Kassensysteme mit oder ohne Cloud – eure Empfehlungen?

Vor einigen Jahren bin ich nebenberuflich in die Selbständigkeit gestartet, was mir Freude macht und auch gut läuft. Ich plane deshalb mittelfristig den Umfang meiner Selbständigkeit zu vergrößern. Dafür wäre es wohl mehr als nützlich gleich auf ein vernünftiges Kassensystem zu setzen. Oder gibt es auch irgendwelche Argumente, warum eine klassische Registrierkasse im Vergleich zu Kassensystemen mit abonnierten Cloud-Lösungen vorteilhaft sein könnten?

Wer von euch hat schon Erfahrungen in dem Gebiet und welche Empfehlungen oder Ratschläge könnt ihr diesbezüglich geben?

Hast du schon mal beim Finanzamt nachgefragt, welche Voraussetzung ein Kassensystem erfüllen muss, damit es vom Finanzamt anerkannt wird?

Das wäre meiner Meinung nach der erste Schritt nachdem dann die Suche beginnen kann.

Grundsätzlich sind IMHO bei allen cloudbasierten Systemen folgende Punkte zu verifizieren:

  1. Nutzbarkeit, wenn offline (gerade bei Kassen)
  2. wie sehr hat dich der Anbieter dann „im Griff“
  3. Zugriff auf historische Daten (der Bedarf wird gerne von IT-Verantwortlichen unterschätzt und die Anbieter lassen sich das gerne fürstlich bezahlen)
  4. Datenschutz (je nach Realisierung ist eine explizite Zustimmung des Kunden nötig … wird zur Zeit oft recht leichtsinnig behandelt)

Ich persönlich halte nichts von der Coudisierung. In ein paar wenigen Szenarien mag das sinnvoll.

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Ohne zu wissen, womit Du Dich selbständig gemacht hast, welchen Umfang das hat und was Du von einem Kassensystem erwartest, kann man Dir diesbezüglich keine sinnvollen Hinweise geben. Es macht schon einen Unterschied, ob Du nur in sehr bescheidenem Umfang drei Artikel verkaufst und einfach nur Belege für Bareinnahmen brauchst, oder ob Du ein großes Sortiment mit hohem Umsatz fährst, bei dem es um Warengruppen, „Renner und Penner“, Zahlung mit Kreditkarten, parallele Abrechnung von Tischen, … geht.

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Servus,

das hier

mündlich anzugehen, ist sehr, sehr ungünstig und wird zu nichts führen außer Schall, Rauch und verplapperter Zeit, die nicht zurückkommt.

Um sich ein Bild zu machen, worum es geht, sollte jeder Betroffene selbst die Kassensicherungsverordnung lesen (nicht darüber plappern) und dabei feststellen, an welchen Punkten ihm Einzelheiten unklar sind.

Hier isse: https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/index.html#BJNR351500017BJNE000701123

Es gibt sowohl „klassische“ Registrierkassen, als auch „Cloud-Lösungen“, die den Anforderungen der KassenSichV genügen. Es geht also schlicht darum, sich keinen halbseidenen Ramsch andrehen zu lassen.

Meinen Joghurtbereiter habe ich bei Pearl gekauft und bin sehr zufrieden damit. Eine Registrierkasse würde ich bei Mr. Hui Peng nicht kaufen, auch wenn er verspricht „We put onto it any sticka you like, Sir - CE, QS, Tuff Rainland - whatewa you wand, Sir!“

Schöne Grüße

MM

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https://www.dieboldnixdorf.com/de-de/retail/portfolio/systems/pos-systems/

beim Finanzamt anfragen halte ich selbst in schriftlicher Form für sinnfrei, aber die Kenntnis des Gesetztlestexetes führt auch nicht so wirklich zum Ziel.

Sicher ist es besser die rechtliche Grundlage zu kennen, aber am Ende bringt das auch nicht wirklich weiter, denn die Auswirkung auf technischer Ebene steht da nicht drin. Auch kann der Käufer das gar nicht prüfen. Am Ende bedarf es einer Zusicherung des Herstellers, dass alle rechtlich Anforderungen an einen rechtssicheren Betrieb erfüllt werden und bestenfalls noch einen Updateservice über x Jahre inkludiert ist.

