Zugriff auf dienstliches E-Mail-Konto

Internet E-Mail
#1

Liebe/-r Experte/-in,

aufgrund eines Firmenzusammenschlusses erhalten wir neue Arbeitsverträge. Dort ist unter anderem geregelt, dass ich zitiere:

„Im FAlle einer längeren Abwesenheit, z. B. Krankheit, Urlaub, kann sein Vertreter sich zur Überprüfung der E-Mails unter dem Namen des Abwesenden einloggen.
Hierzu wird das Passwort auf Anforderung durch die IT-Abteilung geändert. Der Vertreter hat daher bei der Rückkehr den Betroffenen darüber zu unterrichten. In diesem Fall erhält der Vertreter Zugriff auf alle E-Mails des Abwesenden, auch auf die Privaten, da dies technisch nicht unterschieden werden kann.“

Dazu die Infos:

  • Wir dürfen private Mails auf das dienstliche E-Mail-Konto bekommen.
  • Im Urlaubsfall wird ein Abwesenheitsassistent mit einer Weiterleitung der E-Mails eingerichtet.

Nun meine Frage: Ist dieser Absatz überhaupt zulässig?

Vielen Dank für Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Alexandra Wittenbrink

#2

Sehr geehrte Fr. Wittenbrink,

die Transparenz, die mit dieser Regelung verbunden ist, verdient Anerkennung. Trotzdem unterliegen die privaten mails dem Fernmeldegeheimnis. Eine Lösung wäre die Einrichtung von privaten Accounts. Andererseits ist der Arbeitgeber nicht verpflichet, seine technische Ausstattung zu privatem Gebrauch zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die Regelung beschwert, sollten Sie keine privaten mails auf Ihren Arbeitsplatz adressieren lassen. Was sagt denn Ihr Datenschutzbeauftragter dazu? Haben Sie ihn schon eingeschaltet??
www.mvr-datenschutz.de

#3

Hallo,

um die Antwort gleich einmal vorwegzunehmen, der o. g. Absatz ist aus mehreren Gründen unzulässig. Dies wird wie folgt begründet:

Grundsätzlich hat nur der Betroffene Zugriff auf sein Benutzerkonto. Er ist es auch, der für alle Handlungen, die mit diesem Konto getätigt wurden verantwortlich ist. Im Netzwerk werden verschiedenste Handlungen durch den Administrator dokumentiert. Das Mitbenutzen des eigenen Kontos würde den Betroffenen automatisch für fremde Handlungen mitverantwortlich machen.

Zudem teilen der Betroffene und der Vertreter meist nicht komplett dieselben Zugriffsrechte auf Dateien im Netzwerk. Deswegen würde hier ein weiterer unautorisierter Zugriff stattfinden.

Sollte der Arbeitgeber dem Empfang privater E-Mails im Firmen-E-Mail Account zugestimmt haben, so ist auch die Vertraulichkeit im Sinne des Arbeitnehmerdatenschutzes zu gewährleisten. Über die Einsicht in private E-Mails entscheidet ausschließlich der Betroffene.

Die Funktion für das Zurücksetzen des Kennwortes ist für den Fall gedacht, dass der Betroffenen dieses vergisst, um administrative Arbeiten zu erledigen oder Strafverfolgungsbehörden Zugang zu gewähren. Die Informationspflicht den Betroffenen vom Zurücksetzen des Kennwortes zu unterrichten, liegt zudem beim Systemadministrator bzw. beim IT-Sicherheitsbeauftragten.

Für die Abwesenheit eines Mitarbeiters können im Exchange Server Regeln definiert werden, die nur bestimmte Nachrichten an das Postfach eines Vertreters weiterleiten. Der Zugriff zum Windows-Account des Betroffenen ist hierfür nicht notwendig.

Mit besten Grüßen

Eric Zaschke
Datenschutzbeauftragter

#4

Hallo Frau Wittenbrink,

ich bitte meine verspätete Antwort zu entschuldigen.

Die Rechtslage ist - wie so oft auf diesem Gebiet - alles andere als eindeutig.

Hier ein Link, in dem sich mit dieser Problematik auseinander gesetzt wird:

https://www.bfdi.bund.de/bfdi_forum/archive/index.ph…

Was ich nicht ganz verstehe: Sie schreiben

„Im Urlaubsfall wird ein Abwesenheitsassistent mit einer
Weiterleitung der E-Mails eingerichtet“

Die heißt doch, daß auch die privaten Mail weitergeleitet werden, oder?

Eine saubere Lösung wäre es, den Mitarbeitern die Nutzung anderer (privater) Mail-Adressen (Zugriff per Internet auf z.B. Freemailer) zu gestatten.

mfg

tf