Wie kann ich eine Wust von Dokumeten händeln?

Computer: Software & Programmierung Software allgemein
#1

Liebe/-r Experte/-in,
ich bin vor wenigen Tagen bei einem Kunden gewesen.
Der hat als Hobby Schiffahrtsgeschichte.

Derzeit hat er ca. 80 pst Dateien bis zu 10 GB groß!!
RTfs, docs, pdfs, Bilder, text-Dateien, Excel-Dateien, works dateien usw.
Das ganze auf gut 70 Ordner verteilt auf einer normalen xp-Maschine.

Gesucht hat er bisher mit 2-3 Programmen (Emailserver irgendwas, Archivarius, Windows, Outlook).
Also kurz der absolute Wahnsinn.

Nun sucht er ein Programm, womit er den Dokumentenwust händeln kann. Natürlich kann ich sowas auch individuell programmieren mit php und mysql. Auch ein Wiki hatte ich mir überlegt. Nur will er das Ganze auch Filtern können. Und das wird schwierig.

  
  
  
Es geht um Folgendes:  
  
Ich möchte zu einzelnen Themen Daten, Fotos, E-Mails usw. in einem Thema zusammen fassen und z.B. erst einmal sammeln bevor jeweils ein fertiger Volltext mit Fotos und ggf. Dokumenten erschaffen werden kann oder wird.  
Habe im Moment z. B. das Thema Binnenlazarettschiffe   
Wunsch ist es   
  
A. eine Einzelsortierung in Gebieten.  
  
Also Schelde, Memel, Haff, Rhein, Oder usw.  
  
Also bei Donau z.B. von   
  
ALEXANDER I,  
bis   
VOJVODA MISIC  
  
Kleine Datenmaske mit Namen, Daten und Besitzer welche sich alphabetisch selbst sortiert  
  
unter dieser Maske dann eben ein große Feld zum eingeben von Einzeldaten, Emails usw.  
sowie vor allen Dingen für die jeweiligen Fotos mit Begleittext.

Selber Programmieren geht natürlich. Nur mit dem Funktionsumfang liegt der geschätzte Aufwand bei gut 1 Woche. Und rd. 3000 € für nen Hobby…

Online wäre ideal, weils dann auch gesichert wird , unabhängig ist, die Daten zentral sind. Export dann einfach via pdf.

Gibt es sowas nicht in ähnlicher Form für andere Projekte, zB Autos oder Häuser?
Oder vielleicht gibts da irgendwo nen tauglichen Webdienst.

Danke für eure Hinweise!

#2

Hallo Oliver,

sorry. Keine Ahnung.

LG, Andreas

#3

Hallo,

also grundsätzlich klingt das nach einer ganz klassischen DMS-Lösung, da PST-Dateien dabei sind allerdings mit Emailarchivierung.

Rein von der Beschreibung der Anforderungen würde ich windream für prädestiniert halten, da windream das bisherige Verfahren so ähnlich abbilden würde, allerdings die Suche extrem erleichtern würde und vor allem volle DMS-Funktionalitäten wie Versionierung, Indexierung etc. mit sich bringt. Da windream ordnerbasiert arbeitet und das Ein- und Auschecken von Dateien im Hintergrund läuft, dürfte das perfekt sein.

Was die Kosten betrifft: Man muss es mal von der Seite sehen: wer Segelflug als Hobby hat, muss in einen Flieger investieren, wer Ferraris sammelt, zahlt dafür nicht gerade wenig, Briefmarken können auch ein Heidengeld kosten, Modellbahnen ebenfalls und was die Fotoausrüstung meiner Frau gekostet hat, willst Du gar nicht wissen. Was ich damit sagen will: dein Kunde braucht halt ein Werkzeug, um sein Hobby optimal ausleben zu können. Will er das vernünftig tun, muss er bereit sein, dafür Geld in die Hand nehmen. Ist er das nicht, hak das Thema ab, sonst eierst Du dir nen Wolf. Schließlich und letztendlich hast Du ein Gewerbe wie andere auch und ganz ehrlich: beim Klempner zahlst Du auch die Leistung, die er für dich bringt.