Für Weiters muss man mehr über das Unternehmen wissen.

BTW: Genaugenommen fehlt schon die Info, in welchem Land das Unternehmen seinen Sitz hat. Was nützt eine Konformität zur KassenSichV, wenn es z. B. aus Österreich heraus aggiert.

Servus,

anompfirsich hatte ich den recht übersichtlichen Text der KassenSichV verlinkt, um sichtbar zu machen, dass sich alle Anforderungen außer denen gem. § 3 KassenSichV relativ leicht durch den Anwender überprüfen lassen, und auch, um zu zeigen, dass eine bloße Zusicherung des Herstellers misstrauisch machen muss, weil das Mittel der Wahl hier die Zertifizierung gem. § 7 KassenSichV ist.

Schöne Grüße

MM

Da kann ich mich nur anschließen. Es hängt auch davon ab was man möchte und was man überhaupt braucht. Wenn du es nicht schrieben möchtest ok, nur musst du dich dann zumindest hinsetzen und es für dich wissen. Entscheidend ist was du haben möchtest. Sollen die Kunden zu dir an die Kassa kommen und bezahlen, soll jeder Mitarbeiter kassieren können, möchtest du gleich alle Daten automatisch gespeichert haben, soll alles gleich an Finanz- und Steuerberater weitergeleitet werden können,…? Das sind mal die Fragen mit denen du dich beschäftigen musst.

Ein Vorteil ist es dann, wenn es dir etwas bringt. Du musst dir eben anschauen ob es dir hilft. Wie oben geschrieben, wenn du ein Geschäft hast, wo jeder Kunde zu dir kommt und beispielsweise bei dir bestellt und dann gleich bei dir bezahlt, reicht jetzt eine normale Registrierkassa aus.
Hast du mehrere Mitarbeiter, verteilt sich dein Geschäft auf eine größere Fläche, kommen die Gäste nicht zu dir sondern du kommst zu ihnen, möchtest du gleich alles in der Cloud gespeichert haben (damit du es gleich übermitteln kannst oder auch von überall Einsicht hast) dann würde sich ein Kassensystem mit Cloud anbieten.

Bei Interesse kann ich dir von einem Restaurant und einem Gärtner berichten. Haben aber dasselbe System also wird es nur ein Beispiel:)

Sehe ich nicht so. Man beachte die Formulierung. Aber das betrifft grundsätzlich das Vertragswerk.

EOT

Ich sach ma so - jeder einschlägig zertifizierte Anbieter wird mit diesem Zertifikat jedem Interessenten, der es sehen möchte oder auch nicht, freudig quiekend unter der Nase herumwedeln.

Schöne Grüße

MM

Nein, beim Finanzamt habe ich noch nicht nachgefragt. Hätte das spontan auch nicht für die perfekte Anlaufstelle gehalten.

Kann ich in groben Zügen nachvollziehen, seriös muss das natürlich schon sein und die von dir angesprochenen Punkte müssen auch unbedingt beachtet werden. Ich sehe es aber schon auch so, dass eine Cloud-Lösung auch mehr Sicherheit für Daten und gegenüber dem Finanzamt bedeutet. Und man kann damit auch dort arbeiten, wo man die Kasse braucht. Also bei Bedarf auch unterwegs oder im Homeoffice, wenn es um Steuerunterlagen oder sowas geht.

Wie gesagt: Bislang findet die Selbständigkeit nebenberuflich statt. Ich biete Tiertraining an, wobei ich mir vorstellen könnte zukünftig auch sowas wie Leckerli ausgewählter Anbieter, bestimmte Futtersorten und Trainingsequipment zusätzlich anzubieten. Da müsste man aber erst mal schauen, wie sich das weiterhin entwickelt.

Natürlich, was halbseidenes will ich nicht. Aber Cloud ist ja jetzt auch nicht so superneu, dass es da keine seriösen, etablierten Anbieter geben sollte?

Ich bin meistens unterwegs bei meinen Kunden, bei mir ist nur selten jemand und wenn, dann meistens nur zur Beratung zum Beispiel vor der Anschaffung eines Hundes. Mitarbeiter habe ich derzeit keine und das muss auch nicht unbedingt sein. Automatische Datenspeicherung und die Möglichkeit das direkt an einen Steuerberater weiterleiten zu können, würde mir aber sehr entgegen kommen.

