Word 2003 .dot für .docs übernehmen, aber wie?

Computer: Software & Programmierung Office Software
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guten Morgen,

ich soll aus verschiedenen Texten ein Buch machen, wobei ich vom Verlag eine Formatvorlage als Muster.dot bekam. Wie stelle ich es an, dass alle andere normalen Dateien mit .doc diese Formatvorlagen bekommen?
(dass ich zB eine Überschrift in einer .doc Datei markiere und rechts die Überschriftenformatvorlagen von der .dot Datei habe)

Ich verstehe die Abhängigkeiten nicht ganz zwischen Formatvorlagen und „normalen“ Dateien und deren Unterschied zu Dokumentenvorlagen, und in welcher Reihenfolge das gemacht werden muss, dass die docs die Formate der .dot bekommen.

Am Ende sollen halt alle Texte die gleiche Formatierung (Art der Überschriften, Abstände etc) haben, wie das Muster.dot vom Verlag.
Kann mir da vielleicht jemand helfen bitte?
Das wäre echt nett …

Wir benutzen word 2003 auf Windows XP.

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Hallo yavanna

ich soll aus verschiedenen Texten ein Buch machen, wobei ich
vom Verlag eine Formatvorlage als Muster.dot bekam. Wie stelle
ich es an, dass alle andere normalen Dateien mit .doc diese
Formatvorlagen bekommen?
(dass ich zB eine Überschrift in einer .doc Datei markiere und
rechts die Überschriftenformatvorlagen von der .dot Datei
habe)

Den einzelnen Doc-Dateien kann man via „Formatvorlagen Organisieren“ die Formate in der Muster.dot des Verlages aufdrücken. Da der Effekt auf die Dokumente recht dramtisch sein kann hier nur mit einer Sicherheitskopie der Doc-Dateien arbeiten!
Schrittfolge beschrieben für Word97, sollte aber bei 2003 nicht dramatisch anders sein:

  1. Auf Basis der Muster.dot in Word ein neues Dokument anlegen/öffnen
  2. Menü Format–>Formatvorlage…
  3. Hier jetzt den Button „Organisieren“ anklicken
  4. Register „Formatvorlagen“ wählen
  5. Links unter „Formatvorlagen verfügbar in“ die „Muster.dot“ wählen
  6. Rechts „Datei schließen“ klicken, Text wechselt in „Datei öffnen“ und Liste wird leer
  7. „Datei Öffnen“ klicken und Doc-Datei wählen
    Rechts werden jetzt die in der Doc-Datei vorhandenen Formatvorlagen angezeigt.
  8. Im linken Listenfenster alle Formatvorlagen der Muster.dot markieren
  9. den Kopieren-Button klicken
  10. Im nachfolgenden Warn-Dialog „alle“ wählen
  11. Button „Datei schließen“
  12. Warn-Dialog Speichern mit „Ja“ bestätigen

In der Doc-Datei sind jetzt alle Formatvorlagen der Muster.Dot vorhanden. Gleichnamige Formatvorlagen sind überschrieben und entsprechend formatierte Textteile entsprechen bereits dem Muster.
Die Schritte 7 bis 12 jetzt für alle Doc-Dateien wiederholen.

Jetzt beginnt die Handarbeit in den einzelnen Doc-Dateien. Noch nicht korrekt formatierten Textteilen müssen die passenden Formatvorlagen der Muster.dot zugewiesen werden.
Zum Schluss sollten noch alle selbstkreierten Formatvorlagen, die nicht zur Muster.dot gehören gelöscht werden. Es kann auch sein, dass bestimmte Zusatzformate - wie einzelne Wörter Fett oder so weggebügelt wurden und wieder hergestellt werden müssen. Meist muss man die gewünschten Formate an Hand einer Papiervorlage des Origanals aufbereiten.

Zum Schluss kann man dann die Texte aus den Doc-Dateien in eine Datei basieren auf Muster.dot kopieren. Dann stimmen auch die Einstellungen für Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen etc. Falls in den Doc-Dateien mit mehren Abschnitten und wechselnden Einstellungen für Seitenränder/Kopf-Fußzeilen etc. gearbeitet wird, dann sollte man diese Abschnittswechsel vor dem kopieren löschen oder man muß die Texte der einzelnen Abschnitte -ohne die Abschnittsmarkierung!!!- kopieren, da sonst der Seitenaufbau vom Muster geändert wird.

Ich verstehe die Abhängigkeiten nicht ganz zwischen
Formatvorlagen und „normalen“ Dateien und deren Unterschied zu
Dokumentenvorlagen, und in welcher Reihenfolge das gemacht
werden muss, dass die docs die Formate der .dot bekommen.

