Arbeitsbeginn, Arbeitsende, eventuelle Pausen – wer sich bei Zeiterfassung viel Mühe sparen möchte kann sich hierfür ein einfaches Excel-Blatt anlegen.
Wenn man Zeiträume erfassen möchte, etwa um sich einen Überblick über die eigenen täglichen Arbeitszeiten zu verschaffen, kann man das ganz einfach mit Hilfe einer Excel-Tabelle tun. Für ein einfaches Zeitenkonto ist dabei noch nicht einmal eine komplizierte Formel notwendig. Viel wichtiger ist hierbei die richtige Formatierung der Zellen.
Zeiterfassungstabelle in Excel anlegen
In unserem Beispiel benötigen wir fünf Zellen. Am linken Rand halten wir das jeweilige Datum fest, für das die Arbeitszeit berechnet werden soll. Diese Spalte dient in erster Linie der eigenen Übersicht. In den weiteren Spalten sollen für den jeweiligen Tag die Uhrzeit des Arbeitsbeginns sowie des Arbeitsendes festgehalten werden. In einer weiteren Spalte notieren wir die Pausen, die wir ebenfalls von der Gesamtarbeitszeit wollen. In der letzten Spalte soll Excel schließlich die effektive Arbeitszeit des Tages ausgeben.
Fangen wir mit dem Datum an. Sagen wir, der erste Arbeitstag ist am 1. Dezember 2014. Geben wir also ganz einfach in die erste Zelle „Erster-Zwölfter-zwanzigvierzehn“ ein. Diese Spalte soll unsere Datumsspalte werden. Das sollten wir aus Gründen der Übersichtlichkeit entsprechend kennzeichnen. Mit einem Klick auf den oberen Spaltenrand wählen wir die gesamte Spalte aus. Klicken wir mit der rechten Maustaste in die Markierung, und wählen dort „Zellen formatieren“. In der nun erscheinenden Übersicht können wir bestimmen, in was für einem Zahlenformat die Werte, die in dieser Spalte stehen, ausgegeben werden sollen. Wir möchten hier das jeweilige Datum stehen haben, also wählen wir unter „Kategorie“ die Option „Datum“.
Excel-Tabelle passend formatieren
Excel bietet uns nun mehrere Varianten an, in was für einer Form das Datum angezeigt werden kann. Für unser Beispiel ist der zweite Eintrag von oben besonders interessant: Hiermit teilt uns Excel zum jeweiligen Termin gleich auch mit, um was für einen Wochentag es sich dabei handelt. Praktisch, denn so können wir auf einem Blick sehen, an welchen Tagen Wochenende ist. Klicken wir also diese Option an, und bestätigen das Format mit Klick auf OK.
Nicht erschrecken, wenn die formatierte Zelle scheinbar komplett mit Rauten gefüllt ist – Excel gibt uns damit zu verstehen, dass der Inhalt eine breitere Zelle benötigt, um vollständig angezeigt zu werden! Verbreitern wir diese also, indem wir am oberen Spaltenrand den Mauszeiger in den Zwischenraum zwischen den Spalten legen, und diesen mit gedrückter Maustaste nach rechts verschieben. Übrigens, per Doppelklick in diesen Zwischenraum vergrößert Excel die Spalte automatisch so weit, dass der komplette Zeileninhalt darin Platz hat.
Wir müssen jetzt nicht alle Daten für den Monat einzeln eingeben. Die restlichen Monatstage kann man mit Excel auch schnell auffüllen. Wir markieren die Zelle mit unserem ersten Datum einfach per Mausklick. Im unteren rechten Eck der Markierung befindet sich ein kleiner grüner Punkt. Fahren wir mit dem Mauszeiger darauf, verwandelt sich der Cursor in ein kleines, schwarzes Kreuz. Nun halten wir die linke Maustaste gedrückt, und ziehen die Maus nach unten. Sobald wir die Maustaste wieder loslassen, füllt Excel die so markierten Zellen automatisch mit aufsteigenden Werten auf – in diesem Fall die weiteren Monatstage.
Formeln für die Zeiterfassung in Excel
Soviel zum Datum. Kommen wir zur eigentlichen Zeiterfassung. In den Feldern „Beginn“, „Ende“, „Pause“ und „Arbeitszeit“ sollen jeweils Zeitangaben stehen. Das müssen wir auch entsprechend Formatieren. Wir wählen also die zugehörigen Spalten mit gedrückter Maustaste am oberen Spaltenrand aus, rufen wie zuvor beschrieben die Formatierungsvorgaben auf, und wählen im Feld Kategorie die Vorgabe „Uhrzeit“ aus. Wie die Darstellung hier gewählt wird bleibt jedem selbst überlassen. Wir benötigen für dieses Beispiel eigentlich nur eine Anzeige der Stunden und Minuten, es genügt also die zweite Auswahl von oben.
Haben wir die Spalten entsprechend formatiert, ist das eigentliche Anlegen der Zeiterfassungsformel ganz einfach. Die gesamte Arbeitszeit ist der Zeitraum zwischen Beginn und Ende abzüglich der Pausen. Mit anderen Worten: Vom Wert im Feld Ende ziehen wir erst den Wert im Feld Beginn ab, und subtrahieren dann nochmal den Zeitraum, der im Feld Pause erfasst ist. Die Formel, die wir also unter Arbeitszeit in F4 eingeben müssen, lautet =D4-C4-E4 .
Jetzt können wir Anfangs-, End- und Pausenzeit eingeben, und Excel berechnet automatisch den Zeitraum der effektiven Arbeitszeit.
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