Schriftführer Rücktritt, Vorstand beschlussfähig ?

Behörden & Recht Allgemeine Rechtsfragen
#1

Hallo,
unser Vereins-Schriftführer ist zurückgetreten. Jetzt herrscht Uneinigkeit im Vorstand, ob der Vorstand beschlussfähig ist, weil ja kein Protokoll geführt werden kann, solange es keinen vorläufigen neuen Schriftführer gibt, da lt. unserer Satzung keine Personalunion zugelassen ist. Ist das richtig ?
Eigentliche Wahlversammlung ist wieder im März, eine „normale“ Mitgliederversammlung ist im Dezember geplant. Muss dann im Dez. schon ein neuer Schriftführer gewählt werden oder reicht das im März ?

Nachfolgend ein Auszug aus der Satzung zum Punkt Vorstand :
Der Vorstand besteht aus:

  • dem ersten Vorsitzenden
  • dem stellvertretenden Vorsitzenden
  • dem Schatzmeister
  • dem Schriftführer
  • dem Sportleiter
  • dem Jugendleiter
  • der Damenleiterin
    Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins nach Maßgabe der Satzung und der Beschlüsse der Mitgliederversammlung.
    Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden, bei dessen Abwesenheit die seines Vertreters.
    Der Vorstand kann verbindliche Ordnungen erlassen. Über seine Tätigkeit hat der Vorstand der Mitgliederversammlung zu berichten.

Vorstand im Sinne des § 26 BGB sind

  • der erste Vorsitzende
  • der stellvertretende Vorsitzende
  • der Schatzmeister

Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich durch je zwei der genannten drei Vorstandsmitglieder gemeinsam vertreten.
Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von zwei Jahren gewählt. Er bleibt bis zur satzungsmäßigen Neuwahl im Amt.
Wählbar sind nur Vereinsmitglieder, die das 18. Lebensjahr vollendet haben. Wiederwahl eines Vorstandsmitgliedes ist zulässig.
Verschiedene Vorstandsämter können nicht in einer Person vereinigt werden.

Ich danke im Voraus für mögliche Antworten.
Gruß, MinaParker

#2

Hallo, der erste Vorsitzende kann bis zu den nächsten Wahlen dieses Amt mit Übernehmen.

MFG Holger

#3

Hallo MinaParker

es, dürfte genügen, wenn der Vorstand per Vorstandsbeschluß, ein anderes Vorstandsmitglied mit der Aufgabe der Protokollführung bei Vorstandssitzungen und der nächsten Mitgliederversammlung beauftragen würde.

Dort würde ich aber vorschlagen, dass dort schon die Schriftführderfunktion neu besetzt wird.

Alternativ währe es möglich, dass jeweils bei Vorstandssitzungen wechselseitig ein anderes Vorstandsmitglied die Protokollführung übernimmt.

Jedes Protokoll wird ja vom Vorsitzenden mit unterschrieben, und in der jeweils nächsten Vorstandssitzung förmlich beschlossen.

Somit wären die rechtlichen Vorschriften sicher eingehalten, es würde sich in diesem Fall um eine „Beauftragung“ im Sinne des BGB handeln.

Mit freundlichen Grüßen

Josef Vogt

#4

Der Schrifü tritt vorzeitig zurück, das kann passieren. Also was macht der Vorstand dann in dem Fall? Dasselbe zunächst einmal, was er auch tun würde für den Fall, dass der amtierende Schrifü bei einer Sitzung nicht teilnehmen kann: Jemand anderes führt das Protokoll und fertig.

Wichtig für die Handlungs- und Beschlußfähigkeit des Vorstands ist nur, wer Vorstand im Sinne §26 BGB ist. Der Schriftführer gehört nicht dazu.

Das bedeutet: der Vorstand ist auch weiterhin beschlussfähig, und es würde auch reichen, bei der nächsten Mitgliederversammlung im März erst wieder einen Schriftführer zu wählen.