Vom Selbstentwickeln würde ich dir übrigens dringend abraten, dieses Thema ist ein ziemlicher Moloch. Mal abgesehen davon, dass es wirklich schicke Lösungen mit einem viel größeren Leistungsumfang gibt, die dann auch noch günstiger sind, gerade bei Archiv- und Dokumentenmanagementlösungen kommt eine Anforderung zur nächsten und Du bist ganz schnell bei einem Vielfachen von 5 Manntagen. Mal unter IT-Pfarrerstöchtern: wenn dein Kunde dann auch noch aus der Nachbarschaft kommt mit den klassischen Sprüchen: „Kerl, hömma, dat kannze doch noch eben mit einbauen, gib dir auch 'n Bierchen“… ich muss nicht weiter ausführen, oder?:wink:)) Das kann zur Lebensaufgabe werden.

Also: setz dich mal mit windream in Verbindung, die Einstiegspreise gehen da, vielleicht haben die auch irgendeinen Hostingpartner (finde die Idee ja gut) oder zu letzterem: lass den Kunden einen Server in der Cloud mieten, Angebote gibt es doch ohne Ende:smile:

Berichte bitte mal hier weiter von den Ergebnissen.

Viele Grüße

Mönsterlönder

#4

Hallo Oliver,
da muss ich leider passen. Ich kenne mich aus mit „großen“ professionellen Dokumentenmanagement-Systemen, die schon rein vom Preis her für Hobby-Anwendungen ausfallen.
Tut mir leid …
Ich hoffe, andere haben bessere Tipps, und wünsche Dir vire Erfolg!

Wolfgang

#5

Hallo Oliver Eikel,

diese Aufgabe würde ich jeder x-beliebigen Archivierungssoftware als Standard-Funktion abverlangen.
Am Schnellsten mit einer selbstgestrickten MS-Server-umgebung a la Sharepoint und ein paar selbstgestrickten Abfragen. Sicherung automatisieren und fertig.

Den gössten Aufwand hat eh der Anwender, denn er muss die Dokumente einzeln klassifizieren, wenn die Schlagwoorte nicht teil der Texte oder Bildheader sind.

Viel Erfolg
AB

#6

Guten Morgen,

zu Ihrer Frage
„Gibt es sowas nicht in ähnlicher Form für andere Projekte, zB Autos oder Häuser?
Oder vielleicht gibts da irgendwo nen tauglichen Webdienst.“ kann ich leider nichts sagen.

Ansonsten würde ich Ihrem Kunden empfehlen, ein DMS zu nutzen, es gibt ja einige DMS als Freeware.

Gruß

UD

#7

Hallo!

Nach der Beschreibung erscheint mir das Problem nur mit einer Archivierungssoftware lösbar. Gemeint ist hier Software für historische Archive. Dort werden Dokumente (Archivalien) unter verschiedenen Merkmalen geführt. Eine Kirche findet man so z. B. unter „Stadtbildprägendes Gebäude“ + „Sakralbau“ usw. Für allgem. Dokumente wäre ein DMS die richtige Wahl.

Bei mir in Westfalen nutzten wohl die meisten Archive die Software „Augias-Archiv“ (www.augias.de). Eine Übersicht findet man bei Wikipedia unter dem Stichtwort „Archivsoftware“.

In Verbindung mit einem Dokumentenmanagement biete ich von der Fa. Hans Held die Software REGISAFE an, die um das Ergänzungsmodule „Archivverwaltung“ erweitert werden kann. Damit ist dann auch der ganze Schriftverkehr zu diesem Thema sauber und geordnet ablegbar. Sie www.hans-held.de > HELD > Media Download > Archivverwaltung.

Es gibt wohl auch einige Open-Office-Anwendungen. Darüber habe ich keinen Überblick.

Wolfgang Sagemerten

#8

Trotzdem Danke für Deine superschnelle Antwort!
Schönes Woichenende!

#9

Hi ,
danke für Deine superschnelle Antwort!
Windream schaue ich mir mal an.
Von clouds bin ich derzeit noch kein Freund, weil die meisten extrem langsam sind. Selbst die Telekomiker und Ihr mediencenter bieten 4-5 kb/s (bei theoretischen 125 kb/s).

Gruß
Oliver

#10

Trotzdem Danke für Deine superschnelle Antwort!

