Word Formatvorlagen - alle auswählen

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Hallo zusammen!

Ich benutze Word 2003 SP3 unter Win7 und XP.

Im Bereich „Formatvorlagen und Formatierung“ gibt es eine hilfreiche Funktion im Dropdown-Menü zu der Formatvorlage, der Menüpunkt „Alle auswählen“.

Merkwürdig nur, dieser Menüpunkt funktioniert nicht immer. Oft bekomme ich nur angezeigt: „Alle auswählen: Derzeit nicht benutzt“. Der Menüpunkt ist ausgegraut.

Ich kann nicht erkennen wovon es abhängt ob diese Funktion angezeigt wird oder nicht. Der naheliegende Verdacht, daß diese Anzeige nur bei Formatvorlagen kommt, die im Dokument nicht benutzt wurden stimmt aber definitiv nicht.

Danke für jeden Tipp
Conrad

#2

Hi,

ich benutze Word2002 unter Win7/64. Dort finde ich den von Dir erwähnten Kontextmenübefehl nicht, aber eine Schaltfläche „Alle markieren“ (unter dem Dropdown mit der aktuell eingestellten Formatvorlage - nachfolgend „FV“).

Wenn diese Schaltfläche das gleiche macht wie Dein Kontextmenübefehl, frage ich mich: warum willst Du denn jedes Auftreten einer FV im Dokument auswählen?

Wenn ich ein Dokument erstelle, weise ich dem Eingabetext standardmäßig eine FV (z.B. „Bf Abs“, „Brief Absatz“) zu. Brauche ich davon abweichende Formatierung, nehme ich eine auf dem Standard basierende FV (z.B. „Bf Abs Nr“, „Brief Absatz numerierte Aufzählung“ oder „Bf Abs Str“, „Brief Absatz Strichaufzählung“).

Wenn ich nachsehen will, ob alle entsprechenden Textpassagen die spezialisierte FV schon erhalten haben, ändere ich einfach die Schriftfarbe der spezialisierten FV auf rot. Das erlaubt die Kontrolle sogar in der Seitenansicht.

Den Befehl „Alle markieren“ brauche ich deshalb nicht.

HTH.

Markus

#3

Danke Markus!

Die Schaltfläche habe ich auch, sie scheint von der Funktion her identisch mit dem Kontext-Menü-Befehl zu sein.

Wenn diese Schaltfläche das gleiche macht wie Dein
Kontextmenübefehl, frage ich mich: warum willst Du denn jedes
Auftreten einer FV im Dokument auswählen?

Für Kontrollen oder Ersetzugn mit einer anderen FV (z.B. will ich alle Absätzs mit der FV abc durch die FV xyz ersetzen.)

Wenn ich ein Dokument erstelle,

Mein Problem ist, daß die Dokumente, die ich bearbeiten muss, oft gar nicht von mir erstellt wurden. Da herrscht oft ein furchbares Chaos was die FV betrifft …

Wenn ich nachsehen will, ob alle entsprechenden Textpassagen
die spezialisierte FV schon erhalten haben, ändere ich einfach
die Schriftfarbe der spezialisierten FV auf rot. Das erlaubt
die Kontrolle sogar in der Seitenansicht.

Das Problem ist nur: Wenn die Absätze manuell nachbearbeitet wurden und die tatsächliche Formatierung nix mehr mit der Definition in der FV zu tun hat, dann werden Änderungen an der FV oft gar nicht auf die Absätze übertragen. Außerdem, der o.g. Ersetzen-Prozess wird mit einem solchen Workaround ziemlich lang …

Den Befehl „Alle markieren“ brauche ich deshalb nicht.

Tja - Du Glücklicher mußt wohl nur Dokumente bearbeiten, die Du selber sauber formatierst hast :frowning:(

Herzlichst
Conrad

#4

Hi,

auf die Gefahr hin, offene Türen einzurennen:

Für Kontrollen oder Ersetzugn mit einer anderen FV (z.B. will ich alle Absätzs mit der FV abc durch die FV xyz ersetzen.)

Da bietet sich an:

  • Bearbeiten > Ersetzen
  • Schaltfläche Erweitern
    Cursor steht im Suchen-Feld - leer lassen
  • Schaltfläche Format
  • zweiter Eintrag von unten: Formatvorlage
  • FV abc auswählen
    Cursor ins Ersetzen-Feld - auch leer lassen
  • Schaltfläche Format
  • zweiter Eintrag von unten: Formatvorlage
  • FV xyz auswählen
    Alle ersetzen.
    Kurzfassung: Alt+b e Alt+r Alt+f f a[solange drücken, bis FV abc ausgewählt ist] Enter Tab Alt+f f x[solange drücken, bis FV abc ausgewählt ist] Enter Alt+a (kann ich schon im Schlaf…)

Mein Problem ist, daß die Dokumente, die ich bearbeiten muss, oft gar nicht von mir erstellt wurden. Da herrscht oft ein furchbares Chaos was die FV betrifft …

Da bietet sich an:

  • Alt+F8 für Extras > Makro
  • Alt+o für Schaltfläche Organisieren
  • Strh+BildAb für Registerkarte Formatvorlagen
    Cursor steht dann netterweise schon in der Liste vom aktuellen Dokument.
    Wenn Du eine FV löschst, nimmt der Text die FV Standard an. Dann kannst Du ihn neu formatieren. In diesem Dialog kannst Du gleich den ganzen Müll auf einmal auswählen.

Das Problem ist nur: Wenn die Absätze manuell nachbearbeitet wurden und die tatsächliche Formatierung nix mehr mit der Definition in der FV zu tun hat, dann werden Änderungen an der FV oft gar nicht auf die Absätze übertragen.

