Zunächst einmal vorab folgender ganz wichtiger Hinweis: Es existiert nach wie vor das Gerücht, dass MS-Office grundsätzlich instabil sei, was sich in nicht mehr zu öffnenden oder zu bearbeitenden Dateien äußern würde. Fakt ist, dass dies zu den Anfangszeiten von WinWord durchaus mal ein Thema war, dass solche Dinge „aus dem Nichts heraus“ auftraten. Fakt ist auch, dass dieses Problem auch heute noch gelegentlich auftaucht, dann aber eine ganz klare Ursache hat, die man leicht abstellen kann: Man arbeite sich vorab richtig in seine zu verwendenden Werkzeuge ein, verstehe die damit möglichen Bearbeitungsfunktionen, und nutze diese so, wie sie vorgesehen sind, und konfiguriere sie für die eigenen Anforderungen einmalig und vor Beginn richtig.
D.h. man setze sich mit Absatzformaten, Nummerierungen, Verzeichnissen, … so auseinander, dass man vorab festlegt, wie was formatiert werden soll, und richtet diese Formatierungen dann so ein, wie man sich braucht. Und zwar so gut, dass man beim eigentlichen Arbeiten nur noch die Eingabetaste braucht, um einen neuen Standardabsatz zu erzeugen, und Überschriften, etc. so hinterlegt sind, dass man sie nur noch auswählen bzw. anklicken muss. Dann funktionieren Verzeichnisse auch mit einem Klick, …
Hintergrund abstürzender Office-Dokumente sind regelmäßig Anwender, die Office nicht ausreichend beherrschen, und von früh bis spät den ganzen lieben Tag lang gegen anders grundeingestellte Automatismen von Office anarbeiten, und dabei dann irgendwann ihre Dokumente so mit widersprüchlichen Formatangaben überfrachten, dass die dann tatsächlich irgendwann nicht mehr funktionieren.
Was die Datensicherheit angeht, ist eine Aufteilung auf mehrere Dokumente nicht ganz falsch, die hier genannte Zahl geht jedoch über übliche, sinnvolle Aufteilungen deutlich hinaus. Das birgt die Gefahr, den Überblick zu verlieren, und später Dinge inkonsistent zu haben, Teile zu vergessen, …
Der USB-Stick ist die schlechteste denkbare Variante einer Speicherung für wichtige Daten. Angesichts jeder Menge gratis Cloud-Angeboten, billiger tragbarer Festplatten, … bieten sich hier wirklich andere Varianten an.
Ganz wichtig, gerade vor dem Hintergrund mangelnder Office-Kenntnisse mit der Gefahr abstürzender Dokumente ist die Versionierung der Dateien, da man die Ursache für so einen Absturz ggf. zunächst unbemerkt setzt. D.h. pro Tag von wichtigen Dateien mindestens eine gesonderte Datei mit Tagesdatum anlegen, und so über die Zeit diverse Versionen ansammeln. So kann man notfalls wieder auf eine technisch noch einwandfreie Datei zurückgreifen, die dann zwar inhaltlich ggf. zwei Tage nachgeführt werden muss. Das ist aber immer noch besser, als wieder bei Null zu stehen. Da Speicherplatz billig ist, zudem alle Versionen auf möglichst viele Datenträger kopieren. Darunter insbesondere auch solche, auf die vom PC kein dauerhafter Zugriff besteht. Fängt man sich einen Verschlüsselungstrojaner ein, ist die dauerhaft am PC angesteckte Festplatte kein Sicherheitsgewinn, sondern wird im Zweifelsfall mit verschlüsselt!
