Freigegebene Excel-Mappe im Netzwerk!

Computer: Software & Programmierung Office Software
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Hallo,

es geht um Folgendes: Im Büro habe ich eine Excel-Liste erstellt, 3 Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Liste. Wir arbeiten in einem Netzwerk. Deshalb habe ich die Mappe mit einem uns allen bekannten Passwort für die Kollegen freigegeben, damit sie auch Änderungen vornehmen und speichern können. Es funktioniert bis jetzt alles wie gewünscht: Aber wenn wir z.B. eine JPG-Datei aus einer anderen Liste in unsere Liste kopieren und einfügen möchten, geht es nicht. Es wird eine Meldung angezeigt, dass dies unzulässig wäre, weil die Mappe freigegeben ist. Darüber hinaus kann ich keine neuen Arbeitsblätter hinzufügen und keine benutzerdefinierten Formatierungen erstellen. Könnte jemand mir den Grund genau erklären, warum es nicht funktioniert und ggfs eine Lösung vorschlagen?

Danke im Voraus
erwinus

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Grüezi erwinus

es geht um Folgendes: Im Büro habe ich eine Excel-Liste
erstellt, 3 Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Liste. Wir
arbeiten in einem Netzwerk. Deshalb habe ich die Mappe mit
einem uns allen bekannten Passwort für die Kollegen
freigegeben, damit sie auch Änderungen vornehmen und speichern
können. Es funktioniert bis jetzt alles wie gewünscht: Aber
wenn wir z.B. eine JPG-Datei aus einer anderen Liste in unsere
Liste kopieren und einfügen möchten, geht es nicht. Es wird
eine Meldung angezeigt, dass dies unzulässig wäre, weil die
Mappe freigegeben ist. Darüber hinaus kann ich keine neuen
Arbeitsblätter hinzufügen und keine benutzerdefinierten
Formatierungen erstellen. Könnte jemand mir den Grund genau
erklären, warum es nicht funktioniert und ggfs eine Lösung
vorschlagen?

Der Grund für diese Einschränkungen ist eben die Freigabe der Mappe für den gleichzeitigen Zugriff mehrer User. Dieses ‚feature‘ führt Excel in den Bereich einer Datenbank, wobei dann aber sämtliche Mechanismen fehlen, die einen gleichzeitigen Datenzugriff regeln könnten und würden.
Die Online-Hilfe enthält eine längere Liste mit Einschränkungen, die zum Tragen kommen.

Von Problemem damit wird immer wieder berichtet - einige verlieren auch Daten deswegen.

Aus diesen Gründen rate ich dringend von der Freigabe ab!
Bearbeitet die Datei sequentiell, also einer nach dem anderen, dann sind diese (und auch die künftigen) Probleme vom Tisch.

Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

  • MVP für MS-Excel -
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Hallo Thomas,

erstens vielen Dank für deine Antwort!

Du hast geschrieben: „Bearbeitet die Datei sequentiell, also einer nach dem anderen, dann sind diese (und auch die künftigen) Probleme vom Tisch“.

Es tut mir Leid, aber ich muss fragen: Was heißt „sequentielle Bearbeitung“ einer Datei :frowning:(

Grüße
erwinus

4

Grüezi erwinus

Hallo Thomas,

erstens vielen Dank für deine Antwort!

Aber gerne doch, auch wenns leider nicht sehr positiv war.

Du hast geschrieben: „Bearbeitet die Datei sequentiell, also
einer nach dem anderen, dann sind diese (und auch die
künftigen) Probleme vom Tisch“.

Es tut mir Leid, aber ich muss fragen: Was heißt „sequentielle
Bearbeitung“ einer Datei :frowning:(

Sorry für meinen Fachjargon.

Mit sequentiell meine ich, dass die Mappe nacheinander von den einzelnen Usern bearbeitet werden soll, also in etwa wie folgt:

  • User1 öffnet die Datei, bearbeitet speichert und schliesst sie

  • User2 öffnet die Datei, bearbeitet speichert und schliesst sie

  • User1 öffnet die Datei, bearbeitet speichert und schliesst sie

  • User3 öffnet die Datei, bearbeitet speichert und schliesst sie

  • User2 öffnet die Datei, bearbeitet speichert und schliesst sie

usf.

