Bestandsermittlung

Wissenschaft Mathematik
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Ich habe leider kein anderes Forumsthema gefunden, deswegen mal hier.

Ich arbeite in einem Schüttgut-Handel (Sand, Kies usw) und muß die Inventur machen. Ich bin aber Quereinsteiger und mache das, was man mir sagt, was ich machen soll :slight_smile:

Nun ist es jedes Jahr ein Dilemma, dass die Abschlusszahlen “nicht stimmen”.

Also wir nehmen die einzelnen Schüttgut-Lager auf und ermitteln den Bestand. Ich suche die letzte Rechnung heraus und nehme den EK als EK. Dadurch ergibt sich eine Bestands-Summe.

Am Ende wird alles zusammengerechnet und es ergibt sich dadurch der Gesamtwert der Lagerware.

Verglichen wird dies mit einer Monatlichen Bestandsaufnahme. Dabei gibt es jedes Jahr ein großes Hin und her, weil der vorhandene Wert nicht dem “berechneten” entspricht. Wir sind dann Tagelang damit beschäftigt diese Werte irgendwie auszugleichen.

In Eigenregie habe ich mittlerweile eine Rückwirkende Liste der Bestände erstellt, die jedes Jahr auch Zugekaufte wie verkaufte Ware gegenüberstellt. So sieht man sehr gut und recht zuverlässig, wo es große Defiziete gibt - und das wohlige Gefühl, wenn die Zahl stimmt :slight_smile:

Nun “fehlen” aber wieder 100.000 Euro und ich frage mich, ob ich da wirklich irgendwo einen Fehler haben kann.

Der “erstrebenswerte Betrag” wird wie gesagt monatlich ermittelt. Da werden Verkaufte und Zukauf des Monats in die Liste eingetragen. Dazu steht ein fester Faktor zu (der wohl den Gewinn (“Delta”?) entspricht)

Nun Berechnet (in Euro) die Tabelle wie folgt:

Verkauf * Faktor/100

Nun wird der Bestand des Vormonats minus Bestand aktueller Monat (die Berechnung, die ich zuvor genannt habe) Plus der Zukauf.

Dies ergibt dann den aktuellen Bestand und diesen Wert müssen wir dann mit unseren Waren erreichen.

Wie gesagt, das passt nie, ständig fehlen einige Tausend Euro.

Mir fehlt einfach das Verständnis dafür und ich frage mich, ob man das überhaupt so rechnen kann? Wir haben zum Beispiel auch Dienstleistungen, wie Verpackungszuschläge oder Mindermengenzuschläge, die in dem Sinne gar keinen Einkauf haben, aber trotzdem in den Verkauf einfließen.

Dazu kommen auch mal Aktionen, wo wir sehr viel Material günstig einkaufen und sofort teuer weiterverkaufen können. Weiterhin “irritiert” mich, dass immer nur die letzte Rechnung als EK-Preis hergenommen wird. Bei manchen Produkten schwankt der EK aber stark.

Da frage ich mich, ob man das am Ende überhaupt so “grob” rechnen kann?

Vielleicht hat ja jemand Ahnung davon, damit ich diesen Fehler vielleicht endlich mal beheben kann.

Vielen Dank

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Hi,

ich bin nicht vom Fach, aber selbst ich erkenne, dass du Äpfel mit Glühbirnen vergleichst und auch Begriffe durcheinander bringst. Außerdem hast du schon selbst erkannt:

Das geht schon mal gar nicht.

Ja, einfach in der Art der Berechnung, also kein Rechenfehler an sich.

Ganz knapp: Computer (ChatGPT) sagt „nein“. :joy:

Erstmal die Frage: Machst du „Inventur“ nur auf Grundlage der Ein- und Ausgangsrechnungen, oder hast du die Möglichkeit, den tatsächlichen Bestand zu ermitteln? Normalerweise fängt eine Inventur damit an, dass das, was physisch da ist, gezählt, gemessen oder gewogen wird. Beim Recherchieren bin ich auf diesen Dienstleistungsanbieter gestoßen: Schüttgut Inventur - Sachtleben Technology GmbH, aber keine Ahnung, was er für Preise hat, ob ihr euch den leisten könnt oder wollt, und ob und wenn ja welche Alternativen es dazu gibt.

Je nach Antwort können wir dann weitersehen.

Gruß
Christa

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Vorab: Ich kenne nur die Inventur stückweise bestimmbarer Ware. Mit Schüttgut hatte ich noch nichts zu tun.

