Au weia, da haben Sie aber ein Problem! Ich darf davon ausgehen, daß diese Aushilfe keine Lohnsteuerkarte vorlegen muß, sondern pauschal versteuert wird? Wenn dem so ist, dann wird ja auch eine Sozialvers.-Melung fällig, gelle!? Was haben Sie denn da angegeben? Ich habe in solch einem Fall Vorname xxx und Nachname „UNBEKANNT“ eingegeben etc was zur Folge hatte, daß die Krankenkasse GANZ SCHNELL auf dem Plan war (aber Sie haben Ihrer Pflicht genüge getan). Ansonsten müssen Sie diese Aushilfe aus derPaushalversteuerung heraus nehmen, Sterklasse VI verpassen, bei der AOK pflichtversichern und die dadurch entstehenden Überzahlungen am nächsten Lohn kürzen ! Freuen Sie sich auf die nächsten Prüfungen…
Wenn Sie die Zettel vernichten, dann haben Sie ungedeckte Leistungen (Lohn) und sind in derselben Klemme… Sie tun sich und dem AG keinen Gefallen, wenn Sie die Papiere nicht bis zur Lohnabrechnung haben und auf Gutglauben handeln. Das ist fahrlässig und der AG kann Sie abmahnen, da Sie den Schverhalt kennen müssen! Verlangen Sie einen Kopie der Lohnsteuerkarte (wenn nötig) oder sorgen Sie dafür, daß Sie den AN mit seinen Stammdaten entsprechend umsteuern! Unsachgemäße Sachbearbeitung kann Sie den Job und ein entsprechendes Zeugnis kosten. Der richtige Weg in dieser desolaten Situation wäre:
- dem AG beichten
- den AN umsteuern
- die Überzahlungen einstellen (und notalls in Dubiose ausbuchen, wenn der AN nicht mehr kommt).
Nur dann sind Sie „sauber“. Ach ja: Sie kennen die Aufbewahrungsfristen?
Auszug der IHK:
Verlängerung der steuerlichen und handelsrechtlichen
Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
1999 hat der Gesetzgeber gegen den massiven Widerstand der IHK-Organisation die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von sechs auf zehn Jahre verlängert.
Buchungsbelege sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Sie sind die Grundlage der Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen. Soweit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen, müssen die dazugehörigen Belege nunmehr 10 Jahre aufbewahrt werden.
Je nach Art des Geschäftsvorfalls sind davon vor allem folgende Belege betroffen:
Rechnungen bzw. Rechnungskopien, Lieferscheine, Auftragszettel, Lohn- und Gehaltslisten, Lohnabrechnungen, Vertragsurkunden, Zahlungsanweisungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Wechsel, Schecks, Buchungsanweisungen, Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen, Jahresabschlusslisten, Reisekostenabrechnungen, Bescheide über Steuern, Gebühren und Beiträge, Kommissionslisten, Konnossemente, Werkstattabrechnungen, Ursprungsbelege (Preislisten, Kontrollzettel), Saldenlisten oder –bestätigungen, Zinsrechnungen, Belastungs- und Gutschriftsnoten, Aktennotizen, Protokolle, Prüfungsberichte und Eigenbelege, selbst wenn diese nur als Unterlage für eine Stornobuchung dienen.
Außer den Buchungsbelegen sind v.a. auch folgende Unterlagen grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren:
Bücher und Aufzeichnungen,
Inventare,
Jahresabschlüsse,
Lageberichte,
die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Dagegen müssen die folgenden Unterlagen grundsätzlich nur 6 Jahre aufbewahrt werden:
empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Um Platz zu sparen, dürfen alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen - mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz - auf Datenträgern gespeichert werden. Auch in diesem Fall muss sicher gestellt sein, dass die Daten tatsächlich zehn Jahre lesbar sind (für bestimmte Zolldokumente gelten Sonderregelungen).
