Hallo!
Ich möchte ein Zentraldokument als Serienbrief erstellen, wobei die Filialdokumente dynamisch eingebunden werden sollen, d.h. abhängig von bestimmten Feldern der Datenquelle sollen unterschiedliche Filialdokumente eingebunden werden bzw. bestimmte Dokumente NICHT eingebunden werden.
Ist es überhaupt möglich, das mit der Word-Funktion für Zentraldokumente zu machen, oder geht das ganze vielleicht nur über Makros…?
Vielen Dank schonmal!
Nina
Hallo Nina,
Ich möchte ein Zentraldokument als Serienbrief erstellen,
wobei die Filialdokumente dynamisch eingebunden werden sollen,
d.h. abhängig von bestimmten Feldern der Datenquelle sollen
unterschiedliche Filialdokumente eingebunden werden bzw.
bestimmte Dokumente NICHT eingebunden werden.
Ist es überhaupt möglich, das mit der Word-Funktion für
Zentraldokumente zu machen, oder geht das ganze vielleicht nur
über Makros…?
Mit dem Zentraldokument wird es nicht funktionieren, zumindest habe ich es unter Word97 nicht hinbekommen. Im Seriendruck werden dann nur die Hyperlinks gedruckt, aber nicht die zugehörigen Dokumente.
Der einfachere Weg, der eigentlich für deinen Anwendungsfall auch funktionieren sollte, ist der, die verschiedenen Dokumente abhängig von den Variablen über das Feld „EINFÜGENTEXT“ einzubetten oder auch nicht.
Die Feldfunktion sieht dann etwa so aus:
{ WENN { SERIENDRUCKFELD Feld1 } = „X“ { EINFÜGENTEXT „C:\Eigene Dateien\Dokumente\Beiträge_WWW\Beispiel2.doc“ * FORMATVERBINDEN } „“ }
Die gescheiften Klammern muß du natürlich alle über die Feldfunktion erzeugen.
Gruß
Franz
INCLUDETEXT - Formatierung (Word 2003)
Hallo Franz,
vielen Dank für die Antwort - das klappt ja recht gut, v.a., nachdem ich kapiert habe, dass man das MERGEFORMAT (bzw. FORMATVERBINDEN) löschen muss, damit das Format der Quelldatei beibehalten wird.
Nun tut Word aber komische Sachen… Ich möchte gern im Hauptdokument der Übersichtlichkeit halber immer den Befehl der Feldfunktion und nicht den „Inhalt“ angezeigt haben. Nachdem ich einmal den Seriendruck in einer neuen Datei erstellt habe, schaltet Word das aber automatisch um auf den Inhalt. Wenn ich auf „Feldfunktion ein/aus“ klicke, sind die Befehle zwar da, aber so formatiert wie die erste Zeile im Unterdokument - sieht halt nicht grad schön aus.
Wenn ich dann einfach nur auf „Standard“ zurückformatiere, wird dann merkwürdigerweise auch das MERGEFORMAT automatisch wieder eingefügt, und das soll auf keinen Fall passieren. Kann man dieses komische Verhalten von Word wohl irgendwie abstellen?
(Ich hoffe, ich habe mich jetzt nicht zu konfus ausgedrückt…)
Grüße
Nina
Hallo Nina,
vielen Dank für die Antwort - das klappt ja recht gut, v.a.,
nachdem ich kapiert habe, dass man das MERGEFORMAT (bzw.
FORMATVERBINDEN) löschen muss, damit das Format der Quelldatei
beibehalten wird.
An diesen Schalter für das Feld hatte ich garnicht gedacht.
Nun tut Word aber komische Sachen…
[…]
Diese „komischen“ Sachen kann man Word scheinbar nicht abgewöhnen. Sieht übrigens besonders übel aus, wenn die 1. Zeile im einzufügenden Text das Format „Überschrift1“ hat.
Einziger Ausweg, wenn das vom Textaufbau nach dem Einfügen im Seriendokument möglich ist:
Als erste Zeile in den einzufügenden Texten jeweils eine Leerzeile einfügen und in dem Format formartieren, das du für die Feldfunktionen gerne hättest.
Gruß
Franz
Hallo Franz!
Als erste Zeile in den einzufügenden Texten jeweils eine
Leerzeile einfügen und in dem Format formartieren, das du für
die Feldfunktionen gerne hättest.
Hm, ja, aber so ideal ist das ja auch nicht 
.
Viel schlimmer finde ich auch das automatische Einfügen von MERGEFORMAT, wenn man nur irgendwas an der Formatierung ändert. Bei großen Dokumenten ist es ja nicht wirklich praktisch, das ständig manuell zu löschen oder zumindest zu gucken, ob alles noch richtig ist.
Deshalb habe ich heute versucht, ein „Reparatur-Makro“ zu schreiben, dass alle MERGEFORMATS aus den Feldfunktionen löscht, aber das läuft leider noch nicht… Du hast nicht zufälligerweise ein solches Makro auf Lager? 
Grüße
Nina
Hallo Nina,
Deshalb habe ich heute versucht, ein „Reparatur-Makro“ zu
schreiben, dass alle MERGEFORMATS aus den Feldfunktionen
löscht, aber das läuft leider noch nicht… Du hast nicht
zufälligerweise ein solches Makro auf Lager?
Auf Lager hab ich so ein Makro zufällig nicht. Ich hatte aber aber schon mal etwas ähnliches gemacht. Da ging es um das Ersetzen des Verzeichnisses von EXCEL-Dateinamen in Verknüpfungsfeldern. Ich habe das jetzt mal für deinen Fall umgestrickt.
Sub FORMATVERBINDEN\_loeschen()
' Den Feldern "EINFÜGENTEXT" wird das Format "Standard zugewiesen und der Text
' " \* FORMATVERBINDEN " wird entfernt.
' Makro erstellt am 19.08.05 von FCS
' Für die Englische Wordversion müssen "EINFÜGENTEXT" und "FORMATVERBINDEN" durch
' die entsprechenden Englischen Befehle ersetzt werden.
'
Selection.HomeKey Unit:=wdStory
' Feldfunktionen anzeigen
If ActiveWindow.View.ShowFieldCodes = False Then
ActiveWindow.View.ShowFieldCodes = True
End If
x = 0
On Error GoTo NichtsGefunden
Do
' zum nächsten Feld EINFÜGENTEXT springen
Selection.GoTo What:=wdGoToField, Which:=wdGoToNext, Count:=1, Name:= \_
"EINFÜGENTEXT"
' Feld EINFÜGENTEXT markieren und Format "Standard" zuweisen
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Standard")
' Text " \* FORMATVERBINDEN " in dem Feld suchen und entfernen
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.ClearFormatting
.Text = " \* FORMATVERBINDEN "
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindStop
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
x = x + 1
Loop Until Selection.End = ActiveDocument.Content.End - 1 Or x = 10000 'Abfangen Endlosschleife
NichtsGefunden:
Selection.HomeKey Unit:=wdStory
End Sub
Gruß
Franz
Hallo Franz,
vielen Dank für die Hilfe.
Nach längerem Rumprobieren hat sich für mich allerdings rausgestellt, dass die ganze Geschichte mit INCLUDETEXT nie wirklich stabil läuft und dauernd aus unerfindlichen Gründen neue Probleme auftreten, so dass ich die Sache nun auf andere Weise zu lösen versuche.
Grüße
Nina