Word INCLUDETEXT

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Hallo an alle Word-Wissenden,

Ich bin auf der Suche nach einer Möglichkeit, eine Dokument-Vorlage (.dot) in Word (für 2003 bzw. 2007) so zu erstellen, dass jeder Mitarbeiter unserer Einrichtung im Kopfbogen seine Daten zu stehen hat, wenn er ein neues Dokument erstellt. Das sind die üblichen Felder wie Bearbeiter, Mein Zeichen, Durchwahl etc. Am einfachsten wäre das ja sicherlich mit dem Einfügen der Benutzerdaten-Felder zu machen. Da ich aber mehr Infos brauche als drei, reicht mir das nicht. Nun habe ich an eine Serienbrieflösung gedacht. Diese kommt aber auch nicht in Frage, weil die Mitarbeiter alle selbst wieder Serienbriefe erstellen – und soweit ich weiß, kann die Seriendruckfunktion in Word nicht mit zwei verschiedenen Datenquellen arbeiten. Nun habe ich das Feld INCLUDETEXT benutzt. Dazu habe ich eine kleine Word-Tabelle erstellt und sie mit Textmarken versehen, welche ich dann in der .dot auslesen lasse. Das funktioniert auch ganz gut, nur die Aktualisierung bei den jeweiligen Mitarbeitern haut nicht hin.

Weiß jemand woran das liegt oder gar einen eleganteren Weg, dieses Problem zu lösen?

Herzlichen Dank,
dynja

#2

hallo

also, ich würde eher mit dokumentvariablen arbeiten. die kann man in der dokumentvorlage abspeichern. allerdings muss man sich per makro selbst eine verwaltungsmaske basteln, da word standardmässig keine möglichkeit bietet, auf die variablen zuzugreifen.

das kann man durchaus auch zentral verwalten: sofern die initialen in den benutzerinformationen eindeutig sind, kann man die als suchschlüssel in einer tabelle verwenden. ein kleines makro könnte die daten aus einer zentralen tabelle automatisch in eine lokale dokumentvorlage umkopieren. die daten könnten dann von allen dokumenten, die auf dieser dokumentvorlage basieren, verwendet werden.

andere möglichkeit: es gibt in der dokumentvorlage mehrere textbausteine (autotexte), deren name den initialen aus der benutzerinfo entspricht. über das autotext-feld kann dann dynamisch auf basis der initialen der richtige textbaustein eingbaut werden. allerdings werden die textbausteine wieder nur über die dokumentvorlage verwaltet. geht ev. wenn man mit arbeitsgruppenvorlagen arbeitet (also zentral verwaltete dokumentvorlagen).

was natürlich immer geht: ein makro, dass auf knopfdruck die daten von einem zentralen bestand holt und an eine bestimmte position im dokument schreibt. dann klappt die befüllung halt nicht schon beim anlegen des dokuments automatisch sondern man muss halt extra auf irgendeinen knopf drücken.

die frage ist hat, ob du erfahrung mit makros hast oder nicht.

das includetext-feld ist meiner erfahrung nach sehr mühsam in der verwendung. wie du selber schon festgestellt hast, ist es nicht immer möglich, das feld richtig zu aktualisieren. v.a. bei serienbriefen machen includetext-felder gerne stress (die werden nämlich VOR dem runtermischen aktualisiert und dann in normalen text umgewandelt).

lg
erwin