An deinen Ausführungen fällt mir auf, dass Du anscheinend die Vergleiche auf dem Warenwert durchführst. Es ist aber sinnvoll, dze Inventuraufnahme und die Prüfung der Korrektheit auf Mengenebene durchzuführen. Erst wenn das passt, macht die Warenwertbestimmung Sinn.

Daher: Sind die Differenzen auf Gewichtsebene auch so?

Die Preisermittlung ist so scheinbar auch nicht gesetzeskonform.

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Ja, doch wir errechnen jeden Artikel. Aber die Leute vor Ort sind da auch nicht wirklich motiviert und können auch nicht wirklich räumlich denken. Das ist alles schon sehr schwer. Deswegen habe ich ja mal angefangen die ganzen Daten zu erfassen um den Bestand auch quer zu rechnen, ob die Zählung theoretisch möglich ist.

Aber das hilft am Ende nicht, wenn die Gesamtsumme des Bestandes nicht übereinstimmt. Der Chef hat es mir gerade noch mal erklärt und wir gehören einer großen Kette an, da sollte man ja meinen, dass die vorgegebene Berechnung schon äußerst durchdacht ist…

Aber wenn wir beide nicht vom Fach sind, kommen wir so auch nicht weiter :smiley:

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Wie wird das Schüttgut gelagert? Wenn Du die tatsächliche Menge erfassen willst, musst Du ein Aufmass machen.

Das muss nicht zwangsläufig stimmen. Da gibt es Schwund, Fehler, die durchgeschleppt werden usw.

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Kann man, ist aber halt falsch und auch nicht im Sinne ordnungsmäßiger Buchführung sowie des HGB. Der Fehler liegt dabei nicht in der Inventur, sondern in der unterjährigen Vorgehensweise. Willkürlich irgendeinen Preis als Bewertungsgrundlage heranzuziehen, führt zu ganz vielem, nur nicht zu einem richtigen Ergebnis.

Es gibt sogenannte Verbrauchsfolgeverfahren - bspw. Fifo (First in - First out), Lifo (Last in-First out) - und den gleitenden Durchschnitt. Die Verfahren haben alle ihre Vor- und Nachteile und sind. Um noch größeres Tohuwabohu zu vermeiden, wäre vielleicht Lifo nicht ganz ungeschickt, weil es das einzige Verfahren ist, das sowohl handels- als auch steuerrechtlich erlaubt ist.

Gruß
C.

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Servus,

oben ist von Schüttgütern die Rede - wenn diese (bei Sand, Kies usw. zwar wenig wahrscheinlich, aber auch nicht ausgeschlossen - vielleicht kann @Takima was dazu sagen) in Silos lagern, die von oben beschickt werden und aus denen unten entnommen wird, ist Fifo nicht bloß die Bewertungsmethode, die am ehesten den Wert des Materials wiedergibt, das da tatsächlich lagert, sondern sie ist auch sowohl handels- als auch steuerrechtlich erlaubt, weil gezeigt werden kann, dass sie der tatsächlichen Bewegung des Materials entspricht.

(kein Widerspruch, nur als Ergänzung für Mitlesende - ist mir halt eingefallen, weil ich arbeitstäglich in Sichtweite von ein paar hundert Tonnen Gerste, Mais, Rapsextraktionsschrot, Weizenkleie usw. sitze, die allesamt in Handels- und Steuerbilanz Fifo bewertet werden - bei den Bocksprüngen, die der Weizenpreis seit August aufgeführt hat, läge bei Weizen eine andere Bewertung heftig neben dem Ziel)

Schöne Grüße mit den besten Wünschen für gesegnete Weihnachtstage im Sinn von Luk 2, 10-11

MM

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Nein, nicht in Silos. Es lagert unterschiedlich. Mal in So Schüttgutlagern, also eine “U-Förmige” Box, wo vorne der Radlader reinfahren kann.

Das ganze errechnet man dann mehr oder weniger ungefähr. Also Breite mal Höhe, wobei die Schrägen halt im Kopf “ausgeglichen” werden müssen. Ich habe mal vorgeschlagen Breite, Höhe, Tiefe oben und Tiefe unten aufzunehmen und dann mit einer Formel das Volumen zu errechnen, aber das war schon wieder eine Zahl zu viel, die ermittelt werden müsste :slight_smile:

Andere Sachen Lagern in Big Bags, auf losen Haufen oder eben Zählwaren auf Palette.

