Die Verwendungszwecke bestehen aus Miete, Nebenkosten, Telefonrechnung, Kontoführungsgebühren.
Ich bin mittlerweile sehr verzweifelt, weil es unheimlich aufwendig ist, zu überprüfen, ob jeder seinen Mietanteil gezahlt hat, den richtigen Betrag für seinen Telefonrechnungsanteil, Kontoführungsgebührenanteil usw.

In Rechnungswesen hab ich mal das Kontenrahmensystem gelernt. Also hab ich mir eine Exceltabelle erzeugt, mit einem Soll/Haben-Konto für jeden Mitbewohner. Im Soll habe ich immer eingetragen, was der zu zahlende Anteil des Mitbewohners ist und im Haben, was er überwiesen hat. Der Saldo hat mir dann immer gezeigt, ob er zu viel / zu wenig gezahlt hat.

In einem weiteren Excel-Konto habe ich dann die Ein-/Auszahlungen auf dem WG-Konto vermerkt (wie ein Kontoauszug). Diese werden dann auch mit der Summe der Einzahlungen der Mitbewohner verglichen, damit auffällt, wenn z.B. die überwiesenen Anteile an der Telefonrechnung nicht mit dem abgebuchten Betrag der Telefonrechnung überinstimmen.

Meine Mitbewohner sind leider nicht so zuverlässig, dass immer der richtige Betrag rechtzeitig überwiesen wird und so wird manchmal für 2 Monate Telefon überwiesen, manchmal zu viel und ich muss etwas zurück überweisen… Die Tabelle sieht jetzt, nach einem Jahr, so aus wie Kraut und Rüben. Zu schaffen machen mir vor allem die Beziehungen: Welches Geld war für was gedacht.

Wie Du siehst ist das ganz schön kompliziert geworden und die Pflege dieser Tabelle sehr aufwendig. Ich frage mich, ob das nicht einfacher geht, oder ob es Freeware-Programm gibt, die dafür gedacht sind.

Danke schon mal für Deine Zeit
Felix

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Lieber Felix,

ich fürchte, mit einer weiteren technischen Lösung kann ich Dir nicht dienen. Die mußt Du Dir wohl oder übel selbst einrichten. Abgesehen davon habe ich keine konkreten Erfahrungen mit Deinem Problem.

Ich kenne nur aus Erzählungen von Dritten, wie verschiedene Bau- und Handwerksunternehmer die gegenseitig ohne Rechnungen erbrachten Leistungen abrechnen: sie treffen sich monatlich zum sog. Spitzenausgleich in bar. Danach ist der jeweilige Monat Geschichte und keine Forderungen oder Verbindlichkeiten sind mehr gegeben.

Hier scheint mir auch ein Ansatz für Dein Problem zu sein:

  1. Eine konkret datierte monatliche Abrechnung (unter Anwesenden!), gut vorbereitet mit Belegen und klaren Forderungen diszipliniert alle Beteiligten und läßt den Berg unerledigter Probleme nicht anwachsen. Du solltest Dir auch vornehmen, diese Abrechnung in wenigen Minuten und nicht in mehr als einer halben Stunde mit den beiden abzuwickeln.
  2. Jede dieser Abrechnungen sollte einen Schlußstrich ziehen, zu einem Datum sollten alle Forderungen ausgeglichen sein (etwa letztes Monatsende). Auch das wirkt gegen finanzielle und emotionale Altlasten. Bargeldzahlungen gegen Quittung oder „Bezahlt“-Vermerk auf der persönlichen Abrechnung sollten nicht unmöglich sein.
  3. Deine Untermieter sollten unbedingt nachvollziehen können, was Du ihnen vorrechnest, aber nicht immer über Monate zurück, sondern betreffend den letzten Monat.
  4. Über allem sollte stehen: „Fasse Dich kurz!“, Wirtschaftswissenschaft ist kein Buch mit sieben Siegeln und keine Lizenz zum Bau von Labyrinthen.

Mit freundlichen Grüßen

Freedy