Hallo, ich möchte in Word 2000 ein Feld einfügen, mit dem die Ausdrucke automatisch fortlaufend nummeriert werden, z.B. für Gutscheine, die eine eindeutige Nummer erhalten sollen. Bisher habe ich nach jedem Ausdruck die Nummer von Hand geändert.
Gibt es in Word dafür eine Möglichkeit?
Vielen Dank im Voraus!
Moin,
das müsste mit ‚Feldern‘ und entsprechendem Feldbefehl gehen.
Guck mal hier:
http://www.karin-schmitt.de/feld6.html
erfolg…lux
Hi pollux,
ich bin da nicht Deiner Meinung. Der Anfrager will, daß die Ausdrucke numeriert werden, nicht die Textteile eines Dokuments.
Ich bin eher der Auffassung, daß das nur mit der Serienbrieffunktion zu lösen ist. Und zwar möglicherweise so:
Ich würde die Steuerdatei in Excel erstellen, weil man da mit der AutoAusfüllen-Funktion einen Startwert eingeben kann, den man mit der Maus zu beliebigen Endwerten ziehen kann. In Word ließe sich das zwar auch realisieren (über {AutoNr}), aber viel unbequemer.
HTH.
Markus
Hallo Markus,
genauso ist es. Die Nummern sollen jedes Jahr immer wieder mit 001 beginnen, und zwar nach diesem Schema: 001-2010, 002-2010, 003-2010 usw. Natürlich soll auch die Möglichkeit bestehen, den Startwert von Hand einzutragen, falls ein Ausdruck mal daneben gegangen ist.
Wie sieht es eigentlich mit der Fuktion „RevNum“ aus?
Vielen Dank für die schnellen Antworten.
Gruß, Matze
Hallo Matze,
auch die Jahreszahl würde ich in Excel packen. Dann aber so, daß man ein Tabellenblatt für jedes Jahr hat. Wenn das Blatt nicht mehr können soll als nur die Gutschein-Nummern auswerfen, reicht folgender Eintrag
2010-001
den Du am Ausfüllkästchen nach unten ziehst. Excel inkrementiert automatisch (hab’s grad nochmal ausprobiert).
Als Kaufmann würde ich persönlich aber auf diesem Tabellenblatt bei den Gutschein-Nummern eintragen, welcher Gutschein eingelöst wurde. Damit könnte ich sehen, wieviel ich in diesem Jahr über die Gutscheine ausgereicht habe. Deshalb schlug ich auch für jedes Jahr ein eigenes Tabellenblatt vor.
Am Jahresende verbindest Du die Word-Serienbriefdatei mit dem Excel-Tabellenblatt für’s nächste Jahr (weil Du ja keine Gutscheine mehr für’s abgelaufene Jahr drucken willst).
Die weiteren Informationen zu den Gutschein-Nummern hast Du dann entsprechend Deinem Geschäftsjahr auf dem entsprechenden Tabellenblatt und brauchst diese nur zu summieren.
* * *
Die Funktion {RevNum} ist wieder eine Feldfunktion. Sie gibt die Überarbeitungsnummer des Word-Dokuments an, wie Du sie unter Datei - Eigenschaften: Registerkarte Statistik unter Version auslesen kannst.
Das ist ein Feature, das ich noch nie benutzt habe. Rein gefühlsmäßig (d.h. intuitiv) ist es mir total fremd (wenn ich Dokumente in mehreren Versionen erstelle, weiß ich selbst, welche Version was ist, oder notiere es einfach; dazu brauche ich keine Word-Funktion).
Ich habe das Gefühl, daß dieses Feature eher programmiert ist für große amerikanische Rechtsanwaltskanzleien. Nach meiner Berufserfahrung ist das Procedere dort so, daß jede Version eines Dokuments von einem Kreis von verschiedenen Personen (die nicht am gleichen Ort sind) „verabschiedet“ werden muß. Zu Dokumentationszwecken gibt es daher eine Versionverwaltung und damit das entsprechende Feld.
Für Dein Problem ist das Feature m.E. nicht geeignet: klickst Du versehentlich zweimal auf Speichern, ist die RevNum um zwei erhöht, obwohl Du sie nur um eins erhöhen wolltest. So was ist zu unsicher.
Sicherer ist die Lösung mit der Excel-Tabelle. Und falls mal ein Ausdruck danebengeht: Extras - Seriendruck: Datensätze auswählen: vno 99 bis 99, wenn der 99. Gutschein danebengegangen sit.
Gruß
M.
Hallo Markus,
Vielen Dank für die Antworten.
Hatte zwar auf eine etwas einfachere und komfortablere Möglichkeit gehofft, aber dies scheint die einzig machbare zu sein. Trotzdem muss man bei deiner Methode aufpassen, dass nicht versehentlich zweimal die selbe Gutschein-Nr. ausgedruckt wird (es handelt sich im übrigen um Geschenkgutscheine, die käuflich erworben werden können), da ich die Gutscheine ja nur auf Wunsch ausdrucke und nicht auf Vorrat. Wenn ich das Word-Dokument mit dem Gutschein erneut öffne, wird ja auch die Datenquelle neu eingelesen und die beginnt ja wieder bei 1.
Deshalb suchte ich ja nach einer Funktion, die nach jedem Druck die Nr. um 1 erhöht und in der Datei speichert, damit sie beim nächsten Öffnen des Dokuments zur Verfügung steht und nicht jedesmal von Hand geändert werden muss.
Hallo Matze70,
wir sind hier an einer verdeckten konzeptuellen Diskussion. Was Du möchtest, ist eine fertige Software-Lösung (deren Anforderungen Du nur stückchenweise beschrieben hast). Was ich Dir vorschlug, war (wie fast alles, was ich rate) eine Mischung aus Workaround und Lösung.
Durch Deinen letzten Post haben sich die Prämissen wieder verändert. Ich sehe allerdings dennoch keinen Grund, von meiner vorgeschlagenen Lösung prinzipiell abzuweichen.
Zudem scheinst Du den Vorschlag, zu jedem verkauften Gutschein den Verkauf zu erfassen, gar nicht berücksichtigt zu haben. Deshalb erscheint mit als einfachste Lösung:
Wenn Du so vorgehst, beginnt der nächste Ausdruck des Serienbriefs bei der neuesten Nummer.
HTH.
M.
Hallo Markus,
Vielen Dank, ich glaube, genauso werde ich es auch machen. Es scheint für mich die praktikabelste Lösung zu sein. Meine anfängliche Frage ist damit hinreichend beantwortet.
Mfg,
Matze