Deswegen macht es unserem Personal ja auch “so viel Spaß” das alles aufzunehmen und ich kann mir dann aus dem Geschmiere das passende heraussuchen.

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Servus,

bedeutet ganz eindeutig Lifo als einziges in Handels- und Steuerbilanz gültiges Bewertungsverfahren. D.h. Du nimmst für die Bewertung nicht nur die letzte eingegangene Rechnung, sondern der Reihe nach alle, die Du brauchst, bis der bei der Inventur ermittelte Bestand (ob das Pi mal Daumen geschätzt oder irgendwie gemessen ist, ist nicht Deine Sache!) damit abgedeckt ist.

z.B: 78 t 1A oberschwäbischer Endmoränenkies, gewaschen und unsortiert.

Eingangsrechnung vom 17.11. fakturiert 24 t zu 11,5 € / t (keine Ahnung, ob das in die Nähe der Marktpreise kommt!) → 276 €

Eingangsrechnung vom 28.10. fakturiert 69 t zu 10,20 € / t. Davon liegen aber nur noch 78 t - 24 t = 54 t auf der Schütte. → 550,800 €

Nach Lifo ermittelter Wert: 276 € + 550,80 € = 826,80 €.

Wenn man hässliche Überraschungen vermeiden will, arbeitet man zu jedem Monatsletzten, mindestens aber zum Quartalsultimo nach genau diesem Prinzip.

Schöne Grüße

MM

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Wenn ich diese sehr fragwürdige Praxis der Bestandsaufnahme so lesen, frage ich mich, ob es denn keine Inventurrichtlinie gibt. Bei einer „großen Kette“ würde ich eine solche „Ablaufvorgabe“ sowie die Weitergabe an jeden Mitarbeiter und Dienstleister, der mit der Invetur und/oder Bestandsführung zu tun hat, als zwingend ansehen.

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Ohne diese Dinge wirklich beurteilen zu können staune ich, dass es solche Zustände in Deutschland überhaupt gibt und dass das erlaubt ist.

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Servus,

hängt im gegebenen Fall mit den hier im Spiel befindlichen Werten zusammen: Die von mir im Beispiel genannten Preise liegen nicht sehr weit von der Wirklichkeit weg, mit 15 - 20 € / t kommt man da schon ziemlich weit.

Es wird also keinen bedeutenden Einfluss auf die im Jahresabschluss dargestellte Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens haben, wenn die (im gegebenen Fall grundsätzlich sachgerechte) „gewissenhafte Schätzung“ des Bestandes so grob vorgenommen wird wie beschrieben. Sicher wäre es angebracht, die Höhe der Schüttung vorne und hinten zu messen und damit die Schätzung etwas präziser zu machen - es bleibt eine Schätzung, weil die Dichte von geschüttetem Kies davon abhängt, welche Durchmesser in welchem Anteil darin vorliegen und damit das Volumen der Zwischenräume beeinflussen. Angegeben werden für unterschiedliche Körnungen lediglich geringster und größter Durchmesser, z.B. 16 / 32 mm.

Die bei der beschriebenen eher nicht so sehr gewissenhaften Schätzung der Bestände entstehenden Abweichungen von dem Wert, der mit einer sachgerechten Schätzung ermittelt würde, dürften im dreistelligen €-Bereich liegen, also bereits bei einem Unternehmen im Format „Familienbetrieb“, wie sie von der „großen Kette“ offenbar zusammengekauft worden sind (sonst gäbe es tatsächlich eine andere Organisation im Rechnungswesen) mit sieben- bis achtstelligen Umsätzen etwas, was sich unter „Hintergrundrauschen“ subsumieren lässt.

  • Unabhängig davon ist mir im Lauf der letzten zehn Jahre aufgefallen, dass es bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften offenbar völlig außer Mode gekommen ist, mit ein paar Leuten bei der Inventur anwesend zu sein und sich anzuschauen, wie die hübschen Zahlen, die dann nachher auf den „urschriftlich erfassten“ und damit formal beweiskräftigen Inventurlisten stehen, überhaupt zustande kommen.

Bonus track aus „besseren Zeiten“: In den 1990er Jahren war ich mal als Fußvolk bei einer Frankfurter WP-Gesellschaft bei der Beaufsichtigung einer Inventur bei einem Großhändler für alle Arten von Medien dabei, die deswegen eine besondere Rolle spielte, weil es dort auch ein Zolllager gab, über das US-Importe direkt an die extraterritorialen Supermärkte auf dem Gelände von US-Standorten abgewickelt wurden.

