Hallo Andreas,
Telefongespräche laufen immer nach dem gleichen Schema ab:
Begrüßen - Einleitung - eigentliches Anliegen - Zielvorstellung - Verabschiedung.
Du kannst Dir jeden Sachverhalt, wegen dem Du anrufen musst, nach diesem Schema vorab zurechtlegen.
Beispiel:
Hallo, hier ist Andreas Soundso. Sie haben mir einen Brief geschrieben (ein Angebot gemacht/ich habe eine Frage zu ihrer Software usw.). Ich verstehe nicht / bitte erklären sie mir/ ich habe eine zusätzliche Frage/ ein Problem mit… Können Sie mir helfen/Auskunft geben/mir einen Termin geben…
Hilfreich ist das Bereithalten der Unterlagen (Schreiben, Prospekt, Betriebsanleitung/Versicherungsnummer/Kontoauszug), wenn sich der Anruf auf solche bezieht. Diese geben auch eine gewisse Gedächtnisstütze.
Du kannst davon ausgehen, dass am anderen Ende der Strippe stets Menschen sitzen, die Dein Anliegen verstehen wollen und nichts Böses im Sinn haben. Die sind es gewohnt, dass sich Anrufer nicht immer perfekt artikulieren. Die vergessen das sofort wieder, wenn Du Dich mal ungeschickt ausdrücken solltest. Solltest Du mal ausnahmsweise auf einen treffen, der einen echt schlechten Tag hat, so kannst Du immer noch auflegen - mit oder ohne vorherige Ansage - und es später nochmal probieren. Das steht Dir frei.
Und noch etwas: Wenn möglich, halte Stift und Papier bereit und notiere den Namen des Gesprächspartners. Wenn Du ihn nicht verstanden hast (was meistens der Fall sein dürfte) frage nach!! Du hast ein Recht darauf zu wissen, mit wem Du sprichst. Dieser Wunsch wird verstanden. Immerhin musst Du Dich ja ebenfalls ‚verständlich‘ melden. Wiederhole den Namen Deines Gegenüber während des Gespräches, wenn es geht. Das lässt sich üben.
Nur Mut.
Viele Grüße
Maralena
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