Wie kann man Barauszahlungen verbuchen ?

Unser Verkehrsverbund in Karlsruhe setzt sich aus mehreren Institutionen zusammen ( www.kvv.de ; www.vbk.info und www.avg.info ).
Die Mehrleistungen von unseren Eisenbahnführern bei der AVG werden entweder über ein Freizeitkonto geregelt oder bei Bedarf auch durch zusätzliche Auszahlung bei der monatl. Gehaltsabrechnung.
Meine Frage: Wenn man im Krankheitsfalle Ersatzfahrer, die am besagten Arbeitstag normalerweise frei hätten,für diese Zusatz-Dienste heranzieht, gibt es da buchhalterisch in der Hauptverwaltung eine Möglichkeit, diese zusätzlichen Dienstleistungen gleich sich netto und in bar vor Ort ausbezahlen zu lassen gegen Quittung mit Unterschrift? Und wenn ja, wie kann ein Buchhalter dies dann offiziell und legal verbuchen ? Viele meinen, so etwas würde nicht gehen bzw. funktionieren, ich bin da aber einer anderer Auffassung. Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg !!!
Dies soll letzt endlich zur Motivation für die Mitarbeiter und Kollegen als auch dem Firmen-und Kundeninteresse dienen, denn mein Spruch lautet: „Nur Bares ist Wahres“ !!!
Danke vorab.
LG Peter