Also nie zwei gleichzeiteig sondern immer einer nach dem anderen.

–
Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

  • MVP für MS-Excel -
5

Hallo Thomas,

danke für deine Rückmeldung!

Die Sache verhält sich so: Wir brauchen nicht sequentiell zu arbeiten, weil das Ganze eigentlich gut funktioniert. Wir können die Liste gleichzeitig bearbeiten und speichern, denn jedem Mitarbeiter wird ein Tabellenblat zugewiesen. Es ist also auszuschließen, dass wir eine Zelle gleichzeitig bearbeiten. Das Problem besteht nur darin, dass wir z.B eine jpg-Datei von einer e-Mail (Lotus-Notes) in unsere Liste nicht kopieren können, weil die Mappe freigegeben ist. Ich kann es nur so machen, indem ich erst einmal die Freigabe aufhebe, die Datei vom e-Mai-Programm kopiere/einfüge und dann die Mappe wieder freigebe. Dann geht es, aber es ist sehr umständlich und die Kollegen sind auf mich angewiesen, zumal sie das alleine nicht hinkriegen :smile:)
Hast du vielleicht eine Idee, wie das einfacher geht?

Schönen Abend
erwinus

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Grüezi erwinus

Die Sache verhält sich so: Wir brauchen nicht sequentiell zu
arbeiten, weil das Ganze eigentlich gut funktioniert. Wir
können die Liste gleichzeitig bearbeiten und speichern, denn
jedem Mitarbeiter wird ein Tabellenblat zugewiesen. Es ist
also auszuschließen, dass wir eine Zelle gleichzeitig
bearbeiten.

OK; und ja, das ist die IMO einzige Anwendung der Freigabe, die einigermassen sicher und stabil funktioniert.
Dabei ist aber die Disziplin der Anwender und eine klare Struktur äusserst wichtig.
Dennoch bietet die Freigabe ihre Unsicherheiten, ich rate euch also zu einer stetigen und sauberen Datensicherung für den Fall der Fälle.

Das Problem besteht nur darin, dass wir z.B eine
jpg-Datei von einer e-Mail (Lotus-Notes) in unsere Liste nicht
kopieren können, weil die Mappe freigegeben ist. Ich kann es
nur so machen, indem ich erst einmal die Freigabe aufhebe, die
Datei vom e-Mai-Programm kopiere/einfüge und dann die Mappe
wieder freigebe. Dann geht es, aber es ist sehr umständlich
und die Kollegen sind auf mich angewiesen, zumal sie das
alleine nicht hinkriegen :smile:)

Hmmmm, dann würde ich das Thema ‚Schulung‘ mal ganz konkret auf den Tisch bringen. Wenn sowas nur von einem Einzelnen abhängt ist das für die Firmen-internen Prozesse nicht sehr positiv. :wink:

Hast du vielleicht eine Idee, wie das einfacher geht?

Nein, das geht nicht anders - wie gesagt halte ich die Freigabe einer Mappe für eine Krücke; eigentlich müsst für solche Zusammenarbeiten eine Datenbank, SharePoint oder eine andere dafür geeignete und ausgelegte Technik verwendet werden.

Hast Du dir die Liste der Einschränkungen, welche die Freigabe mit sich bringt in der Online-Hilfe schon mal näher angesehen?
Daran führt kein Weg vorbei und dagegen ist nichts zu machen (ausser die Freigabe aufzuheben und anschliessend wieder zu setzen).

Mit den Stichworten ‚Features Freigabe‘ solltest Du relativ schnell fündig werden.

–
Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

  • MVP für MS-Excel -
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Hallo Thomas,

danke für deine Hinweise. Wie du mir empfohlen hast, habe ich mir in der Online-Hilfe „Feature Freigabe“ angeschaut. Die Einschränkungen waren genauso die Probleme, die ich während der Arbeit hatte.

Ich weiss wenigstens, woran es liegt und da ist leider nichts zu machen, angesehen von der obligatorischen Excel-Freigabe-Schulung :frowning:(

Ich wünsche dir einen schönen Abend noch - und bis zum nächsten Beitrag :smile:)

Grüße
erwinus