Besser aber ist es, bereits bei der Versammlung im Dezember 2012 für den Restzeitraum Dezember 2012 bis März 2013 einen Schriftführer nachzuwählen.

#5

Also, Protokoll kann jeder führen, auch ohne Personalunion, zumal eine solche nicht durch die Satzung ausgeschlossen ist, soweit zitiert. Ein Protokoll ist auch keine Voraussetzung für Beschlussfähigkeit/Vertretungsmacht.

Nach außen vertreten kann sowieso nur der Vorstand iSd § 26 BGB gem. näherer Ausgestaltung in der Satzung.

Eine Personalunion im Vorstand ist also in der Regel möglich, wenn die Satzung bei der Zusammensetzung des Vorstands nur Ämter und keine Personenzahl nennt und nicht alle Vorstandsämter für die Vertretung des Vereins erforderlich sind. Andernfalls kann eine Verkleinerung des Vorstandes nur über eine Satzungsänderung erfolgen.

Personalunionen sind natürlich auch nicht möglich, wenn sich bestimmte Funktionen gegenseitig überwachen sollen. Der Gewaltenteilungsgrundsatz gilt insoweit auch in Vereinen.

Rechtsberatung erfolgt allerdings normalerweise hier nicht.

#6

Grundsätzlich erfolgt die Protokollierung durch den geschäftsführenden Vorstand - in Person durch den Vorsitzenden bzw. stellvertr. Vorsitzenden.(Aussenvertretung)
Der Schriftführer ist nicht im Vereinsregister eingetragen nur Vors. stell. bzw. Schatzmeister und somit sind diese Herren zur Protokollierung aufgerufen.

Was mir auffällt, das kein Geschäftsführer/in eingesetzt sind, der/die laufende Geschäfte abwickelt.>!!!

#7

Hallo MinaParker,
ich bin zwar kein Jurist, dennoch will ich versuchen Deine Fragen zu beantworten:
Die Anworten ergeben sich in der Regel aus den Satzungs-Inhalten, welche Du sehr ausführlich dargelegt hast. Daraus geht eindeutig die beschlussfähige Zusammensetzung des Vorstandes hervor und da eine Ämterzusammenlegung ausgeschlossen ist, ist dieser Vorstand bei Ausfall eines Mitgliedes nicht mehr beschlussfähig.
In vielen Vereinen wird jedoch speziell für einen solchen Fall per Satzung die Möglichkeit eines kommissionarischen Einsatzes eines vom Vorstand zu benennenden Vereinsmitgliedes bis zur nächsten satzungskonformen Mitgliederversammlung ermöglicht, um die Vakanz zu überbrücken. Ich kann nicht erkennen, ob diese Möglichkeit bei Euch auch besteht.
Ein solcher „kommissionarischen Einsatz“ lässt sich natürlich zeitlich verschleppen, er kann auch nicht in einer lfd. Monatsversammlung geheilt werden, welche in der Regel lediglich Informations-Charakter hat, es muß schon eine „satzungskonforme Mitgliederversammlung“ sein. Im Falle einer zu erkennenden Verschleppungs-Absicht kann durch Antrag von 10% der Vereinsmitglieder eine außerordentliche Mitgliederversammlung erzwungen werden. In den meisten Fällen ist jedoch ein amtierender Vorstand selbst an einer satzungskonformen Vorstandsarbeit interessiert und wird sich also bemühen.
Ich hoffe, das dies auch bei Euch so ist und verbleibe mit sportlichem Gruß
Irajel

