Excel-Liste erstellen - Budget Überblick

Computer: Software & Programmierung Office Software
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Hallo ihr lieben Excel-Meister da draußen,

im Augenblick arbeite ich an einer Produktion und bin auch für die ganzen Belege zuständig. Leider hatte sich keiner vorher Gedanken gemacht, was wir am Ende alles wissen wollen und so kommen jetzt die Fragen, wieviel haben wir für Flüge ausgegeben, wieviel für Hotels, wieviel für Kandiatinnen, etc.?
Am Ende trage ich nun jeden Beleg entsprechend in mindestens 4 Listen ein, was mich fast wahnsinnig macht.
Ich hatte mir vorgestellt, dass ich eine Excelliste habe, den Beleg eintrage und dann Anklicke, z. B. Hotel, Reise, Stab oder was auch immer und dann genau dieser Beleg in andere Listen mit Hotel, Reisen oder sonstiges mit Info übernommen wird.
Ich habe keine Ahnung, was ich dazu nehmen könnte. Wenn ich wüsste, was, dann würde ich mir tutorials im Internet ansehen.
Wenn-Dann? Und auch mit dem Clicks. Gibt es sowas, wo ich einen Haken setze und er dann das bestimmte Feld auch in eine andere Liste übernimmt?

Über Hilfe bin ich riesig dankbar und spare mir heute vielleicht richtig viel Arbeit.

Liebe Grüße
Uli

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Moin

Wie wäre es mit einer Spalte für Kategorien und dann über Autofilter?

Gruß

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Hallo Uli,

ich rate davon ab, die Belege in verschiedenen Listen zu pflegen.

Lösungsvorschlag
Idealerweise fügst Du die Belege alle in eine Liste ein. Diese Liste sollte dann zusätzliche Spalten haben, z.B. Kategorie, oder wenn Mehrfachnennungen möglich sein sollen, eine eigene Spalte je Kategorie.
In die entsprechende Spalte fügst Du dann eine 1 ein, wenn es für diesen Beleg zutrifft.
z.B. für ein Flugticket-Beleg machst Du eine 1 in die Spalte Reisekosten und in die Spalten „Casting“ und „Spezialkategorie“, in die Spalte „Konto“ schreibst Du z.B. „Visa“.

Jetzt kannst Du im Menü Daten die Schaltfläche „Autofilter“ aktivieren und dir die richtige Ansicht „zurechtfiltern“, dabei geht auch, dass Du mehrere Filterkriterien wählst (z.B. mit Visa bezahlte Reisekosten fürs Casting)

Kurzer Einschub
Neben dem Autofilter kannst Du auf dem Menüpunkt „Daten“ auch gruppieren (engl. „outline“, „Subtotal“, …) damit kann man sich auch gleich schon nach Gruppen sortierte Teilgesamtbeträge anzeigen lassen, aber das würde ich nur verwenden, wenn Du wirklich nur eine einzige Kategorie mit Mehrfachnennungen hast (z.B. in diesem Beispiel Konto)
Ende kurzer Einschub

Zurück zur Lösung:

In ein anderes Tabellenblatt kannst Du Dir verschiedene Gesamtbeträge zusammen stellen, was immer an Beträgen aus der Belegliste gefiltert werden soll.

Annahme:
Belegliste liegt im Blatt „Belegliste“
Die Beträge werden zusammen gestellt im Blatt „Uebersicht“

„Betrag“ des Belegs ist in Spalte B
Eine 1 für „Reisekosten“ wird in Spalte R eingetragen
Eine 1 für „Casting“ wird in Spalte C eingetragen
Die Kontokategorie wird in Spalte K eingetragen

Summe aller Reisekosten:
=SUMMEWENN(Belegliste!R:R;1;Belegliste!B:B)

Summe aller CastingCosten:
=SUMMEWENN(Belegliste!C:C;1;Belegliste!B:B)

Summe aller Kosten bezahlt vom Konto „Visa“:
=SUMMEWENN(Belegliste!K:K;„Visa“;Belegliste!B:B)

Formelhilfe zu SummeWenn:
http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/summewe…

Diese Summen aktualisieren sich in dem Moment, in dem neue Einträge in die Belegliste gemacht werden.

Also:

  • Alle Belege nur noch in einer Liste pflegen
  • neue Spalten für neue Kategorien in die Liste hinzufügen
  • Zur Filteransicht der einzelnen Belege den Autofilter benutzen
  • Zur Anzeige der Summen die Übersichtsseite erstellen

Grüsse,

e-a-s-y

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Hallo Uli,
trage die Beträge für Hotel, Reise, Stab usw. in eine eigene >SpalteA1Zelle

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Das Ding ist, dass wenn ich Autofilter mache, dass es ja nicht automatisch dann zusammenrechnet. Ich möchte praktisch immer zu jederzeit einen Überblick haben, was ich an Flügen ausgegeben habe oder ähnlichem.
Oder lieg ich jetzt da falsch?