Die Dokumentvorlagen (dot) enthalten alle Formatvorlagen und Seiteneinstellungen die im Dokument verwendet werden sollen, zusätzlich können auch Makros integriert sein. Wird ein Dokument auf Basis einer Dot neu angelegt, dann übernimmt das Dokument alle dies Einstellungen von der Vorlage und ist danach weitestgehend unabhängig von der Vorlage. Je nach Einstellung werden ggf. Änderungen an den Formatvorlagen aus dem Dokument in die Vorlage zurückgeschrieben - sollte man aber möglichst nicht machen!.

Für ein einheitliches Dokumenten-Aussehen wird üblicherweise zunächst die Dokumentvorlage mit allen Formaten und Einstellungen erstellt. Will man nachträglich ein bereits erstelltes Dokument in diesen einheitlichen Look zwingen, so kann dies einiges an Nacharbeit bedeuten.

Gruß
Franz

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Hallo Franz,

ganz vielen herzlichen Dank für die ausführliche Hilfe :smile:

Die Schritte 1-12 hab ich gestern auch mehrfach gemacht, nur dass es teilweise nicht funktioniert hat, trotz Datei öffnen/schliessen und den umkopierten Formaten hatte die Zieldatei die Formate der Muster.dot nicht.
Nachdem ich word dann geschlossen und wieder geöffnet hatte, bekam ich sie.

Eine Frage hätte ich noch, was genau bedeutet „auf Basis der Muster.dot ein neues Dokument anlegen/öffnen“ ?
Ich bin zum Schluss hingegangen und habe die Muster.dot geöffnet und mit „speichern unter“ als .doc abgespeichert.
Aber jedesmal wenn ich jetzt was speichere, fragt mich word, ob ich es auch in die .dot speichern will, und das will ich natürlich nicht.

Wie macht man ein neues Dokument „auf Basis“ einer Vorlage?

Nochmals vielen Dank für die ausführliche Antwort :smile:

Liebe Grüsse,
Yavanna

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ist damit einfach "Datei - neu - Vorlagen - auf meinem Computer - Muster.dot auswählen - gemeint?

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Hallo Yavanna,

Eine Frage hätte ich noch, was genau bedeutet „auf Basis der
Muster.dot ein neues Dokument anlegen/öffnen“ ?

Dokumentvorlagen werden von Word in besonderen Verzeichnissen verwaltet. Es gibt ein Verzeichnis für lokal gespeicherte Vorlagen (standardmässig C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen und seine Unterverzeichnisse oder ähnlich) und ein Verzeichnis für Gruppenvorlagen. Hier kann man z.B. ein Verzeichnis in einem Netzwerk festlegen, so dass mehrere Anwender auf die gleichen Dokumentvorlagen zugreifen können. Unter Extras-Optionen-Register Dateiablage kann man die Verzeichnisse einsehen/festlegen.

Ich bin zum Schluss hingegangen und habe die Muster.dot
geöffnet und mit „speichern unter“ als .doc abgespeichert.

Das sollte man nicht machen. Word (zumindest die ältere Version97) will die Dateien auch immer im Vorlagenordner speichern und behandelt so ein Dokument trotz doc-Endung weiter als Vorlagedatei.

Aber jedesmal wenn ich jetzt was speichere, fragt mich word,
ob ich es auch in die .dot speichern will, und das will ich
natürlich nicht.

Ob bzw. wie man diese Meldung in Word 2003 unterdrücken kann weiß ich nicht, evtl. ist es eine Einstellung unter Optionen. Word will dann Änderungen an Formateinstellungen aus dem Dokument in die Vorlage zurückschreiben. Dies ist aber im Allgemeinen nicht erwünscht.

Wie macht man ein neues Dokument „auf Basis“ einer Vorlage?

Verschiebe/Kopiere mit dem Windows-Explorer die Dokumentvorlage-Datei (hier Muster.dot) in das Verzeichnis in dem Word seine Dokumentvorlagen ablegt/verwaltet. Aktiviere am Besten unter Eigenschaften auch den Schreibschutz für die Datei, um versehntiches Ändern der Datei zu verhindern.

Wähle in Word über Menü Datei–>Neu im nachfolgenden Dialog (unter Word 2003 muß man meines Wissen dann zusätzlich „Vorlagen auf lokalem Rechner“ oder so ähnlich wählen) die Vorlagen-Datei aus und erstelle mit OK ein neues Dokument. Word erstellt dann das neue Dokument mit einem vorläufigen Dateinamen (VorlageName + Zählnummer)

Herzliche Grüße
Franz

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ist damit einfach "Datei - neu - Vorlagen - auf meinem
Computer - Muster.dot auswählen - gemeint?

Ja, vorher muss du nur die Muster.dot in den Vorlagenordner kopieren.

Weiteres siehe Antwort zu vorherigen Fragen

Gruß
Franz

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Vielen vielen Dank für die nette und ausführliche Hilfe :smile:)