Da bietet sich an:

  • Strg+a für alles markieren
  • Strg+q, um die Markierung auf die zugrundeliegenden Absatz-FV zurückzusetzen. Zeichen-FV werden davon nicht betroffen.
    Da gibt’s dann
  • Strg+Leertaste für Zurücksetzen des Zeichenformats der Markierung auf das Format der Absatz-FV.
    Vorsicht: Zeichen-FV gehen dabei verloren! Also ein zweischneidiges Schwert, das aber durchaus sinnvoll eingesetzt werden kann.

Tja - Du Glücklicher mußt wohl nur Dokumente bearbeiten, die Du selber sauber formatierst hast :frowning:(

Nee, nicht immer. Manchmal kriege ich ganz furchtbar vermurkste Großdateien (meist Abschlußarbeiten, in denen ich sinnlose Abschnittswechsel entfernen, die Fußnotennumerierung reparieren, gebrochener Links reparieren, Querverweise und Verzeichnisse neu erstellen muß - und das ganze auch noch kurz vor dem Abgabetermin).
Mein Ansatz dabei ist: ich mache alle direkten Formatierungen weg und ersetze sie durch Formatvorlagen. Dann „funktioniert“ jedes Dokument auch einwandfrei. Wenn ich 'was übersehen habe, wird’s der Auftraggeber mir schon sagen, denn ich versuche, mich in seine Wünsche einzudenken und dies während der ganzen Arbeit durchzuhalten.
Meistens merkt er’s aber gar nicht, denn ich arbeite inhaltlich und tue dann auch nur die Formatierungen wieder rein, die logisch sind. Aber nicht weitersagen!

In diesem Sinne

Markus

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#5

Danke Markus,

das sind ja eine Reihe guter Tipps. Habe mir das für nächste Woche auf WV gelegt - dann stehen wieder Word-Bearbeitungen an.

Nichtsdestotrotz würde mich interessieren warum „alle auswählen“ mal funzt und mal nicht. Ich finde die Funktion auf jeden Fall praktisch und nutze sie oft - wenn sie denn zur Verfügung steht …

Alles Gute
Conrad

#6

Hi,

Nichtsdestotrotz würde mich interessieren warum „alle auswählen“ mal funzt und mal nicht.

Ich weiß nix, aber die Antwort könnte schon in Deiner Problembeschreibung stecken: die harte/direkte Formatierung war so umfangreich, daß Word in der Liste der Absätze zwar noch die Zuordnung zur ursprünglichen FV hat, aber der Befehl sie nicht mehr erkennt, weil er nicht nur diese Liste abarbeitet.

Ich finde die Funktion auf jeden Fall praktisch und nutze sie oft - wenn sie denn zur Verfügung steht …

Wundert mich zwar (denn in den Fällen, die sie am meisten nötig haben, versagt sie anscheinend ja), aber dann benutze sie doch auch weiter. Es ist mein persönliches Ding, wenn ich sage, daß diese Funktion mir nicht gefällt. Danach brauchst Du Dich nicht zu richten.

HTH.

Markus

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#7

Hallo Markus,

für den Fall, daß auch Du diese Funktion doch einmal vermissen solltest:

Die Option „Alle Instanzen auswählen“ wird erst verfügbar, wenn in Extras - Optionen - Bearbeiten die Option „Formatierung mitverfolgen“ aktiviert wird.

aus http://www.office-loesung.de/ftopic108321_0_0_asc.php

Nichtsdestotrotz aber noch mal herzlichen Dank für Deine anderen guten Tipps!

Conrad

#8

Hallo Conrad,

vielen Dank für Deinen Hinweis. Ich werde ihn nicht brauchen: ich formatiere meine Dokumente grundsätzlich nur mit Formatvorlagen (Absatz- und Zeichen-FV) und ersetze in fremden Dokumenten, die ich bearbeiten soll, jegliche harte Formatierung ebenfalls durch Formatvorlagen. Das klingt zunächst komisch. Es verhilft aber implizit zu einem guten Druckbild.

Beim Layout gilt stets: weniger ist mehr. Wer die totale Kontrolle über sein Dokument hat, will den Leser auch damit fesseln. Der Leser ist aber ein Gewohnheitstier, der sich zwar in neue Layouts einlesen kann, aber irritiert reagiert, wenn innerhalb eines Dokuments das Formatierungskonzept inkonsistent wird. Insofern trägt die Fixierung auf Formatvorlagen zur Einhaltung eines Formatierungskonzepts bei: bevor man eine neue Formatvorlage erstellt, überlegt man sich, ob man nicht eine bestehende nutzen kann.

Daher ignoriere ich auch das „Formatierung mitverfolgen“. Meine Dokumente haben ein in sich stimmiges Konzept. Das Konzept selbst mag nicht jedem gefallen. Aber es wird immer von der ersten bis zur letzten Seite durchgehalten. Weil Leser bspw. von Zeitschriften genau das gewohnt sind, wird mein Layout auch immer als professionell und gut lesbar empfunden. Auch wenn Schriftart und Zeilenabstand nicht gefallen.

Auf die Frage, warum ich überhaupt ein Formatierungskonzept habe, lautet meine einfachste Antwort: „Das Auge ißt mit.“ Man braucht sich ja auch nur zu überlegen, warum große Firmen viel Geld für die Gestaltung von Formularen ausgeben. Das geht so weit, daß der WDR sich sogar eine eigene Schrift für seine Korrespondenz hat erstellen lassen.

In diesem Sinne wünsche ich Dir frohe Festtage.

Markus