Gruß
Oliver

#11

Hi,
jede x-beliebige…
Kennst Du eine vernünftige Archivierungssoftware?
Versprechen tun die alle viel und wenn man beim Hersteller nachfragt, hat man erstmal den cvertriebler am Telefon und die versprechen einem meistens die eierlegende Wollmilchsau. :wink:

Gruß
Oliver

#12

Hallo,
irgendwelche Erfahrungen mit einem Produkt?
Freeware ist natürlich super, aber wenns nachher nicht läuft…

Gruß

Oliver Eikel

#13

Hallo,
danke für die superschnelle Antwort.
Hm, ich denke, dass Software für

historische Archive es zuiemlich genau trifft.

Ich schau es mir mal an.

Gruß
Oliver

#14

Hi Oliver,

klar, gerne doch:smile:))

Zur Cloud, bzw. hosted server: Du darfst natürlich nicht vergessen, dass Du bei reinen Dokumenten i. d. R. nicht so wirklich riesige Datenmengen hin- und herschickst, insofern ist das nicht das große Problem.

Wir machen im Prinzip hier ähnliches, allerdings bezogen auf den Rechnungsworkflow in Unternehmen (schau doch mal auf www.docubizz.de). Unsere Kunden scannen ihre Rechnungen, schicken die per FTP zu uns ins Rechenzentrum, wir holen uns regelmäßig Stammdaten aus den ERP-Systemen der Kunden (versand ebenfalls per FTP) und die Kunden haben zur Abzeichnung und Kontierung einen Java-Client, der die Belegbilder und Information in Echtzeit aus unserem RZ in Dänemark anzeigt. Funktioniert sogar auf den Färöer-Inseln, solange das Seekabel nicht mal wieder gerissen ist:wink:))

Aber ansonsten: ggfs. kannste ihm auch einfach einen SQL-Server in den Keller stellen, da dürfte eigentlich doch auch die kostenlose Variante von Microsoft ausreichen…

Lass weiter hören, was ihr macht, OK?

Viele Grüße

Rainer

#15

Versuche es hier einmal:
http://www.softguide.de/software/archivierung
Die meisten Programme im Demo-Modus
oder z.B. magellan-software.de ==> SpyView for Windows

#16

Hallo,

nein, ich habe keine Erfahrungen mit diesen Produkten.
Einfach mal gucken was es so gibt und dann nach Erfahrungsberichten dazu suchen.

Gruß

UD

#17

Hi,
das Ganze hat sich wohl erledigt. ;(
War heute noch da. Kaspersky hatte sich verabschiedet und musste neu drauf. Lief also 1-.2 Wochen ohne AV.
Dann war der Aktivierungscode nicht ausgedruckt.
Liegt irgendwo im Outlook…
Outlook gestartet…
Fehler in pst-Datei… Repariere
Tausend Sachen installiert, halb de-installiert. Drüber installiert. Passwörter nicht da. („Emailpasswort? Welches Emailpasswort? hatte ich nie. Ich geh da nur auf Outlook und starte das.“)
Ereignisanzeige voller Fehler Archivarius bringt 26000 Ergebnisse bei der Testsuche nach Karl, davon 50 in ein und der selben pst-Datei…

Also gut Kuh vom Eis plattmachen. Sauber neu installieren und seriöse Lösung fürs dms drauf.
"Nein nein Nein habe ich schon so oft gemacht und neu 3 Wochen…

„DMS? Aber nur wenn Sie mir garantieren können…“
„Fragen sie die hotline.“
„Nein, Nein Nein, das kann ich doch gar nicht als laie. Sie sind der Fachmann.“
„Wie jetzt soll ich mich stundenlang mit der hotline rumschlagen?“
„Verbuchen Sie es unter Erfahrung für den nächsten Kunden.“

Mitnehmen des Recdhners und mal nach Virebn scannen lassen ist auch nicht.
Also denke ich, dass wars.In dem Fall besser einen Kunden weniger… :frowning:(

#18

Moin Oliver,

ja, ja… was soll ich dazu sagen:wink:)) Das sind so Kunden, die einem doch richtig den Tag versüßen und uns die Gewißheit geben, dass wir im richtigen Job sind:wink:)))

Nee, aber Spaß beiseite: sofern dir dieser Kunde nicht auch noch übel hinterherredet (… weil, er ist ja nicht Schuld:wink:)), kannste wirklich froh sein, dass Du ihn los bist. Die Zeit, die Du da verschwendest kannte definitiv sinnvoller einsetzen:smile:))

Viele Grüße

Rainer