Spannend, ich hätte gedacht, dass es da je nach Branche doch teils sehr unterschiedliche Anforderungen gibt. Ich würde mich über mehr Einblicke freuen.

Servus,

es gibt sie für beide Formen. Ein durchaus berücksichtigenswertes Kriterium für Seriosität ist die Zertifizierung gem. § 7 KassenSichV.

Schöne Grüße

MM

… zusätzlich zu den „70“ anderen Zertifikaten mit mal mehr, meistens aber weniger Relevanz. Da blickt doch eh keiner mehr durch.

… und genau deswegen halte ich mehr davon abstrakt den Anbieter zu einer rechtskonform nutzbaren Anwendbarkeit zu verpflichten.

Dann sehe ich keinen Grund wieso du dir nur eine Kassa ins Geschäft stellen solltest. Dann musst du nach jeden Kunden, oder zumindest nach der Arbeit, erst wieder alles nachtragen. Das kosten viel Zeit und Nerven. Da ist es doch viel besser wenn du das von überall und jederzeit eingeben kannst. Denke das ist in deinem Fall schon ein großer Vorteil.

Nur sind die Anforderungen ziemlich gleich, auch wenn es ganz andere Brachen sind. Der eine Freund hat sich aber das beim anderen auch abgeschaut:) Also zuerst alles genau angesehen und dann überlegt ob es bei ihm auch Sinn macht. Ohne da jetzt ins Detail zu gehen, beide haben ziemlich dieselben Anforderungen, deshalb haben sie auch beide ein Kassensystem von ready2order. Sie können auch von überall zugreifen und alles wird in der Cloud gespeichert. Selbst wenn man mal nicht in der Firma ist, kann man am Tablet schauen was noch offen ist, welche Rechnungen schon bezahlt wurden,… Gerade wenn man nicht jeden Tag selbst im Geschäft ist, sicher hilfreich und wohl auch notwendig.

Wie genau würde die in deinen Augen perfekte Lösung alternativ aussehen? Eine offene Ladenkasse, bei der man die Bons händisch ausstellen muss und täglich ein ein manuelles Kassensturz-Protokoll mit Zählliste erstellen, unterzeichnen und aufbewahren muss?

In dem Fall müssten, soweit ich mich eingelesen habe, auch alle Transaktionen im Tagesgeschäft manuell im Kassenbericht erfasst werden. Wareneingänge und Lagerveränderungen müssten händisch notiert werden und für die Steuerberatung müssen dann alle relevanten Unterlagen gesammelt und notiert werden, während man selbst schaut, dass alles nach dem aktuellen Stand rechtskonform ist?

Okay, interessant. Soweit ich jetzt mal schnell recherchiert habe, scheint es etliche Kleinunternehmer geben, die damit arbeiten und zufrieden sind. Ich werde mir das auf jeden Fall mal genauer ansehen. Vom ersten Blick her würde ich vermuten, dass für mich am ehesten readyGo oder das iPad Kassensystem mit Drucker in Frage kommen würden. Aber damit muss ich mich erst noch intensiver auseinandersetzen.

Stimmt sicher. Zuhause mag man zwar gerne Freizeit haben, aber es wird, wenn man selbständig ist, sicher auch immer mal wieder vorkommen, dass dieses oder jenes auch noch im Homeoffice erledigt werden muss.

Das kannst du bei Ready2Order auch kostenlos ausprobieren. Also du kannst es eine Zeit gratis testen. Probiere hat mal das aus, weitere Sachen dazunehmen kannst du immer. Ein Freund hat nach der Probezeit auch noch etwas dazu genommen - weiß jetzt leider nicht mehr was genau. Denke es war dann zum Drucken der Boni. Weiß auch nicht, mit was er da gestartet ist.
Ich würde mich da auch davor beraten lassen, vielleicht auch deine Situation genau schildern und dann abwarten was man dir empfiehlt. Denke da hat man wohl Einige Erfahrungsberichte von Unternehmen gehört und kann ein wenig einschätzen was die beste Lösung wäre.