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Hallo lieber John,

du bist ja wunderbar. Vielen Dank für das Angebot aber ich möchte das so gerne selber können.
Ich bin heute Abend dann auch auf die Idee gekommen, einfach Spalten einzufügen und dann die Info dementsprechend zu filtern - mein Problem immernoch ist, dass ich nicht weiß, wie ich es hinkriege, dass dann auch immer alles ausgerechnet wird?
d. h. ich möchte zu jederzeit auf meine andere Seite mit z. B. Hotelbeträgen klicken und immer einen aktuellen Stand haben.
Ich weiß nicht, ob das möglich ist - vielleicht ist es auch einfach schon echt spät heute.

LG,
Uli

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Hi easy - wie schön, dass es für dich easy ist - könnte mir die Zähne ausbeißen hier.
Vielen lieben Dank für deine ausführliche Hilfe und die Arbeit beim Erklären. Ich glaube damit komm ich weiter -aber es steht für mich eben noch die Frage im Raum, wie ich es machen kann, dass ich zu jederzeit alle Beträge sehe.
D. h. wenn ich auf Filtern klicke, dann hab ich natürlich die Info’s aber die Beträge von genau diesem Filter werden ja nicht zusammengerechnet.
Verstehst du, was ich meine? Das wäre wichtig.

Danke schonmal.
Uli

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Hi Uli,

kein Problem. Genau dafür war ja die Übersicht gedacht.
Damit hast Du jederzeit alle Summen jeder Kategorie, fuer welche Du eine Formel (mit SummeWenn) angelegt hast.

Kleiner Zusatztipp:
Direkt auf der Beleglistenseite kannst Du auch einfach nur die Beträge markieren, Du siehst dann unten in der Statusleiste die Summe aller Beträge, die aktuell markiert sind.

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Da wiederum hilft die Funktion Teilergebnis, die ausgeblendete Werte nicht mit berücksichtigt.

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Hey Easy,

danke dir vorab für deine super Sonntagshilfe. Ich bin jetzt total gewillt, alles zu machen, damit ich mir so wenig Arbeit wie möglich mache und vor allem eine Liste erstelle, die auch mein Praktikant einfüllen kann.

Ich scheitere gerade schon an der WENN DANN Funktion. Kannst du helfen?

würde gerne ein Bild schicken, aber ich weiß nicht, ob das geht.

Im Grunde habe ich
Betrag netto auf D5, E5 Mwst (als drop down menü) mit 19, 7, keine oder ???, wenn ich es nicht weiß (das hatte ich jetzt mal als prozent definiert und dann wieder rausgemacht, weil es nicht funktioniert.
Danach Betrag Mwst. DA hab ich jetzt dann mit WEnn dann rumgewurschelt:
=WENN(ODER (E5=„19“;E5=„7“;„E5*D5/$100$;WENN(E5=„keine“;0;WENN (E5=“???";…dann gar nix rein…er macht mir immer eine 0 rein und ich hab keine Ahnung.

Kannst du helfen?

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Liebe Uli,
das ist^ganz einfach: markiere eine Zelle in der die Gesamtsumme angezeigt werden soll, klick auf das Symbol „Summe“, markiere die Zellen die addiert werden sollen und klick auf „Enter“. Wenn sich die Einträge ändern, wird auch die Gesamtsumme aktualisiert. Die Zellen müssen natürlich das „Format Währung“ haben. Das kannst Du mit den Tasten „Ctrl+1“ aufrufen.
Liebe Grüße,
John

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Hey John,

vielen Dank für deine Rückmeldung. Habe mich heute den ganzen Tag damit beschäftigt. Seit Mittag sitzen wir zu zweit dran und ich bin so stolz, was wir erschaffen haben.
Im Grunde haben wir jetzt alles mit wenn und aber gemacht und es ist supertoll.
ALLERDINGS habe ich nun eines nicht bedacht, was total mist ist.

