Grüss dich, Martin
Deine Frage tönt für mich wie ein typischer Fall von Seriendokument. Das heisst, du fügst an verschiedenen Stellen des Dokumentes Seriendruckfelder ein, deren Inhalt in einer Serienbrief-Datenquelle erfasst wird und jedes Mal identisch wiedergegeben wird. In Word 2010 wird dies über Sendungen - Seriendruck starten ausgelöst.
Willst du dagegen dezidiert nicht mit Serienbriefen arbeiten, würde ich das Problem mit Querverweisen zu lösen versuchen, d.h. die an verschiedenen Stellen platzierten Querverweise müssten dann immer auf den gleichen Begriff vwerweisen. In Office 2010 kommst du also u.U. mit Verweise - Beschriftungen - Querverweis ans Ziel.
Gruss
Philipp