Das ganz bestimmt. Muss ja nicht einmal in der Freizeit sein. Wenn man gerade bei einem Lieferanten ist und ein Mitarbeiter anruft, kann man schnell nachschauen. Sonst müsste man warten bis man selbst wieder im Geschäft ist oder der Mitarbeiter müsste alles einsehen können. Denke da macht man es selbst und möchte auch in einigen Situationen nicht, dass jeder Mitarbeiter alles einsehen können.

Danke, das werde ich machen. Fragen kostet ja nichts und soweit ich das gesehen habe, gibt es auch die Möglichkeit halbstündige Beratungen per Telefongespräch in Anspruch zu nehmen. Da können dann sicher auch einige offene Fragen noch geklärt werden. Eine Möglichkeit zum Testen würde mir aber sehr entgegenkommen. Man merkt ja oft erst im praktischen Gebrauch, mit was man wirklich klarkommt. Das iPad Kassensystem hätte halt, denke ich, für mich die Vorteile, dass es zum Einen erweiterbar ist und dass ich zum Anderen auch privat ein MacBook und ein iPhone nutze und dementsprechend vertraut mit dem Betriebssystem bin. Wobei das jetzt auch keine Hürde sein sollte, falls man es nicht ist. Als ich von Android auf iPhone umgestiegen bin, war es auch nur zwei oder drei Tage etwas ungewohnt und irgendwann hat man die neuen Abläufe dann auch schnell intus.

Ja, stimmt. Aber das wären in meinem Fall momentan eher Probleme der Zukunft und nichts, was aktuell tatsächlich vorkommen könnte. Macht aber sicher Sinn auch an sowas zu denken.

Schreib dir alle Fragen zusammen und dann gehe sie Punkt für Punkt durch. Würde ich so bei allen Anbietern machen. Denke da muss man sich halt auch gut informieren und schauen, was wirklich zu einem passt.
Ich denke das liegt halt daran, dass man oft ein Gewohnheitstier ist. Erst wenn es wirklich gar nicht mehr geht, stiegt man um, kauft sich etwas neues,… Ich denke mir dann halt leider auch oft, wieso habe ich so lange gewartet, hätte schon viel früher umsteigen sollen, viel besser jetzt,…
Ich weiß es jetzt nicht und das ist jetzt nur Vermutung - Betriebssystem ist ja egal, das sind ja alles eigene Apps oder Anwendungen. Da merkt man ja bei der Bedienung keine Unterscheide. Entscheidend ist ja, dass die App dann läuft und dann ist man so und so nur mehr in der App drinnen und gibt dort alles ein. Also vielleicht täusche ich mich aber ob ich jetzt auf einem Android Tablet oder einem iPad eine App aufmache, musste egal sein solange die App für beide Betriebssysteme ist.

Denke ein wenig muss man aber schon vorausplanen. Und besser man hält sich die Möglichkeit offen als wenn man dann in zwei Jahren dasteht und alles wieder ändern muss. Besser haben und nicht brauchen als brauchen und nicht haben:) Sofern es natürlich die Rahmenbedingungen zulassen.

Dass man gerne (und teils unnötig lange) bei etwas Gewohntem bleibt, ist, glaube ich, ganz natürlich. Selbst wenn etwas Bestimmtes vielleicht unnötig mühsam ist, so ist es doch auch bekannt und man hat eine gewisse Routine damit. Wenn man auf etwas ganz Neues, anderes setzt, fehlen diese Gewohnheit und das Gefühl von Sicherheit. Auch wenn die Neuerung zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Da finde ich es gut, wenn es Möglichkeiten gibt sich durch Testangebote einfinden zu können.

Das telefonische Beratungsgespräch hat schon stattgefunden und das mit den Notizen mache ich immer so. Grundsätzlich funktioniert die Software auf allen Geräten. Nur bei manchen Huawei Modellen ohne Google Play Store kann die Kassen-App nicht verwendet werden, ansonsten ist es egal, ob MacOS, Windows, Android oder iOS. Es können auch verschiedene Browser verwendet werden. Nachdem es aber auch eine Möglichkeit zum kurzen kostenlosen Testen gibt, werde ich da auch noch irgendwann in der nächsten Zeit meine eigenen praktischen Erfahrungen sammeln und erst dann eine Entscheidung treffen.