Wir haben jetzt eine tolle Liste erstellt und in anderen Blättern sozusagen die Kategorien, die dann übernommen werden sollen.
z. B. ein Blatt mit Hotel und ein Blatt mit Hotel-Crew
Hier haben wir jetzt mit WEnn/Dann verlinkt, dass vom Hauptblatt, wo alle Beleginfos drinstehen, die Sachen übertragen werden - was ich natürlich null bedacht habe, dass ich das ja automatisch will, aber der Bezug immer genau auf das nächste Feld wäre, wo ja evtl. gar kein Hotel Crew drinsteht…
Kannst du mir folgen? Ich bin schon etwas balla balla von dem ganzen excel heute.

Im Grunde möchte ich bestimmte Sachen automatisch von der Hauptliste übernehmen, die dann in der Nebenliste (anderes Blatt) zusammengerechnet werden.

Irgendwie hab ich jetzt einen Wurm drin.
hast du eine Idee?

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Hallo Uli,
du könntest deine Belege ganz normal in eine Excel-Tabelle eintragen. Die Spalten könntest du „Datum“,„BelegNr.“,„Verwendungszweck“,„Mitarbeiter“ usw. nennen. Wenn du dann den Autofilter benutzt, bekommst du die Infos die du brauchst. Wenn du z.B. das Datum trennst in „Monat“ u. „Jahr“, kannst du auch diese Dinge filtern. Je mehr Infos du aus den „normalen Daten“ teilweise durch Formeln, teilweise durch deine Eingaben erstellst, je mehr kannst du am Ende filtern.

Gruß
Hans-Otto

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Hallo Uli,
der Wurm steckt vermutlich in „wenn/dann“, diese Formel würde ich grundsätzlich nicht benutzen. Bleibe stur bei der Bearbeitungsleiste und schreibe: =a1 oder im anderen Blatt: =tabelle1!a1 usw.

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Hallo Ulrike,

deine Beschreibung bleibt sehr vage.
Was genau willst DU machen? Du gibst alle Ausgaben in ein Tabellenblatt ein? Oder nutzt Du für jede Ausgabeart eine eigene Tabelle Flüge, Kandidatem, etc.)? Dann würde sich anbieten eine Summentabellenplatt zu erstellen, in dem Du dann die Summen aus den jeweiligen Tabellenblättern anzeigst und diese in einer Spalte dann Summierst?
Natürlich kann man auch eine Spalte mit Klassifikation einbauen und dann mehrere Felder anlegen die Summieren, wenn die Klasse stimmt. Etwas so =WENN(Klasse = „Flug“, SUMME …).
Aber so wie sich das anhört solltest DU Dir vielleicht ein Programm wie WISO MeinGeld mal anschauen, da kann man Klassen erstellen und ganz locker abfragen erstellen. In Excel dürfte das einige Zeit dauern alle Eventuallitäten zu berücksichtigen.
Oder gibt es eine konkrete Frage.
Mehr kann ich DIr so leider nicht antworten.

Viel Spaß noch damit
Armin

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Sorry,

da kann ich leider nicht weiterhelfen.

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Hallo Ulrike,

Es gibt mit Sicherheit eine Unmenge an Tools für solche Zwecke. Excel selbst hat durch die Auto-Ausfüllen Funktion eine sehr leistungsfähige Funktion an Bord. Auch ich habe mir mal eine Budget-Datei für meine Zwecke gebastelt. In Excel mit Makros und ein wenig mehr. Ob das geeignet wäre kann ich allerdings nicht sagen.

Bei Interesse einfach nochmal fragen.

Gruß
Michael

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hallo Liebe Uli,
ja das geht gehe zur Meneuleiste unter Extra,dann auf liste erstellen, und wenn du deine Liste Erstellt hast gehe wieder auf Extra Lister erstellen und dann gehe zu Ergebnizeile erstellen und fertig
anschliesend kannst du dier in jeder Spalte unten ein ergebniss zeigen lassen.
Gruß Bernd

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hallo ich nochmal kleiner denkfehler nicht unter Extra sondern unter Daten ,Liste,Liste erstellen.
Grß Bernd

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Hallo Uli

Als einen von mehreren Ansätzen würde eine Matrix vorschlagen.
Also alle Ausgaben untereinander und dahinter eine bzw. mehrere Zuordnungsspalten, je nachdem ob eine Ausgabe einmal oder mehrfach zugewiesen werden muss.
Im Extremfall hast du halt für jede Kategorie eine Spalte.
Hier wird dann z.B. jeweils eine Kennzahl eingetragen.
In einem weiteren Register tauchen dann die Kennzahl wieder auf und werden per summewenn Formel ausgewertet.
Alternativ könnte auch mit der Filterfunktion und der Teilsummen-Formel arbeiten.

Zugegeben, es ist nicht die eleganteste Lösung, aber relativ schnell zu realisieren

Gruß aus Bremen/Berlin

Matthias