Mein Kollege und ich hielten uns ganz brav an die erlernten Grundsätze, protokollierten u.a., wie wir die Zufälligkeit der zum Nachzählen gewählten Stichproben gewährleisteten, wie wir die Zahl der benötigten Stichproben ermittelt hatten usw. . Gegen Mittag kam einer von den „großen Köpfen“ der WPG vorbei, um zu schauen, was wir so machten. Meinte „Ja, das ist alles recht hübsch, gut gemacht - und jetzt zeige ich Ihnen mal, wo die Fehlbestände sind!“ und marschierte direkt auf das (gekennzeichnete) Regal mit den „ab 16“-Filmen zu, zog ein paar Kartons heraus, und in jedem einzelnen dieser Kartons klafften mehr oder weniger große Lücken…

Schöne Grüße

MM

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Das ist auch mein Eindruck. Ich will mich nicht auf ein Jahr festlegen, aber vor so ungefähr 10, 15 Jahren stutzte erstmals ich ob der Formulierung „an der Inventur haben wir nicht teilgenommen“ in einem WP-Bericht. Bei einem Hersteller von Schokolade oder Schrauben soll mir das ja noch einigermaßen egal sein, aber seit der großen Pleite von Sport Hoffmann reagiere ich auf solche Formulierungen bei Unternehmen, die a) viel Ware im Bestand haben und die b) einem gewissen Wertverlust durch Zeitablauf unterliegt, ziemlich allergisch und ich frage mich, wie man als WP gerade bei diesen Fällen einfach im Büro rumhocken kann, während draußen irgendwelche Schüler und Studenten durch ihnen unbekannte Lagerräume geführt werden und den Auftrag bekommen, Teile und Maschinen zu zählen, von denen sie nicht mehr wissen als die Artikelnummer neben dem Fach oder an dem Regal und denen auch nicht zwingend auffällt, wenn sie die gleichen Waren im gleichen Regal dreimal zählen, weil ihnen nicht auffällt (auffallen kann), dass zwischendurch jemand die lustigen Zettel mit den Artikelnummern ausgetauscht hat.

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Bei den unsrigen hab ich den Eindruck, das würde ungefähr so begründet:

Ach wissen Sie, das ist bei uns jetzt alles digitalisiert - wir haben Algorithmen mit einer extremen Desktop-Performance, damit lässt sich alles von A - Z prüfen!

(während gleichzeitig knapp 20 k€ heiße Luft oben links in der Bilanz stehen, die noch niemandem aufgefallen sind …)

Schöne Grüße

MM

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Ich arbeite bei so einem (genossenschaftlich organisiertem) Unternehmen und kann das Weglassen der Sichtung vor Ort verstehen. Seit ein paar Jahren ist bei den Genossenschaftsprüfern das Gegenteil der Fall. Eine Sichtung ist vorgegeben. Seitdem tingeln die kurz vor Weihnachten zum rund 200 KM entfernen Haupt-Lager. Die Genossenschaftsprüfer selbst sagen, dass es keine Mehr-Erkenntnis bringt.

Das Lager ist ein Mehr-Mandanten-Lager, wird von einem Dienstleister betrieben, der ISO9001-zertifiziert ist. Er betreibt permanenten Inventur (was heutzutage in solchen Lägern Standard ist), wodurch die Teilnahme an der eigentlichen Inventur nicht wirklich möglich ist. Wenn so ein Lager dann noch hochautomatisiert ist, wird es ganz schwierig.

IMHO ist da eher die Frage, ob die Prüfer zwischen gut organisieren Unternehmen mit dokumentierten Abläufen zu schlecht Organisierten unterscheiden.

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Servus,

Genossenschaftsprüfer sind in ihrer Branche eine besondere Spezies - gleichzeitig extrem scharfe Hunde und die größten Erbsenzähler vor dem Herrn. Sicherlich verständlich, weil der typische Genosse eben kein Kaufmann ist und sein eingebrachtes Vermögen besser gegen vertuschten Verfall geschützt werden muss als das, dass ein Kaufmann in eine Kapitalgesellschaft eingebracht hat.

Was die Organisation des Unternehmens betrifft: Die unsrigen haben sich da als pure Schreibtischtäter gebärdet - es genügte ihnen, dazu noch zusammen mit dem Qualitäter, der es verfasst und jährlich ergänzt hatte, das Orga-Handbuch durchzugehen und an einzelnen Stellen im Einzelnen zu lesen.