#8

Hallo MinaParker,
ich bin zwar kein Jurist, dennoch will ich versuchen Deine Fragen zu beantworten.
Wie Du zweifellos selbst erkannt hast, werden derartige Dinge durch die Festlegungen der Vereinssatzung geregelt.
Da bei Euch eine Ämterzusammenlegung ausgeschlossen ist, ist der Vorstand bei Ausfall eines der benannten Vorstands-Mitglieder nicht mehr beschlussfähig, denn er ist nicht mehr satzungskonform.
Viele Vereinssatzungen enthalten für einen solchen Fall die Regelung eines kommissionarischen Einsatzes eines Vereinsmitgliedes durch den Vorstand, bis zu einer Neuwahl durch eine satzungskonforme Mitgliederversammlung. In der Regel reicht dafür nicht eine lfd. Monatsversammlung, welche lediglich Informations-Charakter hat. Die Neuwahl von Vorstandsmitgliedern muß schon in einer „satzungskonformen Mitgliederversammlung“ erfolgen. Ob dies die turnusmäßig Nächste ist, oder aber eine Außerordentliche, bleibt dahingestellt. Wenn der Vorstand den Eindruck einer Verschleppung vermittelt, können 10% der Mitglieder eine „Außerordentlichen Mitgliederversammlung“ erzwingen. Aber auch dies muß in der Satzung geregelt sein.
In der Regel bemüht sich jedoch ein Vorstand um satzungskonforme Arbeit und ich hoffe, dass dies auch bei Euch so ist.
Mit freundlichem Gruß
Irajel

#9

Liebe/r Mina Parker,
ihr habt das doch perfekt in eurer Satzung zu stehen:
„Er bleibt bis zur satzungsmäßigen Neuwahl im Amt.“
Man kann von einem solchen Amt nicht einfach zurücktreten! Ein Vorstandsmitglied ist doch kein Politiker. Tot umfallen ist was anderes. Also, wenn euer Schriftführer zu den Sitzungen nicht mehr kommen will, ist das seine Sache. Ihr handelt dann einfach, wie sonst auch bei seiner Abwesenheit. Ihr seid ja auch ohne den Schriftführer beschlussfähig (einfache Mehrheit der Anwesenden)und ein Sitzungsprotokoll darf jedes Vorstandsmitglied schreiben. Und wenn dann der satzungsgemäße Termin kommt, wird jemand neu gewählt. Ob ihr den Termin vorziehen wollt, könnt ihr selbst entscheiden (würde ja Sinn machen, wenn der alte Schriftführer nicht mehr will). Der ate Schriftführer bleibt übrigens in der Haftung als Vorstandmitglied - bis zur Neuwahl!
Gruß, Daniela

Hallo,
unser Vereins-Schriftführer ist zurückgetreten. Jetzt herrscht
Uneinigkeit im Vorstand, ob der Vorstand beschlussfähig ist,
weil ja kein Protokoll geführt werden kann, solange es keinen
vorläufigen neuen Schriftführer gibt, da lt. unserer Satzung
keine Personalunion zugelassen ist. Ist das richtig ?
Eigentliche Wahlversammlung ist wieder im März, eine „normale“
Mitgliederversammlung ist im Dezember geplant. Muss dann im
Dez. schon ein neuer Schriftführer gewählt werden oder reicht
das im März ?

#10

Hallo Mina,

das Ausscheiden des Schriftführers spielt für die Protokollführung keine Rolle, da diese nicht nur ihm obliegt.
Anders verhält es sich tatsächlich mit der Beschlussfähigkeit des Vorstandes. Hier liegt tatsächlich ein (internes) Problem vor, das schnellstmöglich gelöst werden sollte. Für die (Außen-)Vertretung des Vereins spielt wiederum das Fehlen des Schriftführers keine Rolle, da nur der erste Vorsitzende, der Stellv. Vorsitzende und der Kassierer den Verein vertreten dürfen.

Gruß
B. Kaufmann

#11

Hallo,

alles kein Problem, da die Satzung sehr gut ist.