Wenn wir (Gründe dafür kann man sich für beide Richtungen der Abweichung vorstellen) unseren Lagerbestand um eine halbe Mio € auf- oder abwerten wollten, ohne den Prüfungsvermerk zu gefährden, könnten wir das am Einfachsten mit kreativ gestalteten Inventurlisten tun - nur die Form müßte eben eingehalten sein.

Schöne Grüße

MM

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Ich danke für die Hinweise. Mittlerweile ist das ganze abgeschlossen und ich habe wieder etwas Ruhe und wie heißt es so schön: Nach der Inventur ist vor der Inventur :slight_smile:

Was wir da melden ist quasi der Wert, den wir auf dem Hof haben. Also Material mal Einkaufswert gleich Bestand.

“Errechnet” wird der Bestand halt Monatlich, indem man die Einnahme und den Einkauf mit einer Gewinnspanne abrechnet. Das haut aber eben nicht hin, denn es gibt Sachen, wo wir eine hohe Mage haben und andere eben nicht so hoch. Wenn jemand einen Großauftrag hat, bekommt dieser natürlich auch wieder ganz andere Preise. Deswegen war nun mein Vorschlag, dass wir das in diesem Jahr anders machen sollten, denn so haut es halt nicht hin.

In meinen Augen wäre es das beste, wenn man jeden Monat alle Artikel erfasst, die verkauft wurden und die Menge mit dem Einkaufspreis zusammenrechnet. Diesen dann vom Bestand abzieht. Das erscheint mir in meinen Augen deutlich Sinnvoller. Wenn man dann den Umsatz dazu schreibt, sollte der Gewinn in dem Monat zu Tage kommen, oder?

Wie ich das hinbekomme weiß ich allerdings noch nicht, denn die Software die uns hier bereitgestellt wird ist zwar sehr teuer aber halt nicht auf Schüttgüter ausgelegt und bietet mir nicht den Komfort, den ich gerne hätte.

Wir hatten schon mal einen Vertreter von Lexware hier, der sich mit der Firmenzentrale auseinandersetzen wollte, aber der hat sich nie wieder gemeldet.

Anmerken möchte ich hierbei noch mal ausdrücklich, dass wir kein “Larifari-Betrieb” sind und alles versuchen so Gewissenhaft wie möglich zu machen. Also hier gibt es nicht mal einen Eimer Sand ohne Rechnung. Das ist uns halt sehr wichtig. Zumal wir Mitarbeiter auch nichts davon hätten.

Ich muß mir jetzt Gedanken machen, wie ich hier Einen monatlichen Bestand Sinnvoller melde, der auch die Realtität wiederspiegelt. Nur so kann ich es mir am Ende einfacher machen. Ich habe schon einiges mehr gemacht als meine Vorgänger. Zum Beispiel das ermitteln von Menge eingekaufter und verkaufter Waren um überhaupt zu wissen, was theoretisch auf dem Hof sein müsste. Und einige andere Hilfen, die das ganze übersichtlicher machen. Meine Vorgänger haben das bedeutend umständlicher gemacht.

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Das hier ist aus meiner Sicht der wichtigste und einzig sinnvolle Schritt:

So kennst Du die Menge der Ware. Jetzt musst Du nur noch den Einkaufspreis kennen. Fiel nicht weiter oben schon der Begriff des rollenden Mittelwertes? Und so kann man dann auch „die Marge“ ausrechnen. Gewinn ist ja bekanntlich as ganz anderes.

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Ich habe schon festgestellt, dass es so einfach nicht ist. Da muß ich schon etwas tiefer in die Trickkiste greifen. Denn wir haben zum Beispiel einen Posten, wo wir 100 Tonnen haben, die wir für 115 Euro eingekauft haben. Letztes Jahr kamen 10 Tonnen für Schlaffe 70 Euro dazu. Das reißt den Wert ganz empfindlich nach unten.

Da muß ich mal schauen, ob ich eine “First In First Out” Berechnung hinbekomme. Das habe ich heute allerdings das erste Mal gehört, von daher bin ich da noch ganz am Anfang :smiley:

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Eher nicht; denn hier ist der gewogene und nicht der arithmetische Durchschnitt gefragt, d.h. Du rechnest nicht (110+70)/2=90, sondern ((100 * 115) + (10 * 70)) / (100+10)= ~ 110.

Gruß
C.

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