Bei einer Versammlung, egal ob Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung bestimmt der 1.Vorsitzende den Versammlungsleiter und den Protokollführer. Fast immer ist der Versammlungsleiter=der 1. Vorsitzende, muss aber nicht. Ebenso ist der Protokollführer fast immer der Schriftführer, muss aber nicht. Der Versamlungsleiter sollte aber am Beginn der Sitzung die Anwesenden fragen, ob Einwände bestehen.

Der Vorstand kann ist immer arbeits- und beschlussfähig, hat jetzt aber ein Mitglied weniger. Wäre ja schlimm, wenn es anders wäre (Z.B. Todesfall eines Vorstandsmitglieds)

Zur Neuwahl bzw. Nachwahl:
Es gibt im Vereinsrecht (BGB) nur Mitgliederversammlungen MV (Keine ordentliche, keine außerordenliche, keine Wahlversammlung). Der Vorstand kann jederzeit eine MV einberufen unter den in der Satzung festgelegten Einladungsmodalitäten. Wenn in der Einladung als ein Tagesordnungpunkt „Wahlen zum Vorstand“ steht, können ein neuer Schriftführer, und ggf. weitere (zurückgetretene) Vorstandsposten gewählt werden. In eurer Satzung gilt die Wahl für 2 Jahre ab diesem Zeitpunkt für die nachgewählten Personen.
Gruß
Jeremias

#12

Hallo,
unser Vereins-Schriftführer ist zurückgetreten. Jetzt herrscht
Uneinigkeit im Vorstand, ob der Vorstand beschlussfähig ist,

Hallo MinaParker
Meines Wissen nach kann der Vorstand eine Schriftführerin bis zur nächsten Mitgliederversammlung einsetzen.
Entscheidend ist der geschäftsführende Vorstand. Er kann den Verein auch allein führen. Im Vereinsregister ist er normalerweise allein eingetragen.Er haftet auch für Fehler, bis hin zu seinem Privatvermögen (z.B. kann dieses bei Steuerschulden geschehen).
Gruß Sieglud

#13

Die Sache scheint mir relativ einfach:
Der Schriftführer ist zurückgetreten; der Vorsitzende bittet jemand anderes aus dem Vorstand das Protokoll zu übernehmen. Das kann jeder aus dem Vorstand sein. Vielleicht gibt es einen, der weniger zu tun hat. Der Betroffene sollte zustimmen. Andernfalls muss der Vorsitzende einen anderen Weg zur verschriftlichung der Vorstandssitzungen finden. Im Extremfall sollte er die Vorstandssitzung beenden, wenn keiner seiner Bitte nach Übernahme des Protokolls ensprechen will.
Dass keiner der 3 Vorstandmitglieder (Vos. Stell. Schatzmeister) ein Doppelamt ausführen soll, das bezieht sich nur auf den Regelfall. Im Notfall z.Bsp. der Stellv. tritt zurück. Der Posten bleibt unbesetzt bis zur nächsten Jahreshauptversammlung, die routinemäßig für die nächsten Vorstandswahlen vorgesehen ist.
Oder der Vorsitzende tritt zurück. In der Regel übernimmt der Stellvertreter die Aufgaben des Vorsitzenden und führt die Geschäfte des Vorsitzenden bis zur nächsten vorgesehenen Wahl.
Beim Schriftführer ist es etwas anderes. Einer muss Protokoll führen. Das kann jeder aus dem Vorstand sein. Doppelamt spielt dabei keine Rolle. Hat sich jemand gefunden, dann bleibt er (komm.) Schriftführer bis zu den nächsten Wahlen.
Findet sich keiner muss der Vorsitzende „drohen“, so lange keine Sitzungen zu machen, bis jemand berteit ist das Protokoll zu übernehmen. Das ist doch im Regelfallkein Problem, einer wird das Protokoll übernehmen.
Eine andere Möglichkeit ist, dass bis zur Neuwahl bei den nächsten Vorstandswahlen jeweils ein anderes Vorstandmitglied das Protokoll führt, wenn keiner bereit ist durchgängig das Ptotokoll zu führen.
Interessanter ist doch, wei ausführlich das Protokoll sein soll. Auch dazu gibt es Regelungen. Das Protokoll muss enthalten: Ort, Zeit. Teilnehmer. Tagesordnung, gestellte Anträge im Wortlaut und von wem,gefasste Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis.
Das Protokolle sollte darüber hinaus nur wesentliche Dinge vermerken. z. Bsp. Nach sehr kontroverser Diskussion wurde über den Antrag wie folgt abgestimmt: Das entbindet den Protokollanten, alle möglichen Wortmeldungen aufzuschreiben.
Das Protokoll sollte einem anderen Vorstandsmitglied, das abwesend ist, erlauben sich über den wesentlichen Verlauf der Sitzung zu informieren. Also nur das Wesentliche gehört ins Protokoll; und diese Entscheidung obliegt dem Protokolllführer.
Damit ist auch die Frage beantwortet, ob schon auf der nächsten Mitgliederversammlung im Dezember ein neuer Schriftführer gewählt wird. Nein, man wartet bis zu den turnusmäßigen Wahlen. Bis dain wählt man eines der oben beschrieben Verfahren.

Mit freundlichen Grüßen

#14

Hallo,
es gibt also bei euch einen Vorstand und einen erweiterten Vorstand, worin auch der Schriftführer enthalten ist. Die 3 Personen aus dem eigentlichen Vorstand dürfen nicht zusätzlich Schriftführer sein aber dennoch die übrigen Mitglieder. So verstehe ich eure Satzung. Möchte niemand aus dem erweiterten Vorstand die Aufgabe zusätzlich übernehmen,
kann jederzeit eine Mitgliederversammlung außerordentlich einberufen werden zwecks Neuwahl.
Laut eurer Satzung darf keiner im Vorstand in ein Doppelamt gewählt werden, was aber nicht ausschließt, daß jemand provisorisch das Schriftführeramt übernimmt bis zur Wahl. Die Beschlußfähigkeit laut Satzung ist hergestellt durch 2 Vorstandsmitglieder gerichtlich und außergerichtlich und daher auch ohne Schriftführer gegeben nur muß irgendjemand die Beschlüsse den Mitgliedern näherbringen können. Also? - Wer macht´s oder lieber Neuwahl und bis dahin keine Vorstandssitzungen und Beschlüsse mehr?
Die Satzung kann bei dieser Gelegenheit auch geändert werden, wenn sie sich als unpraktisch erwiesen hat.
Viele Grüße
Angelika Poullie-Wittwer

#15

Hallo MinaParker,

nach meiner Kenntnis kann der Gesamtvorstand in einer Ausschußsitzung einen neuen Schriftführer kommisarisch bestimmen. Bis zu nächsten Jahreshauptversammlung ist das auf jeden Fall möglich. Meiner Kenntnis nach sollte das auch für die ganze Wahlperiode ausreichen, wenn sich der Ausschuß einig ist, so das ein neuer Schriftführer erst zur nächsten Wahl gewählt werden muss.
Bei den Vorständen und seinen Vertretern ist das nicht möglich, hier muß zur nächsten JHV eine neue Wahl für dieses Amt durchgeführt werden.

Gruß, Schützenmeister

#16

Hallo,
Antwort leider erst jetzt nach meinem Urlaub.
Normal kann der Vorstand einen speziellfür die jeweilige Versammlung agierenden Protokollführer ernennen oder wählen lassen. Sonst wäre ja bei jedem Fehlen des Schriftführers (krankheit, Urlaub etc.) keine Versammlung möglich. Euer Passus der gegen eine Personalunion spricht, macht das etwas schwierig, aber bei Einstimmigkeit sollte das gehen. Das gilt auch für die Dez-Versammlung. Auf der nächsten ordentl. Hauptversammlung muß das dann bereinigt